Hướng dẫn các chức năng trong trang Quản lý Hóa đơn

I. Quản lý Hóa đơn

1. Import Hóa đơn

Chức năng này sẽ giúp cho bạn tạo một lần nhiều tờ hóa đơn bằng cách upload file excel lên hệ thống.

Để Import hóa đơn bạn sẽ thực hiện như sau:

  • Truy cập vào trang Quản lý Hóa đơn. Ngay tại giao diện trang quản lý Hóa đơn, bạn chọn Quản lý Hóa đơn, chọn Import Hóa đơn

Giao diện Import Hóa đơn sẽ hiển thị như sau:

  • Dowload file mẫu nhập liệu, điền thông tin các dòng hóa đơn cần thể hiện vào file excel.
  • Nhập thông tin các tờ hóa đơn muốn tạo, bạn có thể tạo nhiều tờ hóa đơn trong cùng một lúc bằng cách nhập nội dung các số hóa đơn cần tạo và lưu ý đánh số thứ tự các tờ hóa đơn, để hệ thống phân biệt được dòng nào thuộc về hóa đơn nào. 
  • Chọn mẫu số (2) và ký hiệu hóa đơn (3), chọn tệp (4), nhấn chọn Upload dữ liệu

Khi đó các hóa đơn được nhập trong file excel sẽ được thể hiện trên trang quản lý hóa đơn, mục danh sách dưới dạng hóa đơn nháp. 

Bạn chỉ cần xem lại nội dung hóa đơn và thực hiện thao tác ký phát hành hóa đơn. 

II. Xử lý Hóa đơn

1. Điều chỉnh Hóa đơn

Khi hóa đơn đã xuất xảy ra sai sót và bên nhận hóa đơn đã kê khai thuế thì bạn sẽ thực hiện điều chỉnh hóa đơn.

 Điều chỉnh hóa đơn có 2 dạng: 

  • Điều chỉnh thông tin: đối với hóa đơn bị sai về thông tin đơn vị mua hàng hóa dịch vụ và thông tin về hàng hóa dịch vụ thể hiện trên hóa đơn. 
  • Điều chỉnh tăng/ giảm: đối với hóa đơn bị sai về thông tin số lượng hoặc thông tin liên quan đến số tiền. 

Để điều chỉnh hóa đơn bạn sẽ thực hiện như sau:

  • Truy cập vào trang Quản lý Hóa đơn. Tại menu trang Quản lý, bạn nhấn vào Xử lý Hóa đơn, chọn Điều chỉnh Hóa đơn

Trong bảng tìm kiếm Hóa đơn cần điều chỉnh bạn click chọn mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, kiểu điều chỉnh, thực hiện xong bạn nhấn Điều chỉnh Hóa đơn

Nếu bạn chọn Hóa đơn điều chỉnh thông tin: tất cả các trường ĐVT, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Thuế suất GTGT, Thuế GTGT bạn đều nhập là 0.

  • Thực hiện xong, bạn nhấn Điều chỉnh đồng thời nhập mã số Pin vào, chọn Đăng nhập để Hóa đơn được điều chỉnh hoàn tất.

Lưu ý:

  • Bạn cần cắm chữ token vào máy trước khi thực hiện điều chỉnh hóa đơn để tránh trường hợp khi bạn nhấn vào điều chỉnh hóa đơn sẽ hiện ra số hóa đơn nhưng trên hóa đơn không thể hiện chữ số. 
  • Khi điều chỉnh hóa đơn, nếu bạn nhấn chọn vào điều chỉnh thì hệ thống sẽ hiểu số hóa đơn này sẽ được xuất, việc nhảy số hóa đơn của hóa đơn điều chỉnh không phụ thuộc vào việc chữ số hay không. 

Bước 2: Kiểm tra lại danh sách Hóa đơn đã điều chỉnh.

Bạn quay lại menu chính trang Quản lý, nhấn chọn Xử lý hóa đơn, chọn Danh sách hóa đơn điều chỉnh

Hệ thống sẽ hiển thị danh sách Hóa đơn mà bạn đã điều chỉnh như hình bên dưới

2. Thay thế Hóa đơn

Tương tự như chức năng điều chỉnh Hóa đơn, chức năng thay thế Hóa đơn được sử dụng khi đã kê khai thuế. Tuy nhiên trong trường hợp Hóa đơn đã xuất sai nhiều thông tin hoặc thông tin người nhận Hóa đơn sai mã số thuế, khi đó bạn sẽ thực hiện thay thế Hóa đơn.

Bước 1: Truy cập vào trang Quản lý Hóa đơn. Tại menu trang Quản lý, bạn nhấn vào Xử lý hóa đơn, chọn Thay thế hóa đơn 

Tiếp theo, bạn sẽ chọn Mẫu số, ký hiệu, Số hóa đơn sau đó nhấn Thay thế hóa đơn

Hệ thống sẽ hiển thị Bảng thông tin đơn vị phát hành, bạn sẽ điền thông tin vào những ô khoanh đỏ như trong hình, làm xong bạn nhấn Thay thế

Khi nhấn Thay thế bạn cần nhập Mã số Pin vào và nhấn Đăng nhập, lúc đó việc thực hiện Thay thế Hóa đơn mới hoàn tất.

Lưu ý:

  • Bạn cần cắm chữ token vào máy trước khi thực hiện thay thế hóa đơn để tránh trường hợp khi bạn nhấn vào điều chỉnh hóa đơn sẽ hiện ra số hóa đơn nhưng trên hóa đơn không thể hiện chữ số. 

3. Xóa bỏ Hóa đơn (hủy hóa đơn)

Khi hóa đơn đã xuất bị sai sót về thông tin/ số lượng/ thành tiền,… nhưng bên nhận hóa đơn chưa thực hiện kê khai thuế, bạn có thể hủy hóa đơn.

Để hủy hóa đơn, bạn sẽ thực hiện như sau:

  • Truy cập vào trang Quản lý Hóa đơn. Tại menu trang Quản lý, bạn nhấn vào Xử lý hóa đơn, chọn xóa bỏ hóa đơn
  • Để hủy hóa đơn, bạn chỉ cần click chọn vào hóa đơn cần hủy và nhấn chọn Hủy hóa đơn
  • Để xem lại hóa đơn đã hủy, bạn quay lại menu trang Quản lý, nhấn chọn Quản lý hóa đơn, chọn danh sách

Danh sách hóa đơn hiển thị, bạn click chọn vào trạng thái Hóa đơn hủy, chọn tìm kiếm

Khi đó, bạn chỉ cần click chọn vào biểu tượng con mắt để xem hóa đơn đã hủy. Các hóa đơn được đánh dấu X như hình bên dưới sẽ là các hóa đơn đã bị hủy. 

Khi thực hiện xong thao tác hủy hóa đơn thì cần phải lưu biên bản hủy hóa đơn về nội bộ, có ghi chú lý do thu hồi hóa đơn và ý xác nhận và đóng dấu của hai bên. 

4. Lập báo cáo hủy

Mục đích để thống kê những hóa đơn đã hủy trước đó để kê khai lên Cơ quan Thuế.

Để lập báo cáo hủy hóa đơn, bạn sẽ thực hiện như sau:

  • Truy cập vào trang Quản lý Hóa đơn. Tại menu trang Quản lý, bạn nhấn vào Xử lý hóa đơn, chọn Lập báo cáo hủy

Nếu trước đó bạn đã lập báo cáo hủy thì sẽ hiển thị tất cả danh sách các hóa đơn đã được hủy. Nếu bạn muốn tạo mới danh sách hóa đơn đã hủy, bạn nhấn vào Tạo mới

  • Sau đó bạn chọn loại hóa đơn, chọn Lưu và tạo mới, cuối cùng bạn nhấn Lưu

III. Chuyển đổi

Bạn thc hin chuyn đi hóa đơn khi bên nhn (đối tác) yêu cu mun in hóa đơn đin t đã xut hoc yêu cu nhn hóa đơn giy.

Để chuyển đổi hóa đơn bạn sẽ thực hiện như sau:

  • Trên thanh menu trang Quản lý, bạn nhấn chuyển đổi, nhấn tiếp chuyển đổi

Ngưi dùng click chn vào s hóa đơn cn chuyn đi, chọn chuyn đi chng minh ngun gc, nhấn OK 

Sau khi nhấn OK, hệ thống sẽ hiển thị mẫu hóa đơn đã chuyển đổi. Ở cuối hóa đơn sẽ có dòng Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

IV. Thống kê

1. Tình hình sử dụng

Mục đích để thống kê tình hình sử dụng hóa đơn theo Quý của Doanh nghiệp bạn.

Để thống kê tình hình sử dụng, bạn sẽ thực hiện như sau:

  • Ngay tại menu trang Quản lý, bạn chọn thống kê, click vào tình hình sử dụng
  • Chọn báo cáo nhanh

Bạn có thể in báo cáo để lưu trữ nội bộ và phục vụ các việc tạo lập báo cáo trong năm tài chính. 

2. Bảng kê hóa đơn hàng tháng

Để báo cáo hóa đơn, chứng từ hàng hóa/dịch vụ bán ra, bạn sẽ thực hiện như sau:

  • Ngay tại menu trang Quản lý bạn vào Thống kê, chọn bảng kê

Trong bảng kê hóa đơn, bạn chọn tháng và năm muốn xem, sau đó nhấn Báo cáo

Khi đó màn hình sẽ tự xuất ra báo cáo theo tháng cho đơn vị, bạn có thể tải Excel và in báo cáo để phục vụ cho việc lưu trữ các báo cáo. 

3. Bảng kê chi tiết

Mục đích để thống kê chi tiết tình hình sử dụng hóa đơn theo từng tháng.

Để xem bảng kê chi tiết, bạn sẽ thực hiện như sau:

  • Ngay tại menu trang Quản lý, bạn chọn thống kê, chọn bảng kê chi tiết

Hệ thống sẽ hiển thị bảng thống kê chi tiết hóa đơn, bạn cần nhập ký hiệu, trạng thái sau đó nhấn Báo cáo nhanh

Bạn có thể in báo cáo hoặc xuất file để lưu về nội bộ để phục vụ cho việc làm báo cáo của đơn vị. 

4. Báo cáo hủy

Mục đích để thống kê số lượng hóa đơn đã hủy trước đó.

Để xem báo cáo hủy, bạn sẽ thực hiện như sau:

  • Ngay tại menu trang Quản lý, bạn chọn thống kê, chọn Báo cáo hủy

Bạn sẽ điền thông tin vào Báo cáo hủy, sau đó nhấn Tìm kiếm

Tại đây bạn có thể xuất file excel để lưu trữ.

5. Báo cáo sửa đổi

Mục đích để thống kê số lượng hóa đơn đã sửa đổi trước đó.

Để xem báo cáo hủy, bạn sẽ thực hiện như sau:

  • Ngay tại menu trang Quản lý, bạn chọn thống kê, chọn Báo cáo sửa đổi

Hệ thống sẽ hiển thị bảng Báo cáo sửa đổi hóa đơn, bạn sẽ chọn ngày xem hóa đơn sửa đổi, chọn tìm kiếm

Danh sách Hóa đơn hiển thị, bạn có thể in ra để phục vụ cho việc làm báo cáo của đơn vị. 

V. CHỨC NĂNG KHÁC

Đầu tiên bạn truy cập vào trang quản lý dịch vụ.

Khi đó bạn nhấn close ở hệ thống sẽ hiển thị các chức năng như CÔNG NỢ MUA VÀO, CÔNG NỢ BÁN RA, HOẠCH TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG

1. CÔNG NỢ MUA VÀO

Là tất cả những hóa đơn mà bạn nhận về từ nhà cung cấp, đối tác,…Mục đích để:

  • Theo dõi tất cả các hóa đơn đầu vào của người dùng.
  • Hệ thống tự động theo dõi và cập nhật tổng số hóa đơn cũng như tổng số tiền mà bạn chưa thực hiện thanh toán với nhà cung cấp, đối tác,…
  • Lưu trữ lịch sử thanh toán chi tiết cho từng hóa đơn đầu vào.
  • Giúp bạn theo dõi được hóa đơn nào đang còn ở trạng thái chưa hoàn thành nghĩa vụ thanh toán đối với bên đối tác.

Để quản lý Công nợ mua vào, bạn click chuột trực tiếp vào dòng Công nợ mua vào 

Hệ thống sẽ hiện ra danh sách các hóa đơn đầu vào để bạn theo dõi.

Tại đây, bạn tải mẫu file excel về để thực hiện nhập thông tin của hóa đơn đầu vào theo các cột đã được thiết kế sẵn như hình bên dưới và lưu về ổ đĩa.

Sau đó, bạn upload file excel lên trang quản lý hóa đơn.

Khi đó nội dung hóa đơn đầu vào sẽ được đẩy lên hệ thống như hình bên dưới:

Lưu ý:

chưa thanh toán xong

đã thanh toán xong

theo dõi lịch sử thanh toán hoặc ghi nhận quá trình thanh toán cũng như xem nội dung thông tin hóa đơn đầu vào (1)

Khi click vào biểu tượng (1) bạn sẽ ghi nhận ngày thanh toán và số tiền thanh toán rồi nhấn lưu (bạn có thể thực hiện thanh toán 1 lần hoặc chia ra thanh toán từng lần)

Để theo dõi quá trình thanh toán của từng hóa đơn đầu vào thì bạn sẽ click chọn vào mục lịch sử thanh toán để xem chi tiết thời gian cũng như số tiền thanh toán của hóa đơn.

Ngoài ra, bạn cũng có thể upload file mẫu hóa đơn đầu vào bằng file xml lên hệ thống, thực hiện bằng cách click vào chọn tệp => upload xml (với điều kiện file mẫu hóa đơn đầu vào xml phải được xuất từ khách hàng sử dụng phần mềm của Mắt Bão)

2. CÔNG NỢ BÁN RA

Là tất cả các hóa đơn mà người dùng thực hiện xuất hóa đơn cho khách hàng của mình.

Mục đích để:

  • Theo dõi tất cả các hóa đơn mà bạn xuất cho khách hàng của mình
  • Hệ thống tự động theo dõi và cập nhật tổng số hóa đơn cũng như tổng số tiền mà khách hàng chưa hoàn thành nghĩa vụ thanh toán.
  • Lưu trữ lịch sử thanh toán chi tiết cho từng hóa đơn đầu ra
  • Giúp bạn theo dõi được hóa đơn nào đang còn ở trạng thái chưa hoàn thành nghĩa vụ thanh toán của khách hàng => từ đó đưa ra quyết định đúng đắn hơn trong việc có nên cung cấp tiếp tục hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng đó nữa không.
  • Có cái nhìn tổng quan và đánh giá khách hàng tiềm năng.

Để quản lý Công nợ bán ra, bạn click chuột trực tiếp vào dòng Công nợ bán ra 

Hệ thống sẽ chuyển về giao diện xuất Hóa đơn

Để theo dõi và ghi nhận qua trình thanh toán của khách hàng thì bạn sẽ nhấn chọn vào số tiền của hóa đơn cần xem.

Hệ thống hiển thị thông tin bảng Công nợ hóa đơn giá trị gia tăng

Khi khách hàng thanh toán, bạn điền thông tin ngày thanh toán và số tiền thanh toán rồi nhấn Lưu

Tại mục Lịch sử thanh toán sẽ thể hiện thông tin thanh toán chi tiết của khách hàng

3. DUYỆT HÓA ĐƠN

Giúp bạn theo dõi chặt chẽ về tình hình xuất Hóa đơn cho công ty của bạn. Ngay tại trang chủ Quản lý dịch vụ, bạn nhấn vào Duyệt Hóa đơn

Hệ thống sẽ hiện ra danh sách hóa đơn đã duyệt và hóa đơn chưa duyệt.

Lưu ý: Để nhận biết Hóa đơn chưa duyệt và Hóa đơn đã duyệt, bạn sẽ vô Quản lý Hóa đơn, vào danh sách

4. CÔNG NỢ XẤU

Chức năng này giúp bạn theo dõi khách hàng đang báo động có nợ xấu (để nợ quá lâu và chưa thanh toán cho người dùng)

Mức công nợ xấu sẽ do bạn tự quy định tùy theo loại hình kinh doanh cũng như tình hình kinh doanh.

Để quy định mức nợ xấu, người dùng phải thực hiện đóng chức năng duyệt hóa đơn và thông báo công nợ xấu bằng cách nhấn vào đóng chức năng, chọn OK

Sau khi nhấn OK, hệ thống sẽ thông báo Tắt chức năng thành công đồng thời bạn sẽ thấy thông báo như sau

Bạn click chọn Mở chức năng hệ thống sẽ hiện ra giao diện để nhập hạn mức cho phép nợ, tiếp theo bạn nhập số tiền cho phép nợ và click xác nhận, cuối cùng nhấn OK

Hệ thống sẽ thông báo Mở chức năng thành công 

Như vậy là bạn đã thiết lập xong hạn mức công nợ từ đó có thể theo dõi được danh sách các khách hàng đang nằm trong danh sách công nợ xấu.

Nếu bạn muốn xuất tờ khai thuế VAT, bạn sẽ thực hiện như sau:

  • Trong phần Quản lý công nợ xấu, bạn click vào Xuất báo cáo theo IHTKK –> chọn tháng và năm xuất tờ khai –> xem tờ khai thuế

Khi đó hệ thống sẽ hiển thị các chỉ tiêu của tờ khai thuế, bạn sẽ kiểm tra và điền vào những thông tin còn thiếu rồi nhấn xuất xml để lưu trữ và dùng đối chiếu với tờ khai nộp cơ quan thuế.


15/06/2020


Thông tin tác giả


Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.