Hướng dẫn sử dụng tính năng quản trị Content Filtering – Email 4B v2

Phạm Hoàng Hà 24/11/2020 109 lượt xem

 

Giới thiệu:

Content Filtering ở cấp quản trị là một cách tuyệt vời để thực hiện các hành động đáp ứng các tiêu chí cụ thể cho tất cả người dùng trên miền. Ví dụ: bạn có thể sử dụng các bộ lọc nội dung để xóa thư với một số tệp đính kèm nhất định (ví dụ: tệp đính kèm có phần mở rộng .exe), chuyển tiếp thư từ một địa chỉ email cụ thể sang tài khoản khác hoặc thậm chí thay đổi chủ đề của các loại email cụ thể. Bộ lọc nội dung được sử dụng phổ biến nhất để sắp xếp email bằng cách di chuyển thư đến các thư mục cụ thể. Tuy nhiên, lọc nội dung cực kỳ linh hoạt và cho phép bạn lọc tin nhắn cho người dùng theo cách bạn muốn.

Lưu ý: Bộ lọc Content Filtering cấp quản trị sẽ được ưu tiên trước bộ lọc Content Filtering của user mail

Hướng dẫn sử dụng:

Giao diện của chức năng Content Filtering trên trang quản trị.

Để tạo một bộ lọc mới Bạn có thể bấm New. Sau khi bấm New ta có giao diện dưới đây 

Thẻ General

Name: Tên của rule khởi tạo.

Match Type: Vì có thể định cấu hình nhiều điều kiện cho mỗi bộ lọc nội dung, SmarterMail cung cấp tùy chọn yêu cầu TẤT CẢ các điều kiện được đáp ứng hoặc chỉ MỘT trong số các điều kiện được đáp ứng để hành động của quy tắc được kích hoạt. Chọn tùy chọn thích hợp từ danh sách này.

Enable wildcards in search strings (* and ?): Bật cài đặt này để cho phép chức năng ký tự đại diện. Ký tự đại diện có thể được sử dụng để thay thế một từ, cụm từ hoặc ký tự cụ thể, trong đó một dấu hỏi (?) Đại diện cho một ký tự và dấu hoa thị (*) đại diện cho bất kỳ văn bản nào. Ví dụ: nếu bạn muốn chặn sales01@domain.com, sales02@domain.com và sales03@domain.com, bạn có thể nhập sales??@domain.com. Nếu bạn muốn chặn tất cả các địa chỉ bán hàng, bạn có thể nhập doanh số * thay vào đó.

Thẻ Condition

Nhấp vào New Conditions để chỉ định tiêu chí kích hoạt (các) hành động của quy tắc.

Đối với mỗi điều kiện được chọn, bạn sẽ có thể thêm thông số kỹ thuật và nhập bất kỳ chi tiết cần thiết nào, theo yêu cầu. Ví dụ: nếu bạn chọn lọc From Address (Từ địa chỉ), bạn có thể nhập một hoặc nhiều địa chỉ email. Nếu bạn chọn lọc Contains specific words or phrases ‘Chứa các từ hoặc cụm từ cụ thể’, bạn có thể nhập văn bản cụ thể và chọn tìm văn bản đó trong chủ đề của email, nội dung thư, tiêu đề, v.v.

Trong nhiều điều kiện, bạn cũng có khả năng đảo ngược logic của mục tiêu chí bằng cách thay đổi lựa chọn So sánh. Ví dụ, hãy tưởng tượng bạn chỉ muốn chấp nhận email từ các tên miền cụ thể. Bạn sẽ chọn điều kiện ‘Từ các miền cụ thể’ và đặt trường So sánh thành ‘Không khớp “. Mọi tin nhắn được gửi từ các miền không khớp với những gì bạn đã nhập trong hộp văn bản đều có thể bị xóa.

Tùy theo loại Rule bạn chọn thì hệ thống sẽ show ra những tùy chọn chi tiết có thể. Ví dụ dưới đây khi bấm vào lại Rule là From Address (Từ địa chỉ)

Các điều kiện sau đây có sẵn, được phân tách Condition Type (Loại điều kiện):

From Address   
From specific addresses Từ địa chỉ cụ thể 
From specific domains Từ các miền cụ thể 
From trusted senders Từ người gửi đáng tin cậy 
Contains Specific Words or Phrases   
Subject Tiêu đề email 
Body Nội dung 
Subject or Body Tiêu đề email hay là nội dung 
From Address Từ địa chỉ 
To Address Đến địa chỉ 
Email header Tiêu đề email 
Anywhere in message Bất cứ nơi nào trong lá mail 
To Address   
To specific addresses Đến địa chỉ cụ thể 
To specific domains Để tên miền cụ thể 
Only to me Chỉ mình tôi 
My address in to field Địa chỉ của tôi trong trường TO 
My address not in to field Địa chỉ của tôi không có trong trường TO 
My address in to or cc field Địa chỉ của tôi trong trường TO hoặc trường CC 
Attachments   
Has any attachment Có bất kỳ tập tin đính kèm 
Specific filenames Tên tập tin cụ thể 
Specific extensions Tiện ích mở rộng cụ thể 
Over specific size Quá kích thước cụ thể 
Other   
Flagged as high priority Được gắn cờ là ưu tiên cao 
Flagged as normal priority Được gắn cờ là ưu tiên bình thường 
Flagged as low priority Được gắn cờ là ưu tiên thấp 
Message automated (no return address) Tin nhắn tự động (không có địa chỉ trả lại) 
Sender authenticated Người gửi xác thực 
Message over size Tin nhắn quá cỡ 
Message under size Tin nhắn dưới kích thước 
Received in date range Nhận được trong phạm vi ngày 
Sent through a specific server (by IP address) Gửi qua một máy chủ cụ thể (theo địa chỉ IP) 
Spam probability Xác suất thư rác 

Thẻ Action

Nhấn vào New Actions để chỉ định những gì sẽ xảy ra khi email kích hoạt (các) điều kiện bộ lọc nội dung. Lưu ý: Nếu bạn chọn một hành động yêu cầu nhập giá trị và trường được để trống, SmarterMail sẽ bỏ qua quy tắc này.

Các hành động sau đây có sẵn:

Delete message: Xóa tin nhắn để nó sẽ không bao giờ đến Hộp thư đến của bạn. Lưu ý: Tin nhắn bị xóa qua lọc nội dung không thể được phục hồi.
Reroute message: Chuyển tiếp tin nhắn đến một địa chỉ email khác. Không giống như ‘Tin nhắn chuyển tiếp’, tùy chọn này sẽ không lưu trữ một bản sao của email trong tài khoản của bạn.
Bounce message: Gửi tin nhắn lại cho người gửi email nói rằng tin nhắn đã bị trả lại. Lưu ý rằng tin nhắn vẫn được gửi cho bạn trừ khi bạn chọn xóa nó. Lưu ý: Nếu Quản trị viên hệ thống đã tắt tính năng nảy, tùy chọn này sẽ hoạt động giống như hành động xóa.
Move message: Cung cấp tin nhắn đến vào thư mục bạn chọn từ danh sách thả xuống. Lưu ý: Nếu sau đó bạn xóa thư mục đó và để bộ lọc nội dung hoạt động, bộ lọc sẽ tự động tạo thư mục khi hành động được kích hoạt.
Add Header: Thêm tiêu đề email trong thư đến, có thể hữu ích khi thực hiện lọc bổ sung thông qua Outlook hoặc các ứng dụng email khác. Các tiêu đề phải được định dạng như “X-someheadername: value”
Add text to subject: Nối tiền tố vào dòng chủ đề của email. Điều này hữu ích để phân loại email vì dòng chủ đề sẽ được thay đổi để bao gồm văn bản bạn chỉ định trong hộp văn bản.
Forward message: Chuyển tiếp một bản sao của tin nhắn đến một địa chỉ email khác và cũng để lại một bản sao của tin nhắn trong tài khoản của bạn.
Mark as read: Tự động đánh dấu các tin nhắn đã đọc, có nghĩa là nó sẽ không hiển thị trong hộp thư đến của bạn hoặc bất kỳ thư mục nào khác, là chưa đọc.
Set Priority: Tự động nâng mức độ ưu tiên của tin nhắn. Ví dụ: nếu bạn tạo bộ lọc nội dung gắn cờ tin nhắn từ VIP, bạn có thể muốn đặt mức độ ưu tiên của tin nhắn thành Cao cũng như để biểu thị tầm quan trọng của nó.
Flag message: Tự động gắn cờ tin nhắn để theo dõi. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm thấy các tin nhắn đã được tác động bởi bộ lọc nội dung của bạn.

Chúc các bạn cài đặt thành công và có trải nghiệm tuyệt vời khi sử dụng dịch vụ Email 4B v2 tại Mắt Bão.






Bài viết liên quan