Hướng dẫn tạo thông báo phát hành Hóa đơn điện tử

Sau khi kích hoạt dịch vụ thành công, bạn cần truy cập vào trang Hệ thống Hoá đơn điện tử để tạo Thông báo phát hành. Mục đích của việc tạo Thông báo phát hành là để đăng ký phát hành hoá đơn với Cơ quan Thuế.

1. Tạo mới thông báo phát hành Hóa đơn

Bước 1: Sau khi đăng nhập thành công “Quản lý hệ thống hóa đơn”, tại mục “Đăng ký” bạn chọn “Thông báo. Màn hình “Danh sách thông báo phát hành” hiện ra, chọn ” Tạo mới

Bước 2: Bạn nhập các thông tin như sau:

  • Tên tổ chức khởi tạo hóa đơn (*): Nhập tên doanh nghiệp của bạn.
  • Mã số thuế (*): Nhập mã số thuế doanh nghiệp của bạn.
  • Địa chỉ trụ sở chính (*): Nhập địa chỉ trụ sở chính
  • Số điện thoại: Nhập số điện thoại của doanh nghiệp.
  • Người đại diện (*): Nhập tên người đại diện của doanh nghiệp.
  • Tên cơ quan thuế chấp nhận thông báo (*): Bạn click chọn vào Cơ quan thuế của doanh nghiệp.
  • Thành phố: Thông tin ở mục này sẽ được hệ thống chọn mặc định.
  • Dấu phân cách sử dụng

Lưu ý: Trừ “Tên tổ chức khởi tạo hóa đơn” và “Mã số thuế” bạn không được chỉnh sửa thì các thông tin còn lại bạn đều có thể sửa được. Thông tin có dấu (*) là thông tin bắt buộc nhập.

Tiếp theo, để tạo mới các loại hóa đơn phát hành, bạn click chuột vào “Tạo mới” (nằm bên phía tay phải các loại hóa đơn phát hành). Màn hình Đăng ký mẫu hóa đơn phát hành sẽ được hiển thị.

Bạn sẽ nhập các thông tin như sau:

  • Mẫu số (*): chọn mẫu số của doanh nghiệp.
  • Ký hiệu (*): Bao gồm 5 ký tự, 2 ký tự đầu bạn chọn trong 20 chữ cái A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y. Còn lại 3 ký tự sau thể hiện cho năm phát hành hóa đơn và loại hóa đơn.
  • Số lượng (*)
  • Từ số
  • Đến số
  • Ngày bắt đầu sử dụng
    Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn chọn “Lưu dữ liệu”
    Ngoài ra bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa đăng ký mẫu hóa đơn như hình bên dưới.

Cuối cùng bạn chọn “Lưu thông báo” bạn sẽ thấy thông báo “Tạo phát hành thành công“. Giao diện danh sách thông báo phát hành sau khi tạo hiển thị như hình bên dưới:

Bạn cần tải tập tin XML thông báo phát hành để gửi cho Cơ quan thuế.

Lưu ý: Bạn chỉ cần Tải tập XML thông báo phát hành để gửi cho Cơ quan thuế, không thao tác In thông báo và gửi thông báo trực tiếp trong trang quản lý Hóa đơn.

Bạn có thể tham khảo thêm Thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn qua mạng tại đây

2. Tìm kiếm thông báo phát hành Hóa đơn

Thông báo phát hành Hóa đơn điện tử có 3 trạng thái:

  • Thông báo vừa lập: Thông báo đã tạo nhưng chưa gửi lên Cơ quan thuế.
  • Thông báo vừa gửi: Thông báo đã gửi Cơ quan thuế nhưng chưa được chấp nhận.
  • Thông báo được chấp nhận: Thông báo đã gửi Cơ quan thuế và đã được chấp nhận.

Chúc bạn thành công!