Quản lý lịch họp Online/Offline hiệu quả

Các cuộc họp là một yếu tố không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp hay tổ chức. Hiện nay có 2 hình thức họp cơ bản là họp offline và họp online (trực tuyến). Để hiểu rõ hơn 2 hình thức họp này và làm sao quản lý một cuộc họp có hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp các vấn đề đó.

1. Họp Offline

Họp offline là gì.

Họp offline hay thường biết tới là cuộc họp truyền thống là khi hai hoặc nhiều người đến với nhau để thảo luận về một hoặc nhiều chủ đề.

Cuộc họp truyển thống là một hình thức tập hợp các thành viên trong doanh nghiệp hoặc tổ chức với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc đưa ra các quyết định quan trọng. Một cuộc họp tốt sẽ đưa ra các vấn đề cần khắc phục và các chiến lược phát triển.

Nguồn: Internet

Ưu điểm của họp offline

+ Họp offline sẽ được chuẩn bị và thông báo từ trước. Điều này khiến các thành viên tham gia cuộc họp đều có thể chuẩn bị tài liệu và kế hoạch kĩ càng khi tham gia cuộc họp.
+ Môi trường trong phòng sẽ tạo nên không khí phòng họp. Điều đó khiến cho các thành viên tham gia cuộc họp đều nghiêm túc tham gia nó.
+ Mọi thành viên có thể đóng góp trực tiếp ý kiến và đưa ra các quyết định ngay lập tức

Nhược điểm của họp offline

+ Tốn nhiều thời gian để chuẩn bị phòng họp, tập hợp các thành viên, và in ấn tài liệu. Điều này gây ra sự lãng phí thời gian và tiền bạc.
+ Vì có rất nhiều ý kiến đưa ra trong cuộc họp nên dễ đưa ra những quyết định sai lầm.
+ Khi tham gia vào các cuộc họp, các công việc đều bị hoãn lại nên sẽ làm giảm hiệu suất trong công việc.
+ Với các doanh nghiệp có chi nhánh ở nhiều nơi khác nhau, các thành viên sẽ phải đi lại nhiều để tham gia các cuộc họp. Điều này sẽ gây ra lãng phí thời gian và tiền bạc.

2. Họp Online

Họp Online là gì?

Họp online hay được gọi là họp trực tuyến ra đời nhờ sự phát triển của nền tảng internet và những công nghệ tối ưu đã thay đổi định nghĩa về cuộc họp hiện đại, giúp các tổ chức, doanh nghiệp giải quyết bài toán trên.

Họp trực tuyến cho phép những người tham gia ở những địa điểm khác nhau cũng có thể cùng tham gia một cuộc họp từ xa. Hệ thống đơn điểm, đa điểm cho phép truyền thông tin, dữ liệu hình ảnh từ nhiều địa điểm cách xa nhau về mặt địa lý. Ở cuộc họp này, mọi người cũng có thể trực tiếp trao đổi với nhau thông qua hình ảnh và âm thanh một cách trực quan nhất.

Họp trực tuyến là giải pháp khắc phục hoàn toàn nhược điểm của họp truyền thống như tốn thời gian di chuyển giữa các địa điểm, chi phí phòng họp, chi phí phát sinh đi lại, ăn, ở,… Dù mỗi người ở một nơi nhưng chỉ cần có internet mọi người đều có thể tham gia một cuộc họp trực tuyến.

Nguồn: Internet

Ưu điểm của cuộc họp trực tuyến

+ Có thể họp xuyên biên giới mà không tốn chi phí đi lại: Để tham gia vào cuộc họp, các thành viên không cần phải di chuyển mà có thể ngồi tại chính văn phòng của mình. Điều này sẽ giúp cho các nhân viên tiết kiệm được rất nhiều thời gian di chuyển và có thể nâng cao được hiệu suất làm việc.
+ Quản lý các chi nhánh dễ dàng hơn: Với các cuộc họp trực tuyến, các doanh nghiệp có chi nhánh ở nhiều thành phố, quốc gia khác nhau có thể họp bàn công việc bất cứ lúc nào. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các chiến lược phát triển công ty, cùng nhau giải quyết những vấn đề của các chi nhánh.
+ Chia sẻ tài liệu giữa các chi nhánh dễ dàng hơn: Với các tài liệu quan trọng và được đưa ra trong cuộc họp, họp trực tuyến có thể được trình chiếu ngay lập tức. Điều này giúp cuộc họp diễn ra liên tục, không phải mất thời gian để chuyển in tài liệu.

Nhược điểm của cuộc họp trực tuyến

+ Có thể gây ra sự bất tiện với những người chưa tiếp xúc với hình thức họp trực tuyến.
+ Với các phần mềm họp trực tuyến chuyên dụng, doanh nghiệp sẽ phải lắp đặt các thiết bị và phần mềm. Nên đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, có thể gây tốn kém chi phí.

Từ sự so sánh giữa 2 hình thức họp trực tuyến và họp truyền thống, bạn có thể thấy họp hội nghị trực tuyến mang lại sự tiện lợi và lợi ích rất lớn cho người dùng. Bạn quan tâm đến công nghệ mới về họp trực tuyến, hội nghị truyền hình đa điểm? Hãy liên hệ ngay với chúng tôi, bạn sẽ được giải đáp hết mọi thắc mắc và được tư vấn giải pháp tốt nhất giải quyết vấn đề của bạn.

3. Quản lý họp online hiệu quả với Microsoft Teams

Microsoft Teams là ứng dụng nhắn tin đỉnh cao của Microsoft. Tạo không gian làm việc cho cộng tác và giao tiếp theo thời gian thực, các cuộc họp, chia sẻ tệp và ứng dụng. Với Microsoft Teams, những cuộc họp hay hội nghị trực tuyến có thể trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn rất nhiều.

Để tìm hiểu thêm về Microsoft Teams các bạn có thể kham khảo các bài viết tại đây.

4. Làm sao để quản lý họp online/offline hiệu quả ?

Mục tiêu rõ ràng

Một cuộc họp phải có một mục đích cụ thể và rõ ràng. Trước khi bạn gửi lời mời lịch họp, hãy tự hỏi mình: Tôi muốn đạt được điều gì? Có phải bạn đang cảnh báo mọi người về việc thay đổi trong quản lý hoặc thay đổi trong chiến lược không? Có phải bạn đang tìm kiếm những ý kiến, giải pháp từ mọi người về một vấn đề mà công ty đang phải đối mặt không? Có phải bạn đang muốn đưa ra một quyết định về một vấn đề cụ thể nào đó không? Các cuộc họp thường trực với các mục đích mơ hồ, chẳng hạn như “cập nhật tình hình” sẽ hiếm khi được tận dụng tốt thời gian.

Theo sát kế hoạch cuộc họp

Phân chia các khoảng thời gian hợp lý cho từng hạng mục của cuộc hop, cho mọi thứ bạn dự định trình bày trong cuộc họp. Khi bạn đang ở trong cuộc họp, hãy đưa mục tiêu và kế hoạch cuộc họp lên màn hình để mọi người cùng quan sát. Điều này giúp mọi người tập trung hơn.

Bắt đầu và kết thúc đúng thời gian 

Nếu bạn có trách nhiệm tổ chức các cuộc họp thường xuyên, bạn nổi tiếng là người bắt đầu và kết thúc nhanh chóng thì hầu hết mọi người sẽ cố gắng tham dự các cuộc họp của bạn. Đồng nghiệp sẽ đánh giá cao một cuộc họp khi bạn hiểu thời gian của mọi người đều là vàng bạc.


15/06/2020


Thông tin tác giả


Bài viết liên quan