Hóa đơn điện tử là gì? Lợi ích của hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp?

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Vậy những điều bạn đang cần biết thêm về hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn là chứng từ trong đó có những thông tin mua, bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do người bán lập, ghi nhận.

Theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14-5-2010 của Chính phủ, qui định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hóa đơn được thể hiện bằng các hình thức bao gồm hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử.

Và cũng theo thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì từ ngày 01-5-2011 các đơn vị, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy:

Đặc biêt là hóa đơn điện tử phải được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử là gì?

Giải pháp hóa đơn điện tử tối ưu nhất cho doanh nghiệp

Lợi ích của hóa đơn điện tử là gì? 

  • Giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.
  • Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.
  • Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điển tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn.
  • Quá trình thanh toán nhanh hơn.

Quy trình phát hành hóa đơn điện tử là gì?

Thủ tục phát hành hoá đơn điện tử gồm 3 bước đơn giản như sau :

  • Bước 1: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32).
  • Bước 2: Lập thông báo Phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục của Thông tư 32).
  • Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu.

Cả 3 thủ tục trên được gửi tới cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử hoặc có thể in ra gửi bằng bản cứng tới cơ quan thuế. Để thuận tiện, đỡ mất thời gian các thủ tục phát hành Hóa đơn điện tử được thiết lập cùng một lúc và gửi cơ quan thuế 1 lần.

Hóa đơn điện tử được áp dụng cho các loại hóa đơn nào?

Hóa đơn điện tử gồm các loại:

  • Hóa đơn xuất khẩu.
  • Hóa đơn giá trị gia tăng.
  • Hóa đơn bán hàng.
  • Hóa đơn khác (gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…).
  • Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Điều kiện được công nhận của hóa đơn điện tử là gì?

  • Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi , lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử
  • Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được không?

a/ Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải đảm bảo yêu cầu quy định và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán

b/ Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì?

  • Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
  • Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
  • Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

c/ Giá trị pháp ký của các hóa đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toán vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử

d/ Ký hiệu riêng hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc (ghi rõ: “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi, thời gian thực hiện chuyển đổi.

Hóa đơn điện tử là gì?

Sử dụng hóa đơn điện tử đối mỗi doanh nghiệp không còn là những khái niệm mới mẻ. Tuy nhiên để lựa chọn cho doanh nghiệp một nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, đảm bảo về chất lượng không hề đơn giản.

Danh sách các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tối ưu hiện nay

STT Tên nhà cung cấp STT Tên nhà cung cấp
1 S – Invoice (Viettel) 6 PTP-Invoice
2 Easy-invoice 7 M-Invoice
3 BKAV 8 EFY Việt Nam
4 VNPT 9 MISA
5 EVAT 10 MatBao (hoadon.online)

Với đặc điểm chung của các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, ngoài việc đáp ứng các điều kiện lựa chọn nhà cung cấp cấp hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/ND-CP quy định. Để đáp ứng nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế. Các nhà cung cấp còn đạt được những đặc điểm quan trọng.

  • Kiến trúc sử dụng: Đa tầng (user client, database và server)
  • Đáp ứng số lượng người dùng, nhiều user cùng một lúc (có nhiều tài khoản user)
  • Giao diện dễ sử dụng, thân thiện với người dùng
  • Cơ sở vật chất hệ thống thiết bị có thể sử dụng trên bất kỳ máy tính nào (sử dụng trên mọi trình duyệt internet)
  • Chia sẻ thông tin nhanh chóng tiện lợi, có thể xem lại dữ liệu cũ ở bất cứ đâu
  • Không gian lưu trữ trên server, không lo mất dữ liệu, không lo bị đầy bộ nhớ
  • Nâng cấp phiên bản nhanh chóng tối ưu
  • Cấu trúc bảo mật phức tạp, an toàn tuyệt đối.

Nếu phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử thì xử lý như thế nào?

Điều chỉnh sai sót trên hóa đơn điện tử cần thực hiện như sau:

  • Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên và ghi rõ sai sót.
  • Đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…
  • Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Khi hàng hóa lưu thông trên đường cần chứng minh nguồn gốc thì giải trình thế nào với lực lượng chức năng?

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, người bán hàng chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông.

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

  • Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
  • Trên hóa đơn phải có dòng chữ ghi rõ: HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ
  • Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
  • Hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán

Xem thêm: Hỏi đáp liên quan đến dịch vụ hóa đơn điện tử là gì?