Email 365 là gì? Sự hỗ trợ đắc lực mới cho Email của bạn

Email 365 là gì?

Email 365 là một tiện ích tổ hợp dịch vụ đám mây được Microsoft Office 365 cập nhật. Bên cạnh đó, Email 365 còn nằm trong phần Exchange online. Email 365 có thể được đồng bộ hóa để hoạt động trên mọi thiết bị, ở mọi nơi giữa những cá nhân cùng công ty hoặc đối tác ngoài công ty với độ bảo mật cao. Đây là dịch vụ email trên nền tảng điện toán đám mây. Điều này giúp bạn lưu trữ và bảo quản thông tin một cách an toàn, không giới hạn. Cùng Mắt Bão tìm hiểu thêm Email 365 là gì nhé.

Email 365 là gì

Email 365 ra đời mang lại cho người dùng sự tiện lợi, tiết kiệm chi phí, thời gian

Email 365 có lợi ích gì?

Mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho người dùng

Email 365 mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho người dùng

Email 365 là một dịch vụ có tính phí của Microsoft. Nó được xem là giải pháp hữu ích cho doanh nghiệp cùng nhiều ưu điểm nổi bật sau:

Email 365 có khả năng truy cập mọi nơi

Email 365 cho phép người dùng sử dụng Outlook hay bất cứ trình duyệt nào. Như trên các trình duyệt web thông dụng: IE, Firefox, Safari, và Chrome thậm chí trên thiết bị di động. Dung lượng hộp thư lên đến 50 GB, file đính kèm được phép gửi và nhận tối đa 25 MB. Cộng hưởng với tính năng chia sẻ lịch và các thông tin liên lạc giúp người dùng chia sẻ thông tin, tài liệu, phục vụ tối đa cho công việc. Ngoài ra, bạn có thể truy cập Email này từ outlook mà không cần phải online.

Khó khăn trong quản trị Email 365 là gì?

Không hề, với email 365, người dùng chỉ sử dụng giao diện điều khiển dựa trên nền website. Nó không yêu cầu người dùng phải nâng cấp Server. Bên cạnh đó, hệ thống được thiết lập để tự động bảo trì và nhận bản vá lỗi. Email 365 hạn chế tối đa việc ngắt quãng do lỗi dịch vụ. Người dùng có thể dễ dàng chuyển dữ liệu từ email cũ sang mới chỉ với những thao tác đơn giản.

Email 365 đồng hành cùng doanh nghiệp

Microsoft cung cấp tiện ích Exchange Online Protection để chống spam và phần mềm độc hại xâm nhập thiết bị. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh chính sách bảo mật theo nhu cầu, hệ thống sẽ liên tục sao lưu. Microsoft cũng cam kết dịch vụ theo thỏa thuận (SLA), thời gian hoạt động đảm bảo 99,9%. Dịch vụ này cũng giúp người dùng kiểm soát các thiết bị di động, quản lý khóa PIN và xóa dữ liệu ra khỏi thiết bị nếu không may thiết bị bị mất.

Với email 365, doanh nghiệp sẽ được đảm bảo kiểm soát dữ liệu kinh doanh. Có thể tạo danh mục những người không được phép nhận email, tin nhắn để ngăn chặn người dùng gửi thông tin nhạy cảm cho những đối tượng này. Ngoài ra, vì là tiện ích có phí, người dùng sẽ không bị làm phiền bởi các email quảng cáo.

Đối tượng sử dụng Email 365 là ai?

Hoàn toàn thích hợp với các doanh nghiệp

Email 365 hoàn toàn thích hợp với các doanh nghiệp

Với những lợi ích như vậy, email 365 hoàn toàn thích hợp sử dụng cho doanh nghiệp. Những ai cần bảo mật cùng đồng bộ cao, lượng truy cập lớn, xử lý thông tin đa dạng hơn. Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ sẽ được hỗ trợ chống các phần mềm độc hại, spam và quảng cáo.

So sánh email thông thường và Email 365

Mặc dù có giao diện khá giống email thông thường, email 365 có nhiều ưu điểm hơn hẳn

Mặc dù có giao diện khá giống email thông thường, email 365 có nhiều ưu điểm hơn hẳn

Về cơ bản, email 365 cũng có các chức năng như một dịch vụ email thông thường với phần giao diện quen thuộc. Các chức năng bao gồm hộp thư đến, thư chưa xem, thư đã gửi, thư nháp, các tệp tin để phân loại thư,…

Tuy nhiên, email 365 có nhiều tính năng nổi bật hơn so với email thông thường:

Đồng bộ với doanh nghiệp bằng Email 365

Ưu điểm lớn nhất của email 365 là sự đồng bộ tuyệt đối dù bạn ở nơi đâu. Bạn có thể cập nhật mọi thông tin, lịch biểu theo thời gian thực. Khi bạn mất thiết bị, bạn có thể xóa các dữ liệu từ xa. Thậm chí, bạn có thể khôi phục lại địa chỉ đã xóa hoặc chuyển dữ liệu từ địa chỉ cũ sang địa chỉ mới một cách dễ dàng.

Tính năng thông minh của Email 365 là gì?

Tương tự Outlook, hộp thư đến email 365 có thể được sắp xếp theo danh mục riêng tùy chỉnh. Dịch vụ còn cho phép người dùng tìm kiếm nâng cao để dễ dàng tiếp cận mục đích cần tìm kiếm.

Tạo và sắp xếp lịch biểu

Với Outlook, bạn đã có thể sắp xếp lịch biểu và tạo lập chế độ nhắc lịch, hẹn lịch hiệu quả. Tuy nhiên, email 365 còn cho bạn những trải nghiệm tuyệt với hơn. Nó tự động ghi nhớ các sự kiện từ email như đặt vé máy bay, đặt chỗ khách sạn, gợi ý địa điểm họp dựa trên vị trí của bạn.

Đăng ký email 365 ở đâu, như thế nào?

Đăng ký Email 365 vô cùng đơn giản, nhưng là làm gì?

Đăng ký Email 365 vô cùng đơn giản

Bạn có thể đăng ký email 365 tại website Mắt Bão bằng những thao tác rất đơn giản.

Bốn bước sau là xong ngay nếu bạn có chuyên môn IT. Nếu không bạn có thể tìm đến các công ty cung cấp dịch vụ Email 365 bao gồm cả tên miền và các thiết lập cần thiết cho bạn

Bước 1: Tạo tài khoản

Bạn truy cập vào đây: https://www.matbao.net/email-365.html

Làm theo các bước hướng dẫn, bạn tạo một địa chỉ truy cập và mật khẩu. Bạn sẽ được yêu cầu lựa chọn một phương thức xác nhận tài khoản. Nếu chọn gửi text qua điện thoại, bạn sẽ nhận được một dãy số thông qua tin nhắn của mình. Xác nhận tài khoản bằng cách nhập dãy số vào ô thích hợp để được cấp tài khoản.

Bước 2: Khai báo domain

Login vào trang https://portal.office.com với user và password vừa tạo. Chọn biểu tượng Admin, trong mục Collaborate with Office Online. Tại phần menu bên trái, chọn mục Domains để Add domain. Sau đó bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.

Bước 3: Chuyển DNS về Microsoft, khởi tạo users mới

Sau khi bản ghi TXT được xác thực, bạn login lại với trang https://portal.office.com. Thực hiện thay đổi user admin dùng tạm ban đầu sang user gắn với tên miền mới. Sau đó, bạn tiếp tục đăng nhập lại để khởi tạo các users khác.

Vào Menu Dashboard bên trái, vào mục Manage your organization. Trong đó có mục users and groups. Chọn add new user để tạo các user mới gắn với tên miền của bạn.

Bước 4: Bắt đầu sử dụng Email 365

Sau khi tạo email, bạn log in để sử dụng email online. Với email mới tạo, bạn nên đổi mật khẩu để nâng cao bảo mật. Nếu muốn sử dụng offline trên Outlook, bạn có thể bổ sung địa chỉ email của mình vào outlook, bằng cách khai báo các trường thông tin theo yêu cầu.

Những chính sách Email 365 bảo mật và hỗ trợ khách hàng là gì?

Email 365 với chính sách bảo mật tối ưu là gì?

Email 365 với chính sách bảo mật tối ưu

Mã hóa email

Email 365 cho phép bạn chọn lọc các đối tượng có thể gửi và nhận thông tin tùy theo nhu cầu. Bạn có thể tải hoặc mua phần mềm hỗ trợ quản lý email khách để thực hiện thao tác này.

Thỏa thuận tin cậy luôn được đảm bảo

Với email 365, thỏa thuận tin cậy SLA (Service Level Agreement) với mức dịch vụ sử dụng luôn được đảm bảo 99,9% với thời gian hoạt động xuyên suốt.

Thiết lập và quản trị dễ dàng

Không cần nâng cấp server hay địa chỉ máy chủ phức tạp. Email 365 tạo điều kiện cho doanh nghiệp thiết lập và quản trị email một cách đơn giản và hiệu quả nhất. Doanh nghiệp còn được toàn quyền quản trị email của mình, tự cấu hình các tùy chỉnh của Microsoft. Office Portal được cung cấp để doanh nghiệp có thể tự vận hành và khai thác theo nhu cầu.

Những yếu tố ảnh hưởng khi tạo Email chuyên nghiệp là gì?

Giúp nâng cao nhận thức thương hiệu

Tạo địa chỉ email chuyên nghiệp giúp nâng cao nhận thức thương hiệu

Tên miền riêng

Để tạo ấn tượng với khách hàng về sự chuyên nghiệp, nâng cao nhận diện thương hiệu. Hãy mua tên miền riêng cho email doanh nghiệp. Sử dụng tên miền riêng mang lại lợi ích rất đáng kể:

  • Dễ dàng và linh hoạt khi sử dụng trên mọi nền tảng như Outlook hay các trình duyệt web. Chỉ cần tích hợp webmail, bạn có thể truy cập email bất cứ nơi nào có trình duyệt web.
  • Tùy chỉnh thay đổi email của nhân sự trong doanh nghiệp khi cần thiết.
  • Chủ doanh nghiệp hay người quản lý có thể chủ động kiểm soát nội dung email gửi đi, nhận về của nhân viên.

Thiết lập tiêu chuẩn chung về hình thức cho email 

Tránh sử dụng con số và nick name trong địa chỉ email để tạo ấn tượng và nhận diện trong mắt khách hàng. Nên sử dụng tên thật của chính mình, kèm với domain của công ty để tạo lập địa chỉ email trang trọng, chỉnh chu và dễ nhận biết.

Tạo địa chỉ đặc biệt hiển thị trên website

Bạn nên tạo lập địa chỉ email chung, tùy theo từng mục đích để phân chia email nhận về địa chỉ nhân viên ở phòng ban, bộ phận phù hợp để xử lý rốt ráo mọi vấn đề của khách hàng. Một địa chỉ email chung sẽ gây ấn tượng với khách hàng, tạo sự tiện lợi, nhanh chóng trong quản lý, thể hiện sự chuyên nghiệp và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Giữa email thành viên công ty cũng nên có sự tương đồng về chữ ký email. Điều này thể hiện sự thống nhất trong nội bộ công ty của bạn.

Với những chia sẻ của Mắt Bão, bạn có thể nhận thấy rằng email 365 không những đem lại những lợi ích thiết thực với các tính năng vượt trội mà còn là xu hướng chung của các doanh nghiệp trong thời đại công nghệ. Email này sẽ dần thay thế các email khác trong mọi công tác của doanh nghiệp, là sự đầu tư đúng đắn, mang lại nhiều lợi ích mà bạn không thể bỏ qua. Tương tự như Email 365, Email4B – Email For Bussiness cũng là giải pháp tối ưu Email với giá thành và tính năng cạnh tranh. Cả 2 hình thức này đều hướng tới một mục tiêu chung, quản lý, bảo mật, gửi nhận email chuyên nghiệp.

Chúc bạn thành công trong việc tạo dựng hệ thống mail doanh nghiệp của mình nhé!