Hướng dẫn sử dụng Webmail Email for Bussiness

Email for Bussiness ( Email4B ) là gói dịch vụ được các Kỹ Thuật Viên của Mắt Bão xây dựng nhắm tối đa hóa và tăng cao các tính năng cho người dùng. Đây là sản phẩm được sử dụng cho doanh nghiệp có nhu cầu email lớn và chất lượng cao.

Bài viết này, Mắt Bão sẽ hướng dẫn bạn sử dụng Webmail một cách đơn giản và cơ bản nhất. Cùng bắt đầu nhé!

Đầu tiên, bạn phải đăng nhập vào Webmail theo đường dẫn : https://mail.domain.tld (ví dụ : https://mail.matbao.wiki ) và đăng nhập theo thông tin tài khoản mà bạn đã nắm giữ.  

Gửi Email

Khi đã đăng nhập vào giao diện của Webmail, bạn sẽ thấy mục Email ở cột đầu tiên màu xanh đậm.

Bạn muốn viết một lá mail mới, hãy click chọn mục New Email :

Sau khi đã chọn New Email, bạn hãy nhập đầy đủ thông tin của người nhận (To, CC, BCC), tiêu đề ( Subject ) và nội dung lá mail để gửi :

Bạn có thể điều chỉnh lại một số tính năng cho nội dung email được phong phú và sinh động hơn theo nhu cầu của bạn.

Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin, điều chỉnh các tính năng thích hợp, bạn hãy bấm Send để gửi mail đi nhé.

Nếu bạn chưa muốn gửi lá mail này đi, bạn có thể chọn Save and Close để lá mail tự động đưa vào mục Draft nhé.

Calendar

Chức năng Calendar (lịch) là chức năng cho phép người dùng kiểm soát lịch làm việc của mình, tạo lịch hẹn và cho phép gửi thông báo mời tới người khác tham gia vào lịch hẹn đó. Nếu sử dụng chức năng này một cách hiệu quả sẽ giảm thiểu
thời gian thông báo lịch cũng như lên lịch làm việc, lịch họp một cách hiệu quả.

Để sử dụng chức năng này, bạn hãy chọn mục Calendar bên góc tay trái :

Để tạo một lịch họp hoặc một sự kiện nào đó, bạn hãy click chọn New Event

Sau khi click chọn New Event, thì sẽ hiển thị bảng nhập thông tin lịch, hãy click chọn Add More Details để tiếp tục.

Ở ngay tab Details, bạn hãy nhập các thông tin mà bạn muốn lên lịch :

  • Start, end : Thời gian bắt đầu và kết thúc của cuộc họp
  • Repeat : Sự lặp lại của lịch bạn vừa lên ( theo ngày, theo tuần, theo tháng, theo năm )
  • Location : Địa điểm diễn ra cuộc họp
  • Notes : Ghi chú các thông tin muốn nhắn để mọi người có thể nắm rõ về cuộc họp hoặc tầm quan trọng của cuộc họp
  • Show time as : Hiển thị khoảng thời gian đó sẽ là …
  • Categories : Thể loại

Ở tab Attendees ( Người tham dự ), bạn hãy nhập địa chỉ Email của các thành viên mà bạn muốn phải tham dự cuộc họp và bấm Add.

Khi nhấn vào tab Scheduling Assistant, bạn sẽ được chuyển sang giao diện như sau. Điểm mạnh của tính năng Scheduling là nó giúp bạn có cái nhìn toàn cảnh về lịch làm việc của mình và tìm ra ngày họp hợp lý nhất. hen lic

Ở tab Attachments, Calendar cho phép bạn đính kèm một file dữ liệu có liên quan đến nội dung của cuộc họp

Sau khi tất cả các thông tin được cập nhật hoàn tất, bạn hãy bấm Save để bắt đầu tạo cuộc họp nhé. Cuộc họp sẽ được hiển thị như hình ảnh :

Contact ( Danh bạ )

Là một chủ doanh nghiệp, bạn cần theo dõi các liên hệ của mình. Mất đi các thông tin liên hệ có thể có nghĩa là mất đi một cơ hội để làm kinh doanh, bạn không thể tiếp cận với một khách hàng tiềm năng nếu bạn không biết làm thế nào để liên hệ với họ. Contact ( Danh bạ ) sẽ giúp bạn lưu lại những khách hàng tiềm năng và thân thiết để dễ dàng liên hệ trong quá trình sử dụng email.

Ở cột đầu tiên bên trái, bạn chọn Contact

Để tạo một danh bạ mới, bạn hãy click chọn New Contact

Sau khi click chọn New Contact, sẽ hiển thị ra bảng thông tin cần nhập, bạn hãy nhập đầy đủ tất cả các thông tin cần thiết ( không bắt buộc bạn phải nhập tất cả ) của một danh bạ mới và bấm Save

Danh bạ thường thì bạn sẽ lưu những khách hàng đối tác hoặc những cá nhân có tầm quan trọng đối với bạn, tuy nhiên trong quá trình sử dụng mail, bạn vẫn thường gặp những lá mail spam, quảng cáo,… ngoài ý muốn. Ở mục Contact này, bạn có thể thêm những địa chỉ Email đang có tình trạng làm phiền đến bạn vào danh sách Blacklist.

Cách thêm cũng sẽ giống như trên, nhưng bạn hãy trỏ chuột vào mục Blacklist rồi sau đó hãy bấm New Contact nhé :

Hãy nhập thông tin địa chỉ Email vào bảng thông tin sau đó bấm Save.

Tasks

Việc duy trì một danh sách công việc có thể tạo nên một sự khác biệt lớn trong năng suất làm việc của bạn. Danh sách công việc sẽ giúp bạn thực hiện công việc như đã định. Dưới đây là một số lợi ích cụ thể bằng cách sử dụng một danh sách công việc :

  • Tránh quên đi những việc cần làm
  • Giúp bạn sắp xếp công việc hàng ngày của bạn
  • Cho phép bạn xem lại các công việc trong nháy mắt
  • Cho phép bạn xem những gì bạn đã đã thực hiện

Để tạo một danh sách công việc đã định hướng, bạn hãy vào mục Tasks ở cột tay trái.

Bạn hãy click chọn New Task để bắt đầu tạo một danh sách công việc nhé.  

Sau khi đã chọn New Task, sẽ hiển thị ra bảng thông tin mà bạn cần phải nhập và bấm Save:

  • Subject : Tiêu đề của công việc đã định
  • Start Date : Thời gian bắt đầu công việc
  • Due Date : Ngày hết hạn hoàn tất công việc
  • Status : Trạng thái công việc mà bạn đang làm
    • Not Started : Chưa tiến hành
    • In Progress : Trong tiến trình
    • Completed : Đã hoàn tất
    • Waiting on someone else : Chờ đợi một người khác
    • Deferred : Hoãn lại
  • Priority : Mức độ ưu tiên công việc
  • % Complete : Phần trăm công việc đã làm
  • Categories : Thể loại
  • Reminder : Nhắc nhở

Notes

Notes là chức năng ghi chú, sử dụng để ghi lại câu hỏi, ý tưởng, lời nhắc và bất kì điều gì để bạn có thể ghi nhớ được. Điều này thật thuận tiện khi bạn sử dụng các ghi chú để lưu thông tin bạn có thể cần sau này.

Notes nằm ở mục thứ 5 cột tay trái.

Sau khi đã trong Notes, bạn hãy click chọn New Note để bắt đầu ghi chú nhé

Giao diện ghi chú sẽ là bảng màu vàng đơn giản để bạn có thể nhập các thông tin mà bạn muốn ghi chú vào, sau đó hãy bấm vào biểu tượng Save trên cùng bên góc tay phải của bảng ghi chú nhé.

Docs

Docs là nơi lưu trữ các tập tin quan trọng, chức năng này sẽ giúp bạn đẩy các file quan trọng và cần thiết lên hộp thư lưu trữ của email.

Docs sẽ nằm ở mục số 6 cột bên trái. 

Đầu tiên, bạn hãy chọn mục Choose a File để chọn một file mà bạn muốn đẩy lên nhé.

Sau khi đã chọn được file, bạn hãy click vào mục Upload Document để đẩy file này lên hộp thư lưu trữ.

Đây là bài viết hướng dẫn cơ bản cho bạn trong quá trình sử dụng Webmail Email for Bussiness của Mắt Bão. Mắt Bão sẽ còn những bài viết nâng cao cho Webmail trong thời gian sắp tới. Chúc bạn sử dụng thành công và có những trải nghiệm thật tuyệt vời đối với gói dịch vụ Email for Bussiness. !!! Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết.


26/05/2020


Thông tin tác giả


Bài viết liên quan