[Video] Hướng dẫn sử dụng cơ bản quản trị dịch vụ Email Chuyên nghiệp

Sau khi đăng ký dịch vụ Email Chuyên nghiệp, Mắt Bão sẽ gửi cho bạn thông tin để đăng nhập vào trang quản trị (Công cụ quản trị Email). Bạn có thể đăng nhập vào theo thông tin đó để vào Control Panel tạo ra những Email Account và sử dụng cho việc Gửi/ Nhận email của mình.

Bài viết này, Mắt Bão sẽ hướng dẫn bạn các thao tác cơ bản trên trang quản trị dịch vụ Email Chuyên nghiệp, cùng bắt đầu nhé.

1/ Tạo Email Account

Nhằm đảm bảo tính bảo mật cho dịch vụ email cũng như tránh việc password bị lộ thông qua việc gửi password trực tiếp. Với những yêu cầu khởi tạo email thay vì phải chờ đợi nhà cung cấp hỗ trợ, bạn có thể chủ động thực hiện theo các cách sau:

2/ Forwarders

Email Forwarders là một tính năng dùng để Forward Email sang một Email khác, dễ hiểu là chuyển hướng mail. Với chức năng Forwarders bạn chỉ cần đăng nhập vào 1 tài khoản email chính và nếu có email gửi đến email phụ , toàn bộ nội dung gửi đến email phụ sẽ được gửi đến email chính. Bạn có thể thực hiện cấu hình Foward theo các bước như sau :

  • Address: là địa chỉ mail bạn muốn Forward đến một địa chỉ mail khác (Địa chỉ nguồn)
  • Address to Forward: điền vào đây địa chỉ bạn muốn Forward
  • Domain: Tùy chọn domain chứa email của bạn
  • Destination: là địa chỉ đích mà bạn muốn Forward tới (Địa chỉ đích)
  • Forward to Email Address: điền vào đây địa chỉ bạn muốn Forward tới
  • Discard and send an error to the sender: Quý khách sẽ hủy và thông báo lỗi đến người gửi mail khi bức mail không được gửi thành công

3/ Autoresponder

Cấu hình một tài khoản Email của bạn để có thể tự động gửi thư phản hổi khi địa chỉ Email đó nhận được thư. Ví Dụ: Vì lý do nào đó mà bạn không thể kiểm tra các Email tới hộp thư của mình, bạn cần sử dụng tính năng này để thông báo cho người gửi rằng bạn sẽ không thể đọc thư trong một thời gian ngắn, vì vậy không thể đọc Mail hay trả lời người đó được. Khi bạn kích hoạt tính năng tự động hồi đáp, hệ thống vẫn phân phối thư tới hộp thư như bình thường

  • Trong mục Character Set, chọn UTF-8 để hiển thị tiếng Việt
  • Trong mục Interval, nhập khoảng thời gian mà nếu nhận thư từ một địa chit nhiều hơn một lần trong khoảng thời gian này, hệ thống sẽ không hồi đáp địa chi Email đó nữa.
  • Khung Email điền địa chỉ mà khi có thư gửi tới email đó, hệ thống sẽ đự động hồi đáp.
  • Trong khung From nhập tên dùng để hồi đáp mà bạn muốn hiển thị
  • Subject: Tiêu đề của email hồi đáp
  • This message contains HTML: Tích vào mục này để định dạng nội dung Email dưới dạng HTML
  • Trong phần Body là Nội dung của email hồi đáp. Trong phần này hỗ trợ 3 định dạng:
    • %from% Tên của người đã gởi email đến bạn
    • %subject% Tiêu đề email đã gởi đến bạn
    • %email% Địa chỉ email đã gởi đến bạn
  • Điều chỉnh thời điểm bắt đầukết thúc thời gian có hiệu lực của thiết lập trong mục Start và Stop. Nếu chọn Immediately-thiết lập sẽ kích hoạt ngay lập tức. Chọn Never-không bao giờ ngưng thiết lập này. Ngoài ra có thể chọn Custom để tùy chỉnh thời gian theo ý của bạn.

4/ Mailing List

Mailing list là tính năng cho phép bạn sử dụng một địa chỉ email để đại diện (địa chỉ định danh) cho nhiều địa chỉ email trong mailing list.

Ví dụ địa chỉ list@domain.ltd để đại diện, bao gồm các thành viên trong list như user1@domain.ltd, user2@domain.ltd, user3@domain.ltd. Khi bạn gửi thư vào địa chỉ list@domain.ltd thì các thành viên trong mail list sẽ đồng loạt cùng nhận được 1 lá thư.

Để tạo/thêm user: Mass Subscription >> điền user ở mục Enter one address per line below… >> Submit Your Changes

Để xóa user: Mass Removal >> điềnuser ở mục “Enter one address per line below…” >> Submit Your Changes

Lưu ý: Nhập mỗi user cách nhau một dòng

Đây là những bước thao tác cơ bản trên trang quản trị dịch vụ Email Chuyên Nghiệp. Chúc bạn có thể thao tác và quản lý hệ thống mail tốt nhất !!!

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết.