Sử dụng Gmail để lưu trữ Email thay cho di động iPhone/Android

Được sửa lúc Thứ Tư, 18 Tháng Mười Một 2015 08:33 by Administrator — Categorized as: Email

Bài toán dung lượng

Tôi có thể không chứa nhạc, ít chụp hình, nhưng công việc hằng ngày đòi hỏi việc tra cứu lại email cũ rất nhiều, thậm chí là cũ 2-3 năm. Nhưng tôi không bao giờ băng khoăn việc mua một cái iPhone/Android dung lượng 8GB, 16G có đủ chứa Email hay không. Có một cách rất hữu hiệu để dùng Email với các thiết bị di động mà bạn không cần phải tốn dung lượng lưu trữ hàng nghìn email, lại có thể truy cập bất kỳ lúc nào, tìm email cũ rất nhanh.

Thực tế tôi nghĩ rằng cũng có nhiều người có nhiều địa chỉ email, dùng cho công việc, cá nhân, người yêu... Mỗi khi muốn đọc Email bạn sẽ phải đăng nhập lần lượt, mở lần lượt từng tài khoản để đọc email mới, liệu có thể đơn giản hóa những tài khoản này thành một và vẫn đảm bảo địa chỉ nào ra địa chỉ nấy không? Được! Bạn sẽ phải cảm ơn Google/Gmail về việc này.

Giải quyết bài toán

Giả sử bạn có một địa chỉ email của Công ty dùng để giao dịch là admin@matbaotraining.net và một địa chỉ Gmail là matbao.technicaldept@gmail.com. Gmail cho bạn 15GB miễn phí để lưu trữ Email và dung lượng này cứ tăng dần theo thời gian. Cảm ơn Google.

4 điều tuyệt vời của Gmail giúp bạn làm việc này:
  1. Gmail cho phép bạn tải tất cả Email từ hòm thư của Công ty về Gmail một cách tự động, gán nhãn cho nó để phân biệt là thư từ địa chỉ nào.
  2. Bạn còn có thể gởi thư bằng Gmail, nhưng dùng địa chỉ người gởi là admin@matbaotraining.net thay vì matbao.technicaldept@gmail.com. Vậy người nhận sẽ nghĩ là gởi từ hộp thư của Công ty, thực tế là đúng vậy, Gmail sẽ gởi thư của bạn bằng chính máy chủ của Công ty bạn.
  3. Các thiết bị di động iPad, iPhone, Android, Blackberry... có cài đặt phần mềm Gmail (Gmail Client) chỉ tải về một số rất ít tiêu đề, tóm tắt nội dung từ hòm thư Gmail. Khi bạn nhấn vào đọc thư, thiết bị mới kết nối để lấy nội dung thư về và lưu trữ tạm thời.
  4. Khi bạn nhập từ khóa tìm kiếm Email, việc tìm kiếm được xử lý trên máy chủ Gmail mạnh mẽ và trả về kết quả trên máy di động của bạn. Bạn không cần phải mua máy di động với cấu hình cao, dung lượng lớn để lưu trữ và tìm kiếm email cũ phải không nào?.

Cấu hình sử dụng

Phần lý thuyết đã xong, tôi sẽ hướng dẫn bạn cấu hình với Gmail. Cho đến thời điểm của bài viết này, giao diện Gmail đã có nhiều thay đổi. Tuy về bố trí có khác nhau, nhưng thông tin nhập vào bạn hoàn toàn có thể áp đụng được.


Sử dụng với Gmail Client trên máy di động

Tùy vào việc bạn sử dụng iPhone hay Android, bạn mở phần mềm Email trong máy và xác lập tài khoản. Đối với Android, bạn nên dùng Gmail (có một phần mềm email mặc định trong máy Android tên là Email - đừng dùng cái này), đối với iPad/iPhone, bạn có thể dùng phần mềm Email mặc định của iOS.

Nếu chưa có Gmail trong máy Android, hãy tải nó về từ Google Play: http://www.google.com/mobile/gmail/