Trong bài viết này, chúng ta hãy khám phá sự phức tạp của chính sách lưu trữ và xóa cho hộp thư Exchange Online. Dưới đây là lưu đồ minh họa cấu hình hoàn chỉnh của chính sách lưu trữ và xóa ở định dạng dễ hiểu.
Bước 1: Trước tiên, hãy đăng nhập vào trung tâm quản trị Exchange với tư cách là người quản trị toàn cầu hoặc người quản trị Exchange. Sau đó, đi đến phần ‘Người nhận’ và chọn trang ‘Hộp thư’.
Bước 2: Chọn hộp thư người dùng mà bạn muốn bật lưu trữ và chuyển sang tab ‘Khác’. Hộp thư chung cũng có thể được chọn, nhưng điều cần lưu ý là hộp thư chung phải được gán giấy phép để cho phép lưu trữ cho nó.
Bước 3: Nhấp vào tùy chọn ‘Quản lý lưu trữ hộp thư’ và bật chuyển đổi ‘Trạng thái lưu trữ hộp thư’.
Bước 4: Nhập tên cho hộp thư lưu trữ trong hộp văn bản ‘Tên’. Nếu bạn không cung cấp bất kỳ tên nào, tên mặc định sẽ được tạo ở định dạng “Lưu trữ tại chỗ -<UserDisplayName>”.
Bước 5: Cuối cùng, nhấp vào ‘Lưu’ nút. Hộp thư lưu trữ sẽ được tạo cho người dùng.
Bạn không thể bật hộp thư lưu trữ cho nhiều người dùng cùng lúc bằng cách sử dụng trung tâm quản trị Exchange. Để nhanh chóng kích hoạt hộp thư lưu trữ cho tất cả người dùng trong tổ chức của bạn, bạn có thể sử dụng Exchange Online PowerShell như sau:
Bước 1: Trước tiên, hãy đảm bảo kết nối với Exchange Online PowerShell bằng tài khoản người quản trị Exchange.
Bước 2: Thực hiện lệnh ghép ngắn “Kích hoạt hộp thư” với tên người dùng tương ứng của hộp thư hoặc với UPN như được minh họa bên dưới.
Enable-Mailbox -Identity <Username/UPN> -Archive
Bước 3: Để bật hộp thư lưu trữ cho tất cả các tài khoản người dùng trong đối tượng thuê của bạn, hãy sử dụng lệnh ghép ngắn sau. Việc thực thi sẽ tạo một hộp thư lưu trữ cho tất cả người dùng trong tổ chức của bạn.
Get-Mailbox -Filter {ArchiveGuid -Ne “00000000-0000-0000-0000-000000000000” -AND RecipientTypeDetails -Eq “UserMailbox”} | Enable-Mailbox –Archive
Bước 1: Bắt đầu đăng nhập vào cổng thông tin tuân thủ Microsoft Purview bằng tài khoản quản trị viên thích hợp.
Bước 2: Điều hướng đến tab ‘Quản lý vòng đời dữ liệu‘ trong danh mục ‘Giải pháp‘ và chọn tùy chọn ‘Trao đổi (kế thừa)’.
Bước 3: Đi tới phần ‘Thẻ lưu giữ MRM‘ và chọn ‘Thẻ mới’ sự quyết định.
Bước 4: Nhập tên bạn muốn cho thẻ lưu giữ và thêm mô tả (tùy chọn). Sau đó, tiếp tục bằng cách chọn ‘Tiếp theo’.
Bước 5: Bây giờ bạn sẽ được chuyển hướng đến trang ‘Xác định cách thẻ sẽ được áp dụng’, nơi bạn cần chọn cách áp dụng quy tắc lưu giữ cho hộp thư. Chọn các tùy chọn dựa trên yêu cầu của bạn. và nhấp vào ‘Tiếp theo’.
Bước 6: Trên trang “Xác định cài đặt lưu giữ“, hãy chọn tùy chọn “Thời gian lưu giữ”:
Bước 7: Tiếp theo, chọn ‘Hành động lưu giữ‘ để lưu trữ hoặc xóa dựa trên nhu cầu của bạn và chọn nút ‘Tiếp theo’.
Bước 8: Sau đó, bạn sẽ được đưa đến trang ‘Xem lại thẻ và kết thúc’. Tại đây, hãy kiểm tra tất cả các cài đặt bạn đã định cấu hình cho thẻ lưu giữ và chọn ‘Gửi’.
Bước 9: Tiếp theo, lặp lại các bước này để tạo thẻ lưu giữ bổ sung dựa trên yêu cầu của bạn.
Sử dụng Cổng thông tin tuân thủ Microsoft Purview:
Bước 1: Chuyển sang phần ‘Chính sách lưu giữ MRM‘ và chọn ‘Chính sách mới’ sự quyết định.
Bước 2: Trong trang “Định cấu hình chính sách của bạn”, hãy nhập tên cho chính sách mới và chọn nút ‘Thêm thẻ’.
Bước 3: Chọn thẻ lưu giữ đã định cấu hình và nhấp vào ‘Thêm’ nút.
Bước 4: Chọn nút ‘Tiếp theo‘ để chuyển đến trang ‘Xem lại chính sách và hoàn tất’.
Bước 5: Tại đây, hãy xem lại chi tiết của chính sách và chọn ‘Gửi’ nút.
Sử dụng Trung tâm Quản trị Exchange:
Bước 1: Chuyển đến trung tâm quản trị Exchange và điều hướng đến tab ‘Hộp thư’.
Bước 2: Chọn những hộp thư mà bạn muốn áp dụng chính sách lưu giữ đã đặt cấu hình. Nếu bạn định áp dụng chính sách lưu giữ cho tất cả các hộp thư, hãy chọn tất cả các hộp thư. Sau đó, chọn tùy chọn ‘Chính sách hộp thư’ từ danh sách các tùy chọn được hiển thị ở trên.
Lưu ý: Để áp dụng chính sách cụ thể cho một người dùng, hãy nhấp vào tên hộp thư của người dùng, chuyển sang tab ‘Hộp thư’ và chọn ‘Quản lý chính sách hộp thư’.
Bước 3: Điều hướng đến menu thả xuống ‘Chính sách lưu giữ’ và chọn chính sách lưu trữ và xóa mà bạn đã định cấu hình.
Bước 4: Cuối cùng, nhấp vào ‘Lưu’ nút.
Mặc dù bạn gán chính sách lưu trữ mới được tạo cho tất cả các hộp thư, bất kỳ hộp thư mới nào được tạo trong tương lai sẽ được gán với chính sách MRM mặc định. Nhưng bạn có thể định cấu hình chính sách lưu giữ và lưu trữ email mới để được gán tự động cho các hộp thư mới.
Để thay đổi chính sách lưu trữ mặc định trong Office 365, bạn phải sử dụng Exchange Online PowerShell.
Bước 1: Trước tiên, hãy chạy lệnh sau và lưu ý gói hộp thư mặc định của tổ chức bạn.
Get-MailboxPlan | Format-Table DisplayName,RetentionPolicy,IsDefault
Bước 2: Sau đó, thực hiện lệnh ghép ngắn sau để đặt chính sách lưu giữ mới làm mặc định cho tổ chức của bạn.
Set-MailboxPlan <Default Mailbox Plan> -RetentionPolicy <New Retention Policy Name>
Theo mặc định, chính sách lưu giữ mới có thể mất tối đa 7 ngày để áp dụng cài đặt lưu giữ mới cho hộp thư. Điều này là do Trợ lý thư mục được quản lý xử lý MRM (Quản lý hồ sơ nhắn tin) cứ sau 7 ngày.
Nếu bạn không muốn đợi Trợ lý Thư mục được Quản lý chạy, bạn có thể buộc áp dụng cài đặt lưu giữ mới cho hộp thư. Để đạt được điều này, sử dụng lệnh ghép ngắn “Start-ManagedFolderAssistant” trong Exchange Online PowerShell.
(Get-Mailbox -ResultSize Unlimited).UserPrincipalName | Start-ManagedFolderAssistant
Chúc các bạn thành công !
Đam mê khoa học.
TRỤ SỞ CHÍNH
12A Núi Thành, P.13, Q. Tân Bình, TP HCM
VĂN PHÒNG MIỀN NAM
12A Núi Thành, P.13, Q. Tân Bình, TP HCM
Điện thoại: (028) 3622 9999
VĂN PHÒNG MIỀN BẮC
Tầng 8, Tòa nhà số 381 Đội Cấn, P.Liễu Giai, Q.Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: (024) 35 123456
Copyright© Mat Bao Company. All Reserved.
Sử dụng nội dung ở trang này và dịch vụ tại Mắt Bão có nghĩa là bạn đồng ý với Thỏa thuận sử dụng và Chính sách bảo mật của chúng tôi.
Công ty cổ phần Mắt Bão - Giấy phép kinh doanh số: 0302712571 cấp ngày 04/09/2002 bởi Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Tp. Hồ Chí Minh.
Giấy phép cung cấp dịch vụ Viễn thông số 247/GP-CVT cấp ngày 08 tháng 05 năm 2018.
