Hướng dẫn sử dụng cơ bản tính năng quản trị Account – Email 4B v2

Phạm Hoàng Hà 30/09/2020 99 lượt xem

 

Giới Thiệu:

Phần Account là nơi Quản trị viên Miền có thể quản lý tài khoản người dùng trên miền của họ. Tài liệu này giải thích các hành động có thể được thực hiện trên tài khoản người dùng, bao gồm khả năng nhập người dùng, cải thiện chức năng tìm kiếm cho người dùng bằng cách giới thiệu lại tài khoản của họ, bật hoặc tắt các tiện ích đồng bộ hóa MAPI / EWS và / hoặc EAS, v.v. .

Hướng Dẫn Sử Dụng:

Giao diện chức năng Account (Quản lý các tài khoản Email) như sau: 


User: 

Là tab hiển thị những địa chỉ mail đã được khởi tạo. Để khởi tạo mới Bạn có thể bấm NEW ngay tại Tab User để khởi tạo. Điền đầy đủ thông tin bấm SAVE để hoàn tất. 


Sau khi tạo user thành công để điều chỉnh lại password hoặc dung lượng của user mail. Bạn có thể quay lại trang chính Tab User và bấm đúp vào user mail vừa khởi tạo. Sau khi bấm đúp vào user mới vừa khởi tạo sẽ hiện giao diện mới như sau: 

+Thẻ Account: 

+Thẻ User: 

Time Zone: Múi giờ. 

Reply-to Email Address: Địa chỉ Email được tự động thêm vào khi trả lời phản hồi mail. 

Recovery Email Address: địa chỉ email sẽ được gửi hướng dẫn đặt lại mật khẩu nếu người dùng quên mật khẩu tài khoản của họ. Địa chỉ này phải tách biệt với tài khoản SmarterMail, chẳng hạn như Gmail hoặc Yahoo! địa chỉ hoặc thậm chí là địa chỉ email mặc định của Quản trị viên tên miền. Lưu ý: Địa chỉ email sao lưu chỉ có thể được sử dụng nếu Quản trị viên hệ thống đã bật truy xuất mật khẩu cho trang đăng nhập. Nếu tài khoản được bảo vệ bởi Xác thực 2 bước, địa chỉ này cũng có thể được sử dụng để truy xuất mã xác minh 2 bước.

Plus Addressing: cho phép người dùng tự động sắp xếp email đến mà không cần tạo quy tắc lọc nội dung trước. Một lợi ích chính của việc cộng địa chỉ là nó cho phép người dùng tạo địa chỉ email đặc biệt nếu họ không muốn đưa ra địa chỉ thực của họ. Ví dụ: nếu user@example.com cần cung cấp địa chỉ email hợp lệ để đăng ký bản tin, anh ta có thể đăng ký nhận bản tin bằng địa chỉ sau: user+technewsletter@example.com. Khi bản tin được gửi, nó có thể tự động được chuyển đến thư mục Technewsletter. Nếu thư mục chưa tồn tại, nó có thể được tạo tự động. Lưu ý: Để địa chỉ dấu cộng hoạt động, dấu cộng (+) được yêu cầu SAU tên người dùng nhưng TRƯỚC tên miền.

+Disabled: Tắt tính năng (mặc định)
+Move to Folder: Nếu thư mục đích đã tồn tại, tin nhắn đến sẽ được đặt vào đó. Nếu thư mục không tồn tại, nó sẽ được tạo tự động. Lưu ý: Để tránh lạm dụng, không quá 10 thư mục có thể được tạo tự động trong phương thức này trong khoảng thời gian sáu giờ.
+Move to Folder (If Exists): Nếu thư mục đích đã tồn tại, tin nhắn đến sẽ được đặt vào đó. Nếu thư mục không tồn tại, email sẽ được đặt trong Hộp thư đến.
+Leave in Inbox: Tin nhắn đến sẽ được đặt trong Hộp thư đến.
Ví dụ: tên người dùng + Foldername@domain.com). Như ví dụ dưới đây khi địa chỉ mail info@matbao.wiki gửi mail đến địa chỉ mail haph@matbao.wiki và đưa vào hộp thư có tên là “Infomail” của địa chỉ mail haph@matbao.wiki ta có thể soạn mail như sau:

Địa chỉ mail haph@matbao.wiki khi nhận được mail đến từ info@matbao.wiki thì mail sẽ được chuyển thẳng vào hộp thư “infomail” 

Calendar Auto-Clean: SmarterMail cho phép quản trị viên tên miền giữ cho các sự kiện lịch trong quá khứ của người dùng không làm xáo trộn chế độ xem lịch. Theo mặc định, điều này được đặt thành Mặc định miền, theo chính sách do Quản trị viên đặt cho tên miền. Tuy nhiên, bạn có thể điều chỉnh chính sách này cho mỗi người dùng, nếu cần với các mốc thời gian như sau

Show in Global Address List: Cài đặt này được bật theo mặc định và cho phép tài khoản người dùng được hiển thị trong Danh sách Địa chỉ Toàn cầu, được tìm thấy trong phần Liên hệ. Tùy chọn này hữu ích khi chỉ hiển thị các tài khoản được liên kết với người thật chứ không phải địa chỉ được sử dụng bởi các bộ phận, chẳng hạn như support@example.com. Lưu ý: Tùy chọn này chỉ khả dụng khi sử dụng SmarterMail Enterprise.

Enable External SMTP Accounts: Kích hoạt tùy chọn này để cho phép người dùng gửi email từ tài khoản máy chủ thư của bên thứ ba ngay trong SmarterMail. Ví dụ: nếu người dùng có địa chỉ email thứ hai mà họ thường xuyên sử dụng, việc bật tùy chọn này sẽ cho phép người dùng thiết lập Tài khoản SMTP cho địa chỉ đó và chọn tài khoản nào sẽ gửi khi soạn tin nhắn mới.

+ Thẻ Webmail: 

Delete Action:  

+Move to Deleted Items folder – Các mục đã xóa sẽ xuất hiện trong thư mục deleted items, sẽ cần phải được dọn sạch thường xuyên.
+Auto Purge Folder – Xóa vĩnh viễn tin nhắn. Lưu ý: Khi tin nhắn đã xóa bị xóa, hành động là cuối cùng. Bạn sẽ không thể truy xuất những tin nhắn này sau.
+Mark as Deleted – Đánh dấu tin nhắn để xóa, nhưng nó không di chuyển các tin nhắn đến thư mục deleted items và các tin nhắn vẫn còn cho đến khi thư mục bị xóa.
+Mark as Deleted and Hide – Đánh dấu các tin nhắn để xóa và ẩn chúng khỏi chế độ xem, nhưng chúng sẽ không bị xóa cho đến khi thư mục bị xóa. Lưu ý: Cẩn thận theo dõi việc sử dụng dung lượng ổ đĩa của bạn khi sử dụng tùy chọn này, vì nó có thể lấp đầy với những gì dường như là một số lượng nhỏ tin nhắn.

Request read receipts by default: Yêu cầu người nhận mail gửi biên nhận là đã đọc mail cho người gửi. Người gửi sẽ nhận được mail biên nhận trả về là nguời nhận đã đọc mail

Request delivery receipts by default: Khi cài đặt này được bật, người dùng sẽ nhận được một tin nhắn từ quản trị viên hệ thống cho biết trạng thái của tin nhắn gửi đi của họ

Use sent items for autocomplete (webmail only): Tính năng tự động hoàn tất của SmarterMail cho phép người dùng nhanh chóng chọn địa chỉ email từ danh sách thả xuống khi điền vào các trường Đến, Cc và Bcc trong khi soạn email hoặc khi thêm Người tham dự vào cuộc hẹn theo lịch. Chọn tùy chọn này để tự động thêm địa chỉ Đến, Cc và Bcc của tất cả các tin nhắn gửi đi được gửi qua webmail vào danh sách tự động hoàn tất.

Mark messages downloaded by POP as read: Chọn tùy chọn này để đánh dấu tất cả các tin nhắn được tải xuống qua kết nối POP3 là đã đọc. 

Allow Inline Images: Cho phép tùy chọn này để tự động hiển thị tất cả nội dung từ xa trong dòng khi email được xem. (Nội dung từ xa được coi là bất kỳ hình ảnh, video, ảnh động, v.v. có nguồn bên ngoài và được chứa trong tin nhắn.) Khi được bật, người dùng sẽ không phải hiển thị thủ công nội dung từ xa trên email mà họ nhận được ; nó sẽ được hiển thị tự động.

+Thẻ Throttling: 

Outgoing Messages per Hour: Số lượng tin nhắn được gửi bởi người dùng mỗi giờ. Theo mặc định, số lượng tin nhắn gửi đi là 1.000. 
Message Throttling Action: Chọn một hành động cho SmarterMail để thực hiện khi user mail gửi quá số lượng mail gửi đi trong vòng một giờ ở trên 
Outgoing Bandwidth per Hour: Tổng số MB được gửi bởi người dùng mỗi giờ. Theo mặc định, băng thông đi là 100MB. 
Bandwidth Throttling Action: Chọn hành động khi user gửi ra quá dung lượng băng thông trong vòng một giờ 

+Thẻ Service Access: 

Tắt mở các giao thức đăng nhập của user mail 

+Thẻ Forwarding: 

Cấu hình forward của địa chỉ mail 

+Forwarding Address: Địa chỉ mail được forward đến 
+Delete messages when forwarded: Chọn tùy chọn này để xóa tin nhắn khỏi hộp thư SmarterMail sau khi chúng được chuyển tiếp. 

Alias 

ALIAS về cơ bản là một địa chỉ email chuyển tiếp có thể được sử dụng để chuyển tiếp thư đến một địa chỉ hoặc nhiều địa chỉ email. Bí danh được sử dụng phổ biến nhất cho các phòng ban hoặc nhóm cá nhân, như một nhóm nhỏ những người làm việc trong một dự án hoặc nhiệm vụ. Ví dụ, trong môi trường làm việc có nhiều địa chỉ email, văn phòng có thể muốn tạo một địa chỉ email trung tâm để phân phối thư cho tất cả nhân viên. Bí danh, workplace@example.com, có thể được tạo cho các tin nhắn được gửi và sau đó được phân phối cho tất cả các nhân viên.

Lưu ý: Mặc dù bí danh hoạt động như một địa chỉ email, người dùng không thể đăng nhập vào bí danh giống như họ làm một địa chỉ email tiêu chuẩn; không có hộp thư liên quan đến bí danh và không có email nào thực sự được lưu trữ cho chính bí danh đó. Thay vào đó, email chỉ được gửi đến danh sách các địa chỉ được cung cấp cho bí danh và được lưu trữ trong hộp thư của từng người dùng.

Internal use only: Cho phép tùy chọn này chỉ cho phép nhận email từ các địa chỉ trong Alias 

Include all domain users: Kích hoạt tùy chọn này để tự động bao gồm tất cả người dùng tên miền trong bí danh. Lưu ý: Tùy chọn này không ghi đè các địa chỉ email được liệt kê trong hộp Địa chỉ Email. Nếu được chọn, tất cả người dùng tên miền sẽ được đưa vào cùng với người dùng được nhập trong hộp văn bản Địa chỉ Email.

Allow users to send from this alias: Kích hoạt tùy chọn này để cho phép người dùng thay đổi thủ công địa chỉ Gửi từ của họ thành địa chỉ email bí danh trên các email và trả lời mới. Khi người dùng gửi thư dưới dạng bí danh, người nhận sẽ thấy Tên hiển thị của người dùng là địa chỉ email thân thiện từ địa chỉ.

Show in Global Address List: Cho phép tùy chọn này để hiển thị bí danh trong Danh sách Địa chỉ Toàn cầu. Lưu ý: Tính năng này chỉ khả dụng khi sử dụng SmarterMail Enterprise

Show as a room in chat: Kích hoạt tùy chọn này để cho phép bí danh xuất hiện dưới dạng phòng trong trò chuyện. Bật bí danh cho trò chuyện có nghĩa là tin nhắn tức thời có thể được gửi đến bí danh từ trong webmail cũng như khi sử dụng ứng dụng trò chuyện của bên thứ ba.

Use as domain catch-all: Cho phép tùy chọn này để sử dụng địa chỉ bí danh làm tài khoản bắt tất cả cho tên miền. Bí danh Catch-all là một địa chỉ email sẽ bắt bất kỳ email đến nào được gửi đến một địa chỉ không hợp lệ trên một tên miền. Thay vì trả lại tin nhắn cho người gửi, tin nhắn sẽ được lưu trong hộp thư được chỉ định là tài khoản bắt tất cả. Lưu ý: Tùy chọn này sẽ chỉ hiển thị nếu Quản trị viên hệ thống đã bật tính năng bắt tất cả dưới dạng một tính năng cho miền. Ngoài ra, chỉ có một bí danh email có thể được chỉ định làm tên miền bắt tất cả tại một thời điểm. Kích hoạt một bí danh khác là bắt tất cả sẽ ghi đè bất kỳ nhiệm vụ nào đã có.

Administrator 

Hiển thị danh sách các địa chỉ mail được phân quyền Admin 

Chúc các bạn cài đặt thành công và có trải nghiệm tuyệt vời khi sử dụng dịch vụ Email 4B v2 tại Mắt Bão.






Bài viết liên quan