Welcome Guest, you are in: Login

Mắt Bão Wiki

MATBAO.NET


Tìm kiếm
»


Sử dụng Gmail để lưu trữ Email thay cho di động iPhone/Android

Được sửa lúc Thứ Tư, 18 Tháng Mười Một 2015 08:33 by Administrator Categorized as Email

Bài toán dung lượng

Tôi có thể không chứa nhạc, ít chụp hình, nhưng công việc hằng ngày đòi hỏi việc tra cứu lại email cũ rất nhiều, thậm chí là cũ 2-3 năm. Nhưng tôi không bao giờ băng khoăn việc mua một cái iPhone/Android dung lượng 8GB, 16G có đủ chứa Email hay không. Có một cách rất hữu hiệu để dùng Email với các thiết bị di động mà bạn không cần phải tốn dung lượng lưu trữ hàng nghìn email, lại có thể truy cập bất kỳ lúc nào, tìm email cũ rất nhanh.

Thực tế tôi nghĩ rằng cũng có nhiều người có nhiều địa chỉ email, dùng cho công việc, cá nhân, người yêu... Mỗi khi muốn đọc Email bạn sẽ phải đăng nhập lần lượt, mở lần lượt từng tài khoản để đọc email mới, liệu có thể đơn giản hóa những tài khoản này thành một và vẫn đảm bảo địa chỉ nào ra địa chỉ nấy không? Được! Bạn sẽ phải cảm ơn Google/Gmail về việc này.

Giải quyết bài toán

Giả sử bạn có một địa chỉ email của Công ty dùng để giao dịch là admin@matbaotraining.net và một địa chỉ Gmail là matbao.technicaldept@gmail.com. Gmail cho bạn 15GB miễn phí để lưu trữ Email và dung lượng này cứ tăng dần theo thời gian. Cảm ơn Google.

4 điều tuyệt vời của Gmail giúp bạn làm việc này:
  1. Gmail cho phép bạn tải tất cả Email từ hòm thư của Công ty về Gmail một cách tự động, gán nhãn cho nó để phân biệt là thư từ địa chỉ nào.
  2. Bạn còn có thể gởi thư bằng Gmail, nhưng dùng địa chỉ người gởi là admin@matbaotraining.net thay vì matbao.technicaldept@gmail.com. Vậy người nhận sẽ nghĩ là gởi từ hộp thư của Công ty, thực tế là đúng vậy, Gmail sẽ gởi thư của bạn bằng chính máy chủ của Công ty bạn.
  3. Các thiết bị di động iPad, iPhone, Android, Blackberry... có cài đặt phần mềm Gmail (Gmail Client) chỉ tải về một số rất ít tiêu đề, tóm tắt nội dung từ hòm thư Gmail. Khi bạn nhấn vào đọc thư, thiết bị mới kết nối để lấy nội dung thư về và lưu trữ tạm thời.
  4. Khi bạn nhập từ khóa tìm kiếm Email, việc tìm kiếm được xử lý trên máy chủ Gmail mạnh mẽ và trả về kết quả trên máy di động của bạn. Bạn không cần phải mua máy di động với cấu hình cao, dung lượng lớn để lưu trữ và tìm kiếm email cũ phải không nào?.

Cấu hình sử dụng

Phần lý thuyết đã xong, tôi sẽ hướng dẫn bạn cấu hình với Gmail. Cho đến thời điểm của bài viết này, giao diện Gmail đã có nhiều thay đổi. Tuy về bố trí có khác nhau, nhưng thông tin nhập vào bạn hoàn toàn có thể áp đụng được.

  • Trước tiên, hãy đăng nhập vào Gmail, góc phải trên của trang web có hình bánh xe, click vào đó và chọn Settings. Xem hình
  • Click vào Account and Imports, tìm mục Check mail from other accounts (using POP3) và click Add a POP3 mail account you own. Xem hình
  • Nhập vào địa chỉ email đầy đủ của hòm thư Công ty (của tôi là admin@matbaotraining.net), click Next Step. Xem hình
  • Gmail sẽ hiển thị một số cài đặt, có thể bạn sẽ cần IT ở Công ty bạn cung cấp một số thông tin nếu bạn thắc mắc. Thông thường bạn chỉ cần: Xem hình
    • Username: Nhập địa chỉ email đầy đủ
    • Password: Mật khẩu hòm thư Công ty
    • POP Server: Địa chỉ máy chủ POP3 của Công ty
    • Leave a copy of retrieved messages on the server: Đánh dấu để Gmail không xóa thư trong hòm thư của Công ty và bạn vẫn có thể tải thư bằng Outlook trên máy tính
    • Always use a secure connection (SSL) when retrieving mail: Hỏi IT của bạn nhé
    • Label incoming messages: Gmail sẽ để mặc định, nhưng bạn có thể thay đổi sau này
    • Archive incoming messages: Nếu đánh dấu, thư tải về từ hòm thư Công ty sẽ không vào Inbox mà lưu trữ thẳng trong thư mục Archive
  • Nhấn nút Add Account, Gmail sẽ kiểm tra thông số bạn nhập, nếu đúng nó sẽ chuyển qua bước tiếp theo cho phép bạn xác định địa chỉ người gởi (FROM) khi gởi thư. Xem hình. Nhấn Next Step để tiếp tục.
  • Bạn nhập tên bạn và đánh dấu chọn Treat as an alias. Nhấn Next Step để tiếp tục. Xem hình
  • Có một số lựa chọn ở đây: Xem hình
  • Send through matbaotraining.net SMTP servers, mặc định Gmail gởi qua máy chủ Email của bạn, so với trước đây thì cách này tốt hơn hẳn vì khi dùng Gmail gởi với địa chỉ FROM lạ, một số Mail Server sẽ không tiếp nhận thư.
    • Bạn các thông số SMTP Servers (bạn có thể hỏi IT để rõ hơn).
    • Một mẹo nhỏ ở đây là ô chọn Port có nhiều con số, bạn nên chọn thử 465, 587 và cuối cùng là 25. Thông thường lựa chọn SSL sẽ kết nối được với Port 465, TLS là Port 587 hoặc 25 với Unsecured connection.
  • Nếu Gmail chấp nhận các thông số, bạn sẽ qua bước nhập mã số xác nhận. Hãy kiểm tra hòm thư admin@matbaotraining.net để lấy mã số, nhập vào và hoàn tất cài đặt. Xem hình

Sử dụng với Gmail Client trên máy di động

Tùy vào việc bạn sử dụng iPhone hay Android, bạn mở phần mềm Email trong máy và xác lập tài khoản. Đối với Android, bạn nên dùng Gmail (có một phần mềm email mặc định trong máy Android tên là Email - đừng dùng cái này), đối với iPad/iPhone, bạn có thể dùng phần mềm Email mặc định của iOS.

Nếu chưa có Gmail trong máy Android, hãy tải nó về từ Google Play: http://www.google.com/mobile/gmail/

Bản quyền nội dung, hình ảnh thuộc về Công ty Mắt Bão, một số bài viết được chúng tôi trích lục hoặc đăng lại sẽ có ghi tác quyền cụ thể.
Nội dung được cung cấp không ràng buộc trách nhiệm, chúng tôi không chịu trách nhiệm về sự chính xác cũng như các tổn thất có thể xảy ra.
Nếu sử dụng lại nội dung ở website này, bạn phải ghi rõ nguồn wiki.matbao.net và liên kết đến trang nội dung cụ thể.