Tìm hiểu phần mềm hóa đơn điện tử

I. Thông tin cơ bản về phần mềm hóa đơn điện tử

Phần mềm hóa đơn điện tử là phần mềm chuyên dụng cho việc phát hành, lưu trữ và quản lý hóa đơn trên hệ thống điện tử. Đây là giải pháp hóa đơn hàng đầu hiện nay cho doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp phát sinh giao dịch hóa đơn thường xuyên.

Hiện nay Mắt Bão đang là nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử được tối ưu phương thức quản lý. Mang lại phương thức quản lý hoàn toàn mới và hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn. Giúp tiết kiệm thời gian trong công việc và chi phí vận hành kinh doanh một cách hiệu quả nhất.

Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì?

II. Các tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử

Phần mềm Hóa đơn điện tử (HĐĐT) được tích hợp các tính năng để quản lý và lưu trữ dữ liệu như :

  • Phần mềm hóa đơn điện tử giúp truy suất, lưu trữ quản lý dữ liệu các thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Bao gồm các mẫu hóa đơn có sẵn để bạn có thể tự khởi tạo cho mình, giúp người sử dụng có nhiều lựa chọn hơn, đặc biệt là thương hiệu và logo đi kèm trên hóa đơn của mình.
  • Tiện lợi trong việc in ấn và chuyển đổi hóa đơn đến cho khách hàng của mình qua các thiết bị khác như internet, email, SMS…
  • Có khả năng kết nối với các phần mềm văn phòng khác như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán.. cùng các phần mềm văn phòng tiện ích khác giúp cho giảm thời gian và công việc trong việc truy suất hóa đơn cho doanh nghiệp của bạn.

Xem thêm: Quy trình phát hành hóa đơn điện tử?

III. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử

Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đem lại những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

  • Tiết kiệm thời gian, chi phí cho các hoạt động in ấn, vận chuyển, lưu trữ, bảo quản hóa đơn…

  • Tăng độ an toàn, tính chính xác và khả năng bảo mật. Tránh các rủi ro trong việc làm mất mát, hư hỏng hoặc cháy hóa đơn. Tăng độ tin cậy cho hóa đơn của doanh nghiệp, tránh tình trạng làm giả hóa đơn.

  • Giảm các thủ tục hành chính. Các phần mềm hóa đơn điện tử được thiết lập 1 quy trình đăng ký và sử dụng hóa đơn chuẩn theo quy định giúp các công việc lập thông báo phát hành, quyết định sử dụng, mẫu hoá đơn, báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn… được thực hiện nhanh chóng và chính xác.

  • Thuận tiện cho công tác quản lý, dễ dàng tìm và xử lý các hóa đơn, thuận tiện cho hạch toán, kê khai, nộp thuế qua mạng và đối soát dữ liệu.

  • Đa dạng các phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng:

    + Gửi hóa đơn cho khách hàng qua công cụ nhận hóa đơn tích hợp trên phần mềm hóa đơn điện tử.
    + Thông qua cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal). Mỗi khách hàng sẽ có 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống.
    + Chuyển tệp dữ liệu chứa các thông tin hóa đơn qua email, tin nhắn SMS để khách hàng tra cứu.
    + Xuất tệp nén (file zip) để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường hoặc copy vào USB.
    + Vẫn có thể in hóa đơn ra giấy và gửi chuyển phát nhanh như phương thức truyền thống.

Xem thêm: Các nhà cung cấp hóa đơn điện tử?