Hướng dẫn sử dụng tính năng quản trị Folder Auto Clean – Email 4B v2

Giới Thiệu: 

Folder Auto Clean (Thiết lập quy tắc tự động dọn dẹp) cho các thư mục email là một cách đơn giản nhưng hiệu quả, để giới hạn dung lượng ổ đĩa của miền được chiếm bởi các thư mục Thư rác, Mục đã gửi và Mục đã xóa của người dùng. Bằng cách đặt giới hạn về kích thước của các thư mục này hoặc bằng cách tự động xóa thư cũ hơn số ngày , bạn có thể giúp đảm bảo rằng không gian đĩa miền của bạn không lấp đầy một cách không cần thiết.

Ngoài ra, nếu bạn muốn đặt giới hạn kích thước cho một thư mục cho người dùng, tin nhắn của họ sẽ bị xóa theo thứ tự nhận được để các tin nhắn cũ hơn bị xóa trước.

Hướng dẫn sử dụng: 

Giao diện chức năng Folder Auto Clean (Thiết lập quy tắc tự động dọn dẹp) như sau: 

Allow users to override auto-clean settings: Bật cài đặt này để cho phép người dùng ghi đè chính sách miền và tạo quy tắc tự động làm sạch của riêng họ.

Override auto-clean settings: Bật cài đặt này để ghi đè cài đặt được thiết lập bởi Quản trị viên hệ thống, cho phép bạn tạo quy tắc của riêng mình. Mọi thay đổi bạn thực hiện sẽ không bị ảnh hưởng nếu Quản trị viên hệ thống thay đổi chính sách của họ, trừ khi họ vô hiệu hóa ghi đè tên miền.
*Nếu “Override auto-clean settings” tắt, các quy tắc tự động làm sạch được tạo bởi Quản trị viên hệ thống sẽ được hiển thị ở dưới cùng của thẻ này. (Nếu không có quy tắc nào được tạo bởi Quản trị viên hệ thống, một ghi chú cho biết điều đó sẽ được hiển thị.

Tuy nhiên, nếu ” Override auto-clean settings” được bật, bạn sẽ thấy nút Quy tắc mới cho phép bạn tạo (các) quy tắc của riêng mình cho người dùng tên miền. Có thể tạo quy tắc tự động làm sạch cho bất kỳ thư mục thư mặc định nào và có thể được tạo dựa trên tuổi của thư hoặc kích thước của thư mục.

Khi bấm New Rule bạn có thể tùy chình cấu hình tự động xóa như sau:
Ví dụ: Dưới đây ta tạo Rule tự động xóa mail trong hộp thư “Deleted Items” của toàn bộ user mail khi hộp thư lớn hơn 10MB. Và sẽ xóa đến khi dung lượng hộp thư chỉ còn 5MB.

Tạo rule xóa mail tự động của hộp thư “Deleted Item” sau 30 ngày.

Các bạn có thể tham khảo video bên dưới đây nếu chưa thao tác thành công

Chúc các bạn cài đặt thành công và có trải nghiệm tuyệt vời khi sử dụng dịch vụ Email4B v2 tại Mắt Bão.