Hướng dẫn xử lý Hóa đơn (v2)

Điều chỉnh Hóa đơn

Khi hóa đơn đã xuất xảy ra sai sót và bên nhận hóa đơn đã kê khai thuế thì bạn sẽ thực hiện điều chỉnh hóa đơn.

 Điều chỉnh hóa đơn có 2 dạng: 

  • Điều chỉnh thông tin: đối với hóa đơn bị sai về thông tin đơn vị mua hàng hóa dịch vụ và thông tin về hàng hóa dịch vụ thể hiện trên hóa đơn. 
  • Điều chỉnh tăng/ giảm: đối với hóa đơn bị sai về thông tin số lượng hoặc thông tin liên quan đến số tiền. 

Lưu ý: Bạn cần cắm chữ ký token vào máy trước khi thực hiện điều chỉnh hóa đơn để tránh trường hợp khi bạn nhấn vào điều chỉnh mà hóa đơn sẽ hiện ra số hóa đơn nhưng trên hóa đơn không thể hiện chữ ký số.

Để điều chỉnh hóa đơn bạn sẽ thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập vào trang Quản lý Hóa đơn. Tại menu Xử lý Hóa đơn, chọn Điều chỉnh Hóa đơn

Bước 2: Bạn chọn mẫu sốký hiệusố hóa đơnkiểu điều chỉnh, thực hiện xong bạn nhấn Điều chỉnh Hóa đơn

Nếu bạn chọn Hóa đơn điều chỉnh thông tin: bạn sẽ để trống các ô ĐVT, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Thuế suất GTGT, Thuế GTGT 

Bước 3: Nhấn điều chỉnh đồng thời bạn nhập mã số Pin vào, chọn Đăng nhập để Hóa đơn được điều chỉnh hoàn tất.

Lưu ý:

  • Khi điều chỉnh hóa đơn, nếu bạn nhấn chọn vào điều chỉnh thì hệ thống sẽ hiểu là số hóa đơn này sẽ được xuất, việc nhảy số hóa đơn của hóa đơn điều chỉnh không phụ thuộc vào việc ký chữ ký số hay không.

Thay thế Hóa đơn

Tương tự như chức năng điều chỉnh Hóa đơn, chức năng thay thế Hóa đơn được sử dụng khi đã kê khai thuế. Tuy nhiên trong trường hợp Hóa đơn đã xuất sai nhiều thông tin hoặc thông tin người nhận Hóa đơn sai mã số thuế, khi đó bạn sẽ thực hiện thay thế Hóa đơn.

Lưu ý: Bạn cần cắm chữ ký token vào máy trước khi thực hiện thay thế hóa đơn để tránh trường hợp khi bạn nhấn vào điều chỉnh mà hóa đơn sẽ hiện ra số hóa đơn nhưng trên hóa đơn không thể hiện chữ ký số.

Để điều chỉnh hóa đơn bạn sẽ thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập vào trang Quản lý Hóa đơn. Tại menu Xử lý hóa đơn, bạn chọn Thay thế hóa đơn 

Bước 2: Chọn Mẫu số, ký hiệu, Số hóa đơn sau đó nhấn Thay thế hóa đơn

Bước 3: Hệ thống sẽ hiển thị Bảng thông tin đơn vị phát hành, bạn sẽ điền thông tin vào những ô khoanh đỏ như trong hình

Bước 3: Đối với Hóa đơn thay thế bạn sẽ chỉnh sửa những thông tin mà trước đó đã lập sai, nhấn Thay thế đồng thời bạn cần nhập Mã số Pin vào và nhấn Đăng nhập, lúc đó việc thực hiện Thay thế Hóa đơn mới hoàn tất.

Danh sách Hóa đơn thay thế

Để kiểm tra lại danh sách Hóa đơn đã thay thế bạn sẽ thực hiện như sau:

Tại menu Xử lý Hóa đơn, bạn chọn Danh sách hóa đơn thay thế.

Hệ thống sẽ hiển thị danh sách Hóa đơn mà bạn đã thay thế như hình bên dưới:

Danh sách Hóa đơn điều chỉnh

Để kiểm tra lại danh sách các Hóa đơn đã điều chỉnh bạn sẽ thực hiện như sau:

Tại menu Xử lý hóa đơn, bạn chọn Danh sách hóa đơn điều chỉnh

Hệ thống sẽ hiển thị danh sách Hóa đơn mà bạn đã điều chỉnh như hình bên dưới:

Xóa bỏ Hóa đơn

Khi hóa đơn đã xuất bị sai sót về thông tin/ số lượng/ thành tiền,… nhưng bên nhận hóa đơn chưa thực hiện kê khai thuế, bạn có thể xóa bỏ hóa đơn (hủy hóa đơn).

Để xóa bỏ hóa đơn, bạn sẽ thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập vào trang Quản lý Hóa đơn. Tại menu Xử lý hóa đơn, bạn chọn xóa bỏ hóa đơn

Bước 2: Bạn nhấn chọn vào hóa đơn cần hủy và nhấn Hủy hóa đơn

Để xem lại hóa đơn đã hủy, bạn quay lại menu trang Quản lý, nhấn chọn Quản lý hóa đơn, chọn danh sách

Danh sách hóa đơn hiển thị, bạn click chọn vào trạng thái Hóa đơn hủy, chọn tìm kiếm

Khi đó, bạn chỉ cần click chọn vào biểu tượng con mắt để xem hóa đơn đã hủy. Các hóa đơn được đánh dấu X như hình bên dưới sẽ là các hóa đơn đã bị hủy. 

Khi thực hiện xong thao tác hủy hóa đơn thì cần phải lưu biên bản hủy hóa đơn về nội bộ, có ghi chú lý do thu hồi hóa đơn và ý xác nhận và đóng dấu của hai bên. 

Lập báo cáo hủy

Mục đích để thống kê những hóa đơn đã hủy trước đó để kê khai lên Cơ quan Thuế.

Để lập báo cáo hủy hóa đơn, bạn sẽ thực hiện như sau:

Bước 1: Tại menu Xử lý hóa đơn, bạn chọn Lập báo cáo hủy

Nếu trước đó bạn đã lập báo cáo hủy thì sẽ hiển thị tất cả danh sách các hóa đơn đã được hủy.
Bước 2: Bạn tạo mới danh sách hóa đơn đã hủy, bạn nhấn vào Tạo mới

Bước 3: Sau đó bạn chọn loại hóa đơn, chọn mẫu số và nhấn Lưu dữ liệu, cuối cùng nhấn Lưu

Chuyển Đổi

Bạn thực hiện chức năng chuyển đổi hóa đơn khi bên nhận (đối tác) yêu cầu muốn in hóa đơn điện tử đã xuất hoặc yêu cầu nhận hóa đơn giấy.

Để chuyển đổi hóa đơn bạn sẽ thực hiện như sau:

Bước 1: Trên thanh menu trang Quản lý, trong mục chuyển đổi bạn chọn chuyển đổi khi đó giao diện sẽ hiển thị như sau:

Bước 2: Chọn vào số hóa đơn cần chuyển đổi, chọn chuyển đổi chứng minh nguồn gốc, nhấn OK

Sau khi nhấn OK, hệ thống sẽ hiển thị mẫu hóa đơn đã chuyển đổi. Ở cuối hóa đơn sẽ có dòng Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Trường hợp bạn đã thực hiện chức năng chuyển đổi chứng minh nguồn gốc nhưng quên lưu lại Hóa đơn đã chuyển đổi thì bạn nhấn chọn vào Hóa đơn đã chuyển đổi, sau đó click vào Chuyển đổi lưu trữ

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!


16/06/2020


Thông tin tác giả


Bài viết liên quan