Để sử dụng dịch vụ Hóa đơn điện tử tại Mắt Bão, bạn cần phải làm gì? (v2)

Nếu doanh nghiệp của bạn chuẩn bị lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng thì cần phải chuẩn bị đầy đủ những hồ sơ sau đây:

  • Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Tập tin Word .doc hoặc docx)
  • Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử thông qua ứng dụng HTKK (định dạng XML)
  • Hóa đơn mẫu  (Tập tin Word .doc hoặc docx)

I. Truy cập vào trang Quản lý dịch vụ Hóa đơn điện tử tại Mắt Bão cài đặt ban đầu.

Mắt Bão khuyến nghị bạn nên sử dụng trình duyệt Chrome để truy cập và sử dụng phần mềm Quản lý Hóa đơn tại Mắt Bão.

Cập nhật thông tin đơn vị

Bước 1: Ngay tại trang quản lý Hóa đơn, bạn double click chuột vào biểu tượng hình người và chọn Thông tin đơn v

Cập nhật thông tin đơn vị

Bước 2: Nhấn chỉnh sửa và điền thêm thông tin vào các ô mà bạn muốn thêm. Thông tin này sẽ được cập nhật trên mẫu Hóa đơn.

Chỉnh sửa thông tin đơn vị phát hành

Tên công ty và Mã số thuế của công ty: đã được hệ thống lấy mặc định theo đúng thông tin ban đầu mà bạn đã đăng ký.

Lưu ý: Bạn cần kiểm tra kỹ thông tin Tên công ty và Mã số thuế, vì thông tin này không đúng Chi cục thuế sẽ không duyệt hồ sơ của bạn.

Bước 3: Nhấn Lưu để lưu lại thông tin đơn vị phát hành Hóa đơn.

Lưu thông tin đơn vị phát hành

Tạo mẫu Hóa đơn

Bước 1: Ngay tại menu Đăng ký, bạn nhấn chọn Thông báo

Tạo mẫu Hóa đơn

Bước 2: Nhấn Tạo mẫu Hóa đơn mới

Việc chọn mẫu Hóa đơn rất quan trọng, vì vậy bạn cần lưu ý các vấn đề sau:

  • Mức thuế giá trị gia tăng: Hóa đơn mà bạn sẽ xuất có một hay nhiều mức Thuế suất.
  • Đối tác của bạn là người nước ngoài hay Việt Nam để chọn mẫu Hóa đơn song ngữ cho phù hợp.
  • Lần đầu tiên sử dụng Hóa đơn điện tử, đơn vị của bạn chỉ sử dụng được một mẫu Hóa đơn theo mẫu số 01GTKT0/001 vì vậy cần xem kỹ nhu cầu và chọn 1 mẫu để sử dụng. Và sau khi bạn đã lưu mẫu Hóa đơn mà trước đó bạn chọn, thì bạn chỉ thay đổi được logo và thông tin đơn vị, các thông tin khác không thay đổi được.
  • Nếu bạn đã sử dụng phần mềm Hóa đơn ở nhà cung cấp khác nên thông báo lại cho Mắt Bão để tránh trường hợp tạo trùng mẫu số Hóa đơn.

Ngay tại giao diện Tạo mẫu Hóa đơn, bạn cần chọn:

  • Loại Hóa đơn: Hóa đơn giá trị Hóa đơn, Hóa đơn bán hàng, Phiếu xuất kho
  • Chọn mẫu Hóa đơn phù hợp với nhu cầu của bạn
Chọn mẫu Hóa đơn

Nếu bạn có nhu cầu thiết kế mẫu Hóa đơn riêng, bạn cần liên hệ với nhân viên tư vấn qua số 028 9999 9989 – phím số 1 để được tư vấn.

Bước 3: Chỉnh sửa mẫu Hóa đơn.

Với mẫu Hóa đơn mà bạn chọn, bạn có thể chỉnh Logo, hình nền công ty, làm mờ Logo,… 

Những thông tin như Tên công ty, Địa chỉ, Mã số thuế, Điện thoại: Hệ thống sẽ lấy tự động dựa theo thông tin đơn vị mà bạn đã cập nhật ở bước 1, ngoại trừ Mẫu số thì bạn cần copy thông tin trong mẫu dán xuống.

Chỉnh sửa mẫu Hóa đơn

Để làm mờ Logo, bạn thực hiện như sau:

Muốn làm mờ Logo, bạn nhấn vào click vào đây trên công cụ chỉnh sửa mẫu Hóa đơn.

Tiếp theo bạn chọn Open image File (1) –> nhập thông số là 24 (2) –> Apply (3) –> Save Image File

Công cụ làm mờ Logo

Bước 4: Tạo xong mẫu Hóa đơn, bạn cần chuyển mẫu Hóa đơn sang file word và lưu lại. Đây là một trong những hồ sơ để nộp thuế.

Cách thực hiện như sau:

  • Bạn nhấn vào Thông báo trên menu Đăng ký –> nhấn vào Tạo phát hành mới –> nhấn Tạo mới –> nhấn vào biểu tượng con mắt để xem và in mẫu Hóa đơn
  • Bạn truy cập vào đường dẫn https://smallpdf.com/vi/pdf-to-word để chuyển đổi từ file PDF sang file word, chuyển đổi xong bạn lưu lại file word đó.

Tạo thông báo phát hành Hóa đơn

Bước 1: Ngay tại menu Đăng ký của trang Quản lý Hóa đơn, bạn nhấn vào Thông báo, nhấn chọn Tạo phát hành mới để tạo thông báo phát hành.

Bước 2: Bạn nhập các thông tin như người đại diệnTên cơ quan thuế chấp nhận thông báo, nhấn Tạo mới

Nhập thông tin trong thông báo phát hành Hóa đơn

Bước 3: Nhập thông tin trong mẫu Hóa đơn phát hành

Đăng ký Mẫu Hóa đơn phát hành

Trong đó:

  • Mẫu số: bạn chọn mẫu số đã chọn trước đó
  • Ký hiệu: Bao gồm 5 ký tự, 2 ký tự đầu bạn chọn trong 20 chữ cái A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y. Còn 3 ký tự sau thể hiện cho năm phát hành hóa đơn và E (viết tắt trong từ Envoice)
  • Số lượng (*): số lượng hóa đơn được sử dụng khi bạn đăng kí. 
  • Từ số và Đến số: hệ thống sẽ tự tính khi bạn nhập số lượng hóa đơn muốn phát hành.
  • Ngày bắt đầu sử dụng: sau đó 2 ngày tính từ ngày hiện tại (trừ thứ 7 và chủ nhật)

Bước 4: Sau khi thao tác xong bạn nhấn Lưu và tạo mới, hệ thống sẽ xuất hiện thông tin đăng ký mẫu Hóa đơn phát hành như hình bên dưới. Bạn nhấn Lưu thông báo để hoàn tất.

Bước 5: Tạo xong thông báo phát hành Hóa đơn, bạn nhấn Lưu thông báo

Lưu thông báo phát hành

Sau khi Lưu thông báo bạn sẽ thấy hiển thị như sau:

Thông báo phát hành Hóa đơn

Tạo Quyết định phát hành Hóa đơn

Bước 1: Ngay tại menu Đăng ký của trang Quản lý Hóa đơn, bạn nhấn vào Đăng ký, chọn Quyết định để tạo Quyết định phát hành.

Tạo Quyết định phát hành

Bước 2: Nhập thông tin vào các trường thông tin:

1. Số quyết định: 001/QĐ20
2. Giám đốc: Tên Giám Đốc hợp pháp
3. Người đề nghị:
– Căn cứ Quyết định thành lập (hoặc Giấy đăng ký kinh doanh): GPKD, Ngày cấp, tại sở kế hoạch đầu tư Thành Phố/Tỉnh
4. Phần mềm ứng dụng: YOURCOMPANY.mifi.vn

Nhập xong thông tin, bạn nhấn Tạo mới

Tạo Quyết định phát hành Hóa đơn

Trong Mẫu đăng ký loại Hóa đơn phát hành, bạn chọn mẫu số –> nhấn Lưu

Bước 3: Nhập thông tin vào những ô được khoanh đỏ.

Trong đó:

  1. Kế toán đăng nhập cổng quản lý hóa đơn Hoá đơn điện tử tại: YOURCOMPANY.mifi.vn
  2. Nơi nhận (*): Chi cục thuế….
  3. Thành phố: Chi cục thuế thuộc Thành phố/Tỉnh

Lưu ý: Một số trường hợp Cơ quan Thuế yêu cầu bạn khai báo phần mềm kế toán mà bạn đang sử dụng vào Quyết định phát hành thì bạn sẽ điền thông tin như hình bên dưới:

Nhập xong thông tin, bạn nhấn Lưu quyết định để hoàn tất việc tạo Quyết định phát hành.

Lưu Quyết định phát hành

Bạn có thể xem, sửa hoặc xóa Quyết định phát hành theo các ion được khoanh đỏ.

Bước 4: Bạn nhấn vào biểu tượng con mắt, để xuất Quyết định phát hành Hóa đơn thành file word và chuẩn bị nộp hồ sơ điện tử lên Chi cục Thuế.

Mẫu Quyết định phát hành Hóa đơn bạn sẽ In trực tiếp trên trang Quản lý Hóa đơn của Mắt Bão sau đó ký tên, đóng dấu giáp lai và scan và lưu dưới dạng (.doc)

Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử thông qua ứng dụng HTKK (Hỗ trợ kê khai thuế)

Bước 1: Tải ứng dụng HTKK, xem hướng dẫn cài đặt tại đây

Bước 2: Mở ứng dụng HTKK và nhập mã số thuế, nhấn đồng ý (sau khi nhấn đồng ý nhưng ứng dụng vẫn không hoạt động, bạn cần tắt và khởi động lại)

Bước 3: Bạn điền thông tin vào ô khoanh đỏ như hình bên dưới

Để nhập thông tin được chuẩn xác vào ứng dụng HTKK, Mắt Bão khuyến nghị bạn nên truy cập vào đây để kiểm tra thông tin mà Doanh nghiệp của bạn đã đăng ký với Cơ quan thuế.

Sau khi điền thông tin đơn vị xong, những lần đăng nhập tiếp theo bạn không cần nhập thông tin đơn vị nữa. Cửa sổ sau khi đăng nhập sẽ như sau:

Bước 4: Bạn chọn Hóa đơn –> Chọn Thông báo phát hành hóa đơn ( TB01/AC)

Bước 5:  Điền ngày vào mục chọn kỳ tính thuế (lưu ý phải nhập ngày TRÙNG với ngày nộp Thông báo phát hành lên Cơ quan Thuế) –> chọn Đồng ý.

Bước 6: Điền thông tin vào các mục như hình đính kèm, sau khi nhập xong thông tin bạn nhấn Ghi, nhấn chọn Kết xuất XML

Trong đó:

  • Mã loại hóa đơn: 01GTKT
  • Mẫu số: 01GTKT0/001
  • Ký hiệu: MB/20E (bạn có thể nhập 2 số đầu theo quy định 20 chữ cái IN HOA)
  • Từ số: 1
  • Đến số: …..
  • Số lượng: sau khi điền Từ số và Đến số thì mục số lượng sẽ tự xuất hiện thông tin.
  • Ngày bắt đầu sử dụng: là ngày tạo Thông báo trên HTKK + 2 ngày (trừ Thứ 7-CN và Lễ).
  • Doanh nghiệp in/ Doanh nghiệp cung cấp phần Mềm
    + Tên: Công Ty Cổ Phần Mắt Bão 
    + MST: 0302712571

Lưu ý:

  • Thông báo phát hành được lưu dưới dạng file XML. ​
  • Không được đổi tên file khi kết xuất từ HTKK​
  • Ngày nộp thông báo phát hành phải cùng ngày với ngày lập tờ khai.​

Cài chữ ký số (USB Token)

USB Token có 2 loại:

USB Mắt Bão cung cấp cho bạn: đưa trực tiếp cho bạn sau khi đăng ký xong, bạn sẽ giữ USB này để sau này phát hành Hóa đơn. Ưu điểm của loại này là có thể ký Hóa đơn trên trang Quản lý Hóa đơn của Mắt Bão và có thể ký trong qúa trình bạn nộp hồ sơ lên Cơ quan Thuế, tuy nhiên nhược điểm là không ký được Hóa đơn đồng thời với nhiều người. Bạn cần phải cài đặt lên tất cả các máy tính được cho phép ký Hóa đơn.

USB được cắm vào server của Mắt Bão (hay còn gọi là chứng thư số Cloud): đã được cài thẳng lên trình duyệt, khi bạn đăng ký dịch vụ này Mắt Bão sẽ cài đặt trên server của Mắt Bão trong vòng 30 phút. Khác với USB token mà Mắt Bão cung cấp cho bạn, dịch vụ này vô cùng tiện lợi, bạn đi đâu cũng có thể ký được Hóa đơn trên trang quản lý Hóa đơn của Mắt Bão. Tuy nhiên với chứng thư số Cloud bạn không kê khai thuế được, vì vậy nếu trường hợp bạn đăng ký dịch vụ này cần hỗ trợ kê khai thuế Mắt Bão sẽ hỗ trợ giúp bạn.

Những lưu ý quan trọng trước khi cài chữ ký token

– Bạn cần tắt hết tất cả các ứng dụng đang chạy, chỉ mở duy nhất một trình duyệt Chrome.
– Kiểm tra hạn sử dụng của chữ ký token.
– Cấu hình cho phép cài đặt: Chrome verion 80, máy windows, win xp, có quyền truy cập Registry Editor (ngoại trừ máy MAC)

Mắt Bão hướng dẫn cách cài Token do Mắt Bão cung cấp, bạn sẽ thực hiện theo các:

Bước 1: Cắm USB vào máy tính, sau khi cắm USB vào máy tính, bạn sẽ nhận được thông báo trên góc phải màn hình máy tính

Bước 2: Bạn nhấn chọn vào icon EFY-CA –> autorun –> nhấn install

Nếu bạn sử dụng USB Token của các đơn vị khác thì icon hiển thị sẽ khác nhau.

Bước 3: Nhấn Cài

Tiếp theo nhấn Kết thúc

Bạn sẽ nhận được thông báo USB Token được cài đặt thành công

Bước 4: Nhấn vào Chứng thư số –> nhập mã pin vào –> nhấn đăng nhập

Để xem thông tin của chứng thư số, bạn nhấn vào tên Công ty của bạn

Bước 5: Truy cập vào trang Quản lý Hóa đơn. Hướng dẫn truy cập, bạn có thể tham khảo trực tiếp tại đây

Bước 6: Trong menu Danh mục, bạn nhấn vào chữ ký token

CÀI ĐẶT PHẦN MỀM KÝ SỐ USB TOKEN và CÀI ĐẶT JAVA

Bước 7: Cài đặt xong bước 6, bạn nhấn Tải lại, chọn token của công ty bạn và nhấn Lưu cấu hình

Như vậy là xong các bước cài đặt Chữ ký token.

II. Hướng dẫn nộp thông báo phát hành Hóa đơn điện tử

Để việc thao tác thuận tiện nhất, Mắt Bão khuyến nghị bạn nên sử dụng trình duyệt Chrome để thực hiện các bước bên dưới.

Bước 1: Truy cập vào trang thuế điện tử theo đường dẫn https://thuedientu.gdt.gov.vn, bạn chọn Doanh nghiệp

Bước 2: Chọn Đăng nhập

Bước 3: Nhập thông tin vào các ô Tên đăng nhập, Mật khẩu, Đối tượng, Mã xác nhận sau đó nhấn Đăng nhập

Sẽ có 2 trường bạn cần lưu ý khi đăng nhập trang thuế điện tử: 

  • Trường hợp 1: lần đầu tiên bạn truy cập trang thuế điện tử: https://thuedientu.gdt.gov.vn (tức là trước đây bạn khai thuế qua mạng thông qua trang http://nhantokhai.gdt.gov.vn). Khi bạn truy cập vào sẽ hiện ra màn hình như bên dưới:

    Bạn sẽ tiến hành cài đặt cập nhật trang thuế mới theo các bước hướng dẫn bên dưới

    Bạn thực hiện cài cho đến khi giao diện hiện ra như hình, cuối cùng nhấn chọn finish 
    Sau đó bạn nhấn Thêm


    Bạn chọn add to chrome
     

    Chọn add extension 
    Sau khi cài đặt xong, bạn tắt và khởi động lại trình duyệt Chrome và tiến hành truy cập lại.
  • Trường hợp 2: bạn đã sử dụng khai thuế qua trang https://thuedientu.gdt.gov.vn thì vẫn đăng nhập bình thường. 

Khi đã truy cập được trang thuế điện tử thì bạn sẽ thấy hiển thị như hình bên dưới

Lúc này bạn cần cắm chữ ký số vào máy để thực hiện nộp thông báo phát hành hóa đơn lên Cơ Quan Thuế.

Bước 4: Bạn chọn Khai Thuế, chọn Nộp tờ khai XML (thông báo phát hành Hóa đơn mà bạn đã lập thông qua phần mềm HTKK) , Chọn tệp tờ khai và đính kèm tờ khai thông báo phát hành Hóa đơn  đuôi XML.

Sau khi chọn tệp tờ khai, bạn sẽ nhấn vào Ký điện tử

Bạn nhập số pin và nhấn chấp nhận

Bước 5: Chọn tra cứu, tờ khainhập ngày nộp và nhấn chọn Tra cứu

Sau khi tra cứu, hệ thống sẽ hiển thị thông báo phát hành Hóa đơn mà bạn vừa nộp như hình bên dưới.

Bạn tiếp tục sẽ đính kèm mẫu hóa đơn (file .doc)

Sau đó chọn ký điện tử, nhập Số pin, nhấn chấp nhập (tương tự như hướng dẫn trên)

Bước 6: Thực hiện thao tác tra cứu –> tờ khai –> nhập ngày nộp. Thông tin sẽ hiển thị như bên dưới, bạn tiếp tục nhấn tiếp vào biểu tượng tập tin khoanh đỏ để đính kèm mẫu quyết định phát hành hóa đơn (.doc)

Khi đã đính kèm xong mẫu quyết định phát hành hóa đơn, bạn kiểm tra lại thông báo phát hành đã nộp bằng cách chọn tra cứu, chọn tờ khai, chọn ngày nộp tờ khai. Màn hình hiện ra như bên dưới có nghĩa là đã thực hiện nộp thông báo phát hành lên Cơ quan thuế thành công. 

Bước 7: Kiểm tra thông báo xác nhận đã nộp tờ khai với Cơ quan thế.

Thông thường việc xét duyệt hồ sơ khai thuế trong vòng 2 ngày làm việc (trừ thứ 7, chủ nhật). Bạn cần kiểm tra email đã đăng ký để xem thông báo từ Cơ quan thuế. Hoặc Cơ quan thuế sẽ liên hệ trực tiếp với bạn qua điện thoại để hướng dẫn chỉnh sửa thông tin (nếu hồ sơ không hợp lệ)

Ngoài việc kiểm tra email, bạn có thể truy cập đường dẫn này để kiểm tra thông tin thông báo phát hành hóa đơn đã được duyệt chưa. 

Ở trang tra cứu hóa đơn, bạn chỉ cần nhập mã số thuế, từ ngày 01/01/2019 đến ngày hiện tại tra cứu, nhập mã xác nhận, nhấn tìm kiếm để theo dõi.

Bạn có thể xem video hướng dẫn nộp thông báo phát hành Hóa đơn với Cơ quan thuế

III. Hướng dẫn xuất Hóa đơn trên trang quản lý Hóa đơn Mắt Bão

Sau khi hồ sơ của bạn đã được Cơ quan Thuế chấp nhận, lúc này Mắt Bão sẽ mở dịch vụ để bạn có thể xuất Hóa đơn.

Để xuất Hóa đơn điện tử, bạn cần thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Truy cập vào trang Quản lý dịch vụ Hóa đơn ở Mắt Bão. Bạn có thể tham khảo cách truy cập tại đây

Sau khi truy cập được vào trang https://id.matbao.net bạn nhấn vào trực tiếp vào gói dịch vụ Hóa đơn mà bạn đã đăng ký.

Tiếp theo bạn nhấn vào Bảng điều khiển, hệ thống sẽ chuyển hướng truy cập đến trang quản lý dịch vụ của bạn, hoặc bạn có thể nhấn vào Đặt lại mật khẩu để hệ thống reset thông tin cho bạn (thông tin truy cập sẽ được gửi vào email mà đăng ký dịch vụ)

Những lần truy cập sau, bạn có thể truy cập vào bằng thông tin mà bạn đã reset trước đó. Mặc định hệ thống Mắt Bão sẽ kích hoạt dịch vụ theo đường dẫn YOURCOMPANY.mifi.vn. Bạn sẽ thấy giao diện của trang quản lý Hóa đơn như hình bên dưới

Danh sách

Đây là mục để quản lý tất cả các Hóa đơn, bao gồm các Hóa đơn nháp (chưa phát hành)/đã phát hành/điều chỉnh/hủy/thay thế.

Muốn phát hành 1 Hóa đơn, bạn sẽ thực hiện như sau:

Bước 1: Trong menu Quản lý Hóa đơn, bạn nhấn chọn Danh sách, nhấn Tạo mới

Tạo mới Hóa đơn

Bước 2: Nhập thông tin trên Hóa đơn.

  • Chọn ký hiệu
  • Hình thức thanh toán
  • Mã khách hàng (nếu trước đó bạn đã tạo lập thông tin khách hàng thì chỉ cần gõ 1 ký tự hệ thống sẽ lấy thông tin và tự động điền vào những ô còn lại)

Tương tự cho sản phẩm, bạn chỉ cần gõ 1 ký tự đầu của mã sản phẩm mà bạn đã tạo trong Danh mục sản phẩm, hệ thống sẽ hiển thị tự động các ô còn lại.

Lưu ý: Đối với dòng Ghi chú sẽ có nhiều cách thể hiện, bạn có thể nhập tên hàng hóa dịch vụ sau đó ghi chú trực tiếp vào tên hàng hóa dịch vụ hoặc nếu tất cả các sản phẩm đều thể hiện chung 1 ghi chú thì thể hiện ở dòng cuối cùng (Mắt Bão sẽ hỗ trợ cài đặt giúp)

Bước 3: Thực hiện xong bạn nhấn Lưu dữ liệu, nhấn quay lại bạn sẽ thấy Hóa đơn vừa được khởi tạo

Bước 4: Phát hành Hóa đơn

Để phát hành Hóa đơn, bạn chỉ cần nhấn vào ô vuông của Hóa đơn đó, nhấn Phát hành Hóa đơn

Bước 5: Nhập ngày phát hành Hóa đơn –> Phát hành Hóa đơn –> Nhập mã Pin –> Đăng nhập
Lưu ý: ngày Hóa đơn và ngày phát hành Hóa đơn phải trùng nhau.

Hóa đơn sau khi phát hành sẽ có trạng thái Đã phát hành như hình bên dưới

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!


29/06/2020


Thông tin tác giả


Bài viết liên quan