Tổ chức và kiểm soát dữ liệu trên Teams hiệu quả với SharePoint Online

1. SharePoint Online là gì?

SharePoint Online  Một dịch vụ nền điện toán đám mây, được lưu trữ bởi Microsoft, dành cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Thay vì cài đặt và triển khai SharePoint Server tại chỗ, bất kỳ doanh nghiệp nào có thể đăng ký vào một gói Microsoft 365 hoặc dịch vụ SharePoint Online độc lập. Nhân viên của bạn có thể tạo các site để chia sẻ tài liệu và thông tin với các đồng nghiệp, đối tác cùng khách hàng.

Các chức năng của SharePoint:

• Dựng site mạng nội bộ, rồi tạo trang, thư viện tài liệu và danh sách.
• Thêm phần web để tùy chỉnh nội dung của bạn.
• Hiển thị hình ảnh trực quan, tin tức và cập nhật quan trọng với site nhóm hoặc giao tiếp.
• Khám phá, theo dõi và tìm kiếm site, tệp cùng mọi người trong toàn công ty.
• Quản lý công việc hàng ngày của bạn với quy trình, biểu mẫu và danh sách.
• Đồng bộ và lưu trữ tệp trong đám mây để bất cứ ai cũng có thể làm việc bảo mật với bạn.
• Bắt đầu trên tin tức on-the-go với ứng dụng dành cho thiết bị di động.

Hình ảnh về một site tên Microsoft Teams

2. SharePoint Online trên Microsoft Teams?

Khi bạn bắt đầu tạo một Nhóm trên Microsost Teams, một site SharePoint tương ứng với nhóm đó sẽ được tạo và các tệp dữ liệu được các thành viên chia sẻ lên các Kênh, sẽ được lưu trữ trên từng thư mục tương ứng trong mục Tài liệu của SharePoint.

Người quản lý (Owners) được toàn quyền trên SharePoint của Teams quản lý, Thành viên (Members) được quyền chỉnh sửa các files được chia sẻ, Khách (Visitor) được quyền xem các file được chia sẻ.

Nếu files được chia sẻ trong Teams, nếu người chia sẻ rời khỏi Teams này, thì các thành viên còn lại vẫn có quyền truy cập vào các files đã được chia sẻ trước đó.

• Chia sẻ files trong Teams:

• Mới: Tạo những tệp (Word, Excel, PowerPoint, OneNote,…) mới
• Tải lên: Tải những tệp/thư mục từ máy tính lên SharePoint.
• Đồng bộ: Đồng bộ dữ liệu về máy tính cá nhân.
• Sao chép liên kết: Chia sẻ liên kết truy cập đến dữ liệu trên Kênh.
• Tải xuống: Tải toàn bộ dữ liệu trong kênh về máy tính.

3. Tìm kiếm và thiết lập file được chia sẻ trong mục Teams trên SharePoint?

Nhấn Mở trong SharePoint để truy cập vào site SharePoint của nhóm.

Dữ liệu của mỗi Kênh sẽ được lưu trữ trên một Thư mục tương ứng trên mục Tài liệu.

Thiết lập quyền thao tác các files được chia sẻ: Chỉ Người quản lý (Owners) mới thiết lập được.