Hướng dẫn nộp thông báo phát hành Hóa đơn điện tử lên Cơ quan Thuế

Nếu doanh nghiệp của bạn chuẩn bị lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng thì cần phải chuẩn bị đầy đủ những hồ sơ sau đây:

  • Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Tập tin Word .doc hoặc docx)
  • Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML thông qua HTKK.
  • Hóa đơn mẫu  (Tập tin Word .doc hoặc docx)

I. Truy cập vào trang Quản lý dịch vụ Hóa đơn điện tử tại Mắt Bão cài đặt ban đầu.

Mắt Bão khuyến nghị bạn nên sử dụng trình duyệt Chrome để truy cập và sử dụng phần mềm Quản lý Hóa đơn tại Mắt Bão.

1. Hướng dẫn tạo mẫu Hóa đơn.

Để tạo mẫu Hóa đơn bạn vui lòng thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Truy cập vào trang Quản lý dịch vụ Hóa đơn ở Mắt Bão. Bạn có thể tham khảo cách truy cập tại đây

Sau khi truy cập được vào trang https://id.matbao.net bạn nhấn vào trực tiếp vào gói dịch vụ Hóa đơn mà bạn đã đăng ký.

Tiếp theo bạn nhấn vào Bảng điều khiển, hệ thống sẽ chuyển hướng truy cập đến trang quản lý dịch vụ của bạn, hoặc bạn có thể nhấn vào Đặt lại mật khẩu để hệ thống reset thông tin cho bạn (thông tin truy cập sẽ được gửi vào email mà đăng ký dịch vụ)

Những lần truy cập sau, bạn có thể truy cập vào bằng thông tin mà bạn đã reset trước đó.

Bạn sẽ thấy giao diện của trang quản lý Hóa đơn như hình bên dưới

Bước 2: Tạo mẫu Hóa đơn trên trang Quản lý Hóa đơn.

Sau khi truy cập được vào trang Quản lý Hóa đơn, ngay tại giao diện người dùng, bạn double click chuột vào biểu tượng hình người và chọn Thông tin đơn vị

Tiếp theo nhấn chỉnh sửa và điền thông tin vào các trường bắt buộc (*) như hình bên dưới.

  • Tên công ty và Mã số thuế của công ty: đã được hệ thống lấy mặc định theo đúng thông tin ban đầu mà bạn đã đăng ký.
  • Địa chỉ (*)
  • Số điện thoại:
  • Fax:
  • Email
  • Người đại diện pháp luật (*)
  • Số tài khoản:
  • Chủ tài khoản:
  • Tên ngân hàng:

Lưu ý: Nếu bạn kiểm tra thông tin Tên công ty và Mã số thuế không đúng, bạn vui lòng liên hệ qua số 02836229999 – phím số 1 để nhân viên tư vấn hỗ trợ giúp bạn.

Sau khi thực hiện xong bạn nhấn Lưu để lưu lại thông tin đơn vị phát hành Hóa đơn.

Bước 3: Chọn mẫu Hóa đơn

Ngay tại trang Quản lý dịch vụ, bạn nhấn vào Đăng ký, chọn Thông báo.

Sau khi nhấn vào Thông báo, hệ thống sẽ chuyển sang giao diện để bạn tạo mẫu Hóa đơn. Tại đây, bạn nhấn vào Tạo mẫu Hóa đơn mới

Ngay tại đây, bạn có thể chọn mẫu Hóa đơn phù hợp với nhu cầu xuất Hóa đơn của bạn. Muốn chọn mẫu Hóa đơn nào, bạn chỉ cần click vào mẫu Hóa đơn đó. 

Đồng thời ngay tại mẫu Hóa đơn mà bạn chọn, bên phía tay phải của bạn, bạn có thể chỉnh Logo, hình nền công ty, làm mờ Logo,… 

Những thông tin như Tên công ty, Địa chỉ, Mã số thuế, Điện thoại: Hệ thống sẽ lấy tự động dựa theo thông tin mà bạn đã đăng ký, ngoại trừ Mẫu số thì bạn cần copy thông tin trong mẫu để dán xuống.

Muốn làm mờ Logo, bạn nhấn vào click vào đây bên phía tay phải của mẫu Hóa đơn. 

Tiếp theo bạn chọn Open image File (1) –> nhập thông số là 24 (2) –> Apply –> Save Image File là xong.

Nếu bạn có nhu cầu thiết kế mẫu Hóa đơn riêng, bạn cần liên hệ với nhân viên tư vấn qua số 02836229999 – phím số 1 để được tư vấn và báo giá. Tuy nhiên bạn cần kiểm tra kỹ thông tin ở mẫu Hóa đơn cần thiết kế để tránh trường hợp sai sót không đáng có.

Việc chọn mẫu Hóa đơn rất quan trọng, vì vậy bạn cần lưu ý các vấn đề sau:

  • Mức thuế giá trị gia tăng: Hóa đơn mà bạn sẽ xuất có một hay nhiều mức Thuế suất.
  • Đối tác của bạn là người nước ngoài hay Việt Nam để chọn mẫu Hóa đơn song ngữ cho phù hợp.
  • Logo sẽ được chèn ở khu vực nào trên mẫu Hóa đơn.

2. Hướng dẫn tạo thông báo phát hành Hóa đơn.

Bước 1: Ngay tại menu trang Quản lý Hóa đơn, bạn nhấn vào Đăng ký, chọn Thông báo để tạo thông báo phát hành.

Giao diện tạo thông báo phát hành hiển thị như bên dưới, bạn sẽ click vào Tạo phát hành mới

Trong thông báo phát hành Hóa đơn điện tử, mọi thông tin đều được lấy tự động, trừ Tên cơ quan thuế chấp nhận thông báo Người đại diện thì bạn cần nhập vào, sau đó nhấn Tạo mới

Bước 2: Sau khi click vào Tạo mới, hệ thống hiển thị bảng Đăng ký mẫu hóa đơn phát hành. 

Bạn sẽ nhập các thông tin như sau: 

  • Mẫu số (*): chọn mẫu số hóa đơn của doanh nghiệp. 
  • hiệu (*): Bao gồm 5 tự, 2 ký tự đầu bạn chọn trong 20 chữ cái A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y. Còn 3 tự sau thể hiện cho năm phát hành hóa đơn E (viết tắt trong từ Envoice)
  • Số lượng (*): số lượng hóa đơn được sử dụng khi bạn đăng kí. Ví dụ 
  • Từ số và Đến số: hệ thống sẽ tự tính khi bạn nhập số lượng hóa đơn muốn phát hành.
  • Ngày bắt đầu sử dụng: sau đó 2 ngày tính từ ngày hiện tại. 

Sau khi thao tác xong bạn nhấn Lưu dữ liệu, hệ thống sẽ xuất hiện thông tin đăng ký mẫu Hóa đơn phát hành như hình bên dưới. Bạn nhấn Lưu thông báo để hoàn tất.

Cuối cùng bạn chọn “Lưu thông báo” bạn sẽ thấy thông báo “Tạo phát hành thành công“. Giao diện danh sách thông báo phát hành sau khi tạo hiển thị như hình bên dưới:

3. Hướng dẫn tạo Quyết định

Bước 1: Ngay tại giao diện trang Quản lý Hóa đơn bạn click vào Đăng ký, chọn Quyết định, tiếp theo chọn Tạo mới.

Tiếp theo bạn nhập thông tin vào Quyết định phát hành Hóa đơn, lưu ý chỉ nhập những ô khoanh đỏ.

Trong đó:
1. Số quyết định: 001/QĐ20
2. Giám đốc: Tên Giám Đốc hợp pháp.
3. Người đề nghị:
– Căn cứ Quyết định thành lập (hoặc Giấy đăng ký kinh doanh): Mã số thuế, Ngày cấp, tại sở kế hoạch đầu tư Thành Phố/Tỉnh
4. Phần mềm ứng dụng: YOURCOMPANY.hoadon.online

Nhập xong thông tin, bạn nhấn Tạo mới

Bước 2: Sau khi nhấn Tạo mới, sẽ xuất hiện bảng Đăng ký loại hóa đơn phát hành. Bạn chọn mẫu số và nhấn Lưu

Bước 3: Sau khi nhấn Lưu ở bước 3, bạn tiếp tục điền thông tin vào như hình bên dưới.

Trong đó:

  1. Kế toán đăng nhập cổng quản lý hóa đơn Hoá đơn điện tử tại: YOURCOMPANY.hoadon.online
  2. Nơi nhận (*): Chi cục thuế….
  3. Thành phố: Chi cục thuế thuộc Thành phố/Tỉnh

Nhập xong thông tin, bạn nhấn Lưu quyết định

Sau khi tạo quyết định xong, bạn sẽ thấy cửa sổ mới xuất hiện như hình bên dưới

Lưu ý:

  • Mẫu Quyết định phát hành Hóa đơn bạn sẽ In trực tiếp trên trang Quản lý Hóa đơn của Mắt Bão sau đó ký tên, đóng dấu giáp lai và scan và lưu dưới dạng (.doc)

Bạn có thể xem Video hướng dẫn các bước thiết lập ban đầu trên trang quản lý Hóa đơn của Mắt Bão.

4. Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử thông qua phần mềm HTKK (Hỗ trợ kê khai thuế)

Bước 1: Tải phần mềm HTKK, xem hướng dẫn cài đặt tại đây

Bước 2: Mở phần mềm HTKK và nhập mã số thuế, nhấn đồng ý (sau khi nhấn đồng ý nhưng phần mềm vẫn không hoạt động, bạn cần tắt và khởi động lại)

Bước 3: Bạn điền thông tin vào ô khoanh đỏ như hình bên dưới

Để nhập thông tin được chuẩn xác vào phần mềm HTKK, Mắt Bão khuyến nghị bạn nên truy cập vào đây để kiểm tra thông tin mà Doanh nghiệp của bạn đã đăng ký với Cơ quan thuế.

Sau khi điền thông tin đơn vị xong, những lần đăng nhập tiếp theo bạn không cần nhập thông tin đơn vị nữa. Cửa sổ sau khi đăng nhập sẽ như sau:

Bước 5: Bạn chọn Hóa đơn –> Chọn Thông báo phát hành hóa đơn ( TB01/AC)

Bước 6:  Điền ngày vào mục chọn kỳ tính thuế (lưu ý phải nhập ngày TRÙNG với ngày nộp Thông báo phát hành lên Cơ quan Thuế) –> chọn Đồng ý.

Bước 6: Điền thông tin vào các mục như hình đính kèm, sau khi nhập xong thông tin bạn nhấn Ghi, nhấn chọn Kết xuất XML

Trong đó:

  • Mã loại hóa đơn: 01GTKT
  • Mẫu số: 01GTKT0/001
  • Ký hiệu: MB/20E (bạn có thể nhập 2 số đầu theo quy định 20 chữ cái IN HOA)
  • Từ số: 1
  • Đến số: …..
  • Số lượng: sau khi điền Từ số và Đến số thì mục số lượng sẽ tự xuất hiện thông tin.
  • Ngày bắt đầu sử dụng: là ngày tạo Thông báo trên HTKK + 2 ngày (trừ Thứ 7-CN và Lễ).
  • Doanh nghiệp in/ Doanh nghiệp cung cấp phần Mềm
    + Tên: Công Ty Cổ Phần Mắt Bão 
    + MST: 0302712571

Lưu ý:

  • Thông báo phát hành được lưu dưới dạng file XML. 
  • Không được đổi tên file khi kết xuất từ HTKK
  • Ngày nộp thông báo phát hành phải cùng ngày với ngày lập tờ khai.

Bạn có thể xem Video hướng dẫn thao tác thông qua phần mềm HTKK (Hỗ trợ kê khai Thuế)

5. Cài chữ  ký số

Những lưu ý quan trọng trước khi cài chữ ký token
Bạn cần tắt hết tất cả các ứng dụng đang chạy, chỉ mở duy nhất một trình duyệt Chrome.
Kiểm tra chữ ký token còn hạn sử dụng hay không.
– Cấu hình cho phép cài đặt: Chrome verion 80, máy windows. có quyền truy cập Registry Editor.

Bước 1: Bạn truy cập vào trang Quản lý Hóa đơn tại Mắt Bão thông qua đường dẫn: YOURCOMPANY.hoadon.online, bạn chọn Danh mục, chọn Chữ ký token

Màn hình sẽ hiển thị giao diện để cài chữ ký token như hình bên dưới

Đ cài đt ch token, bạn cm ch token cài đt vào máy, tt hết các trình duyt đang m thc hin theo các c như hình phía trên

  • Bước 1: Cài đặt phần mềm ký số: download phần mềm tại đây. (bạn click vào chữ tại đây trong trang quản lý), nhấn More info

 Nhấn chọn Run anyway

Nhấn install

Sau khi cài đặt xong, bạn nhấn Fishish

  • Bước 2: Cài đặt extension: download extension tại đây. (bạn click vào chữ tại đây trong trang quản lý) sẽ hiển thị như hình bên dưới, bạn nhấn vào Thêm vào Chrome 

    Chọn Thêm tiện ích


    Sau khi cài đặt xong bạn sẽ thấy như hình bên dưới

  • Bước 3: Cài đặt chương trình đọc PDF: download phần mềm tại đây. (bạn click vào chữ tại đây trong trang quản lý) để cài đặt. Thao tác như hình bên dưới.





    Cài đặt xong bạn nhấn Finish
    Tiếp theo 
    Download Java version 7 tại đây.
    Download Java version 8 (32 bit) tại đây.
    Download Java version 8 (64 bit) tại đây.
    Tùy theo cu hình máy tính ngưi dùng s la chn ti java 7, 8 (32 bit) hoc 8 (64 bit) 
    Bạn nhấn Install để cài đặt


    Sau khi cài đặt xong bạn sẽ thấy thông báo như bên dưới

Sau khi thc hin xong 3 c trên, bạn s chn Tải lại 

Cho đến khi hin ra dòng ch s mà bạn đã đăng ký, thực hiện xong bạn sẽ nhấn Lưu cấu hình

 

Bước 8: Sử dụng chữ ký số để phát hành Hóa đơn.

Tại Danh sách quản lý hóa đơn, bạn click chọn hóa đơn cần phát hành và nhấn chọn Phát hành hóa đơn:

Nhập mã PIN chữ ký số và Đăng nhập.

Như vậy là bạn đã cài đặt chữ ký số hoàn tất.

Bạn có thể xem video hướng dẫn cài đặt Chữ ký số

 

 

II. Hướng dẫn nộp thông báo phát hành Hóa đơn điện tử

Để việc thao tác thuận tiện nhất, Mắt Bão khuyến nghị bạn nên sử dụng trình duyệt Chrome để thực hiện các bước bên dưới.

Bước 1: Truy cập vào trang thuế điện tử theo đường dẫn https://thuedientu.gdt.gov.vn, bạn chọn Doanh nghiệp

Bước 2: Chọn Đăng nhập

Bước 3: Nhập thông tin vào các ô Tên đăng nhập, Mật khẩu, Đối tượng, Mã xác nhận sau đó nhấn Đăng nhập

Sẽ có 2 trường bạn cần lưu ý khi đăng nhập trang thuế điện tử: 

  • Trường hợp 1: lần đầu tiên bạn truy cập trang thuế điện tử: https://thuedientu.gdt.gov.vn (tức là trước đây bạn khai thuế qua mạng thông qua trang http://nhantokhai.gdt.gov.vn). Khi bạn truy cập vào sẽ hiện ra màn hình như bên dưới:

    Bạn sẽ tiến hành cài đặt cập nhật trang thuế mới theo các bước hướng dẫn bên dưới

    Bạn thực hiện cài cho đến khi giao diện hiện ra như hình, cuối cùng nhấn chọn finish

     

    Sau đó bạn nhấn Thêm


    Bạn chọn add to chrome 

     

    Chọn add extension 

    Sau khi cài đặt xong, bạn tắt và khởi động lại trình duyệt Chrome và tiến hành truy cập lại.

  • Trường hợp 2bạn đã sử dụng khai thuế qua trang https://thuedientu.gdt.gov.vn thì vẫn đăng nhập bình thường. 

Khi đã truy cập được trang thuế điện tử thì bạn sẽ thấy hiển thị như hình bên dưới

Lúc này bạn cần cắm chữ ký số vào máy để thực hiện nộp thông báo phát hành hóa đơn lên Cơ Quan Thuế.

Bước 4: Bạn chọn Khai Thuế, chọn Nộp tờ khai XML (thông báo phát hành Hóa đơn mà bạn đã lập thông qua phần mềm HTKK) , Chọn tệp tờ khai và đính kèm tờ khai thông báo phát hành Hóa đơn  đuôi XML.

 

Sau khi chọn tệp tờ khai, bạn sẽ nhấn vào Ký điện tử

Bạn nhập số pin và nhấn chấp nhận

Bước 5: Chọn tra cứu, tờ khai, nhập ngày nộp và nhấn chọn Tra cứu

Sau khi tra cứu, hệ thống sẽ hiển thị thông báo phát hành Hóa đơn mà bạn vừa nộp như hình bên dưới.

Bạn tiếp tục sẽ đính kèm mẫu hóa đơn (file .doc)

Sau đó chọn ký điện tử, nhập Số pin, nhấn chấp nhập (tương tự như hướng dẫn trên)

Bước 6: Thực hiện thao tác tra cứu –> tờ khai –> nhập ngày nộp. Thông tin sẽ hiển thị như bên dưới, bạn tiếp tục nhấn tiếp vào biểu tượng tập tin khoanh đỏ để đính kèm mẫu quyết định phát hành hóa đơn (.doc)

Khi đã đính kèm xong mẫu quyết định phát hành hóa đơn, bạn kiểm tra lại thông báo phát hành đã nộp bằng cách chọn tra cứu, chọn tờ khai, chọn ngày nộp tờ khai. Màn hình hiện ra như bên dưới có nghĩa là đã thực hiện nộp thông báo phát hành lên Cơ quan thuế thành công. 

Bước 7: Kiểm tra thông báo xác nhận đã nộp tờ khai với Cơ quan thế.

Thông thường việc xét duyệt hồ sơ khai thuế trong vòng 2 ngày làm việc (trừ thứ 7, chủ nhật). Bạn cần kiểm tra email đã đăng ký để xem thông báo từ Cơ quan thuế. Hoặc Cơ quan thuế sẽ liên hệ trực tiếp với bạn qua điện thoại để hướng dẫn chỉnh sửa thông tin (nếu hồ sơ không hợp lệ)

Ngoài việc kiểm tra email, bạn có thể truy cập đường dẫn này để kiểm tra thông tin thông báo phát hành hóa đơn đã được duyệt chưa. 

Ở trang tra cứu hóa đơn, bạn chỉ cần nhập mã số thuế, từ ngày 01/01/2019 đến ngày hiện tại tra cứu, nhập mã xác nhận, nhấn tìm kiếm để theo dõi.

Bạn có thể xem video hướng dẫn nộp thông báo phát hành Hóa đơn với Cơ quan thuế

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết !

Leave A Comment?