Những Lưu Ý Cần Thiết Trong Quá Trình Sử Dụng Email

Đánh giá bài viết
Với mục đích giúp bạn có thể sử dụng email một cách có hiệu quả nhất, đồng thời tránh được những phiền toái không đáng có, những nguyên tắc “vàng” khi sử dụng email dưới đây sẽ vô cùng hữu ích cho bạn

Gửi nhận email

 

– Để tránh email của bạn khi gửi bị rơi vào mục Spam, Junk hoặc Trash của đối tác :

  • Bạn không nên viết hoa 100 % tiêu đề email, bởi vì theo quy ước chung thì đây sẽ là email quảng cáo.
  • Nội dung email không chưa Hyper Link bị cảnh báo không an toàn bởi các tổ chức chống Spam quốc tế, điển hình như Spamhaus, Barracuda, …
  • Không đính kèm files chứa nội dung thực thi ví dụ : .exe, .bat, .dll, … Nếu cần gửi những files này bạn nên nén lại và đặt mặt khẩu cho files nén.

– Nếu bạn có nhu cầu gửi email dung lượng lớn hơn 5 MB, bạn nên chuyển files đính kèm thành link download để có thể gửi mail ổn định và nhanh chóng.

– Bạn không nên bỏ trống phần tiêu đề mail, một bức email không có tiêu đề hoặc tiêu đề quá mơ hồ, khó hiểu chính là nguyên nhân khiến cho đối tác không muốn tiếp tục đọc nội dung bên trong nữa, đồng thời cũng rất khó khăn trong quá trình tìm lại những thư này trong hộp thư.

– Bạn cần kiểm tra dung lượng thư để chắc chắn hộp mail không bị đầy và sẵn sáng nhận được thư mới.

Bảo mật email

 

– Đứng về phía là nhà cung cấp dịch vụ Email chuyên nghiệp, Mắt Bão luôn đặt mục tiêu an toàn bảo mật dữ liệu, thông tin cho người sử dụng. Chúng tôi không bao giờ yêu cầu người dùng cung cấp thông tin đăng nhập với bất kỳ hình thức nào. Trong quá trình sử dụng, bạn có thể nhận những email thông báo tài khoản sắp bị khóa, bị xóa, bị đầy dung lượng hoặc yêu cầu nâng cấp bằng tiếng anh. Những đường link trong email này sẽ dẫn bạn đến một trong đăng nhập giả mạo, nhằm chiếm đoạt tài khoản email của bạn.

– Tuy nhiên rất nhiều người đã bị hacker chiếm đoạt tài khoản email theo phương thức trên, hoặc cũng có thể do đặt password email quá đơn giản. Sau đây chúng tôi sẽ gửi đến bạn những thông tin để xử lý tình trạng này:

+ Dấu hiệu nhận biết:

Tài khoản email liên tục nhận được email báo lỗi trả về từ hệ thống nhưng không thực hiện gửi email hàng loạt.

Trong phần Forward email tự động của user email, bị cài đặt Forward đến một địa chỉ email lạ.

Nhận được phản ánh từ đối tác xác nhận thông tin có thay đổi số tài khoản thanh toán hoặc phương thức thanh toán,…

 

+ Hướng xử lý :

Đầu tiên bạn cần kiểm tra phần Forward email tự động và xóa ngay những Forward đáng ngờ trong chính hộp thư của bạn.

Đổi mật khẩu email với độ khó cao ( mật khẩu tối thiểu 8 ký tự, bao gồm viết hoa, viết thường, chữ số, ký tự đặc biệt,… )

Báo ngay với những đối tác thường xuyên giao dịch thông tin chuyển khoản qua email về tình trạng này và xác nhận lại thông tin chuyển khoản chính xác.

Bạn cần quét virus máy tính cá nhân để tránh việc hacker đã cài đặt những phần mềm đọc hại vào máy tính của bạn.

 

Nếu bạn xác định nguyên nhân có thể đến từ tài khoản quản trị email, bạn cần thay đổi mật khẩu của chính tài khoản quản trị email.

+ Lưu ý :

Để tránh trở thành nạn nhân của những cuộc lừa đảo qua thư điện tử mà hacker tạo ra, bạn cần kiểm tra kỹ địa chỉ gửi và nhận thư. Hacker thường sử dụng những trường hợp sau để giả dạng email :

 

a. Tên hiển thị giống hoàn toàn với địa chỉ thường xuyên giao dịch.

b. Domain gần giống với địa chỉ thường xuyên giao dịch

c. Địa chỉ email giống 100 % địa chỉ email thường xuyên giao dịch, tuy nhiên trường hợp này thường sẽ bị bộ lọc email của hệ thống chặn lại, trừ trường hợp bạn đã Whitelist cho chính domain này.

Bạn chỉ nên đăng nhập tài khoản email trên webmail thông qua đường dẫn dưới dạng: mail.tenmien.ltd hoặc webmail.tenmien.ltd .

Quét virus trên máy tính/thiết bị đang sử dụng tài khoản email để chắc chắn rằng mật khẩu không bị lộ cũng như máy tính đang sử dụng không bị nhiễm virus.

Không nhấp chuột vào những đường dẫn có trong lá mail lạ, hoặc files đính kèm sau khi giải nén chứa những tập tin mang lệnh thực thi như : .exe, .dec , .dll , …

Chỉ thiết lập tài khoản email trên máy tính hoặc thiết bị di động thông qua những phần mềm có độ tin cậy cao như Outlook, Outlook for mobiles, Thunderbird, ứng dụng mail mặc định của thiết bị,…

 

Với những chia sẽ này, hi vọng bạn có thể sử dụng email một cách dễ dàng và an toàn nhất !!!