Hướng dẫn chia sẻ Danh bạ, Lịch, Tác vụ, Ghi chú và Thư mục – Email 4B v2

Email 4B V2 cho phép người dung chia sẻ các dữ liệu người dùng với các thành viên trong cùng tên miền như danh bạ, lịch làm việc, nhiệm vụ và ghi chú hoặc thư mục con của email, khiến việc cộng tác hoặc phối hợp với các thành viên khác trong miền dễ dàng và hiệu quả hơn. Bạn có thể chia sẽ các tài liệu này với đồng nghiệp của mình và nhận các dữ liệu từ người khác.

1. Chia sẻ lịch (Calendar)

Trong danh mục “Lịch (Canlendar)” được chia làm 2 loại

– Lịch của tôi: được tạo ra bởi người dùng và có biểu tượng

– Lịch được chia sẻ: lịch được chia sẻ bởi các thành viên khác hoặc nhóm khác với những sự kiện được tạo ra bởi các thành viên khác hoặc nhóm khác có biểu tượng

1.1 Chia sẻ lịch chung với các thành viên khác

Để chia sẻ lịch làm việc, bạn truy cập mục “Calendars” và click chọn mục “Calendar” để cài đặt shia sẻ

Bạn chọn thẻ “Sharing “, nhập tên thành viên cần chia sẻ và đặt quyền truy cập tại cột “Access ” với phân quyền:
– Read – Only: chỉ đọc không thay đổi nội dung.
– Full: xem và được điều chỉnh nội dung.

Chia sẻ với Group mail (Nhóm mail): Bạn có thể chia sẻ với các group mail  trong tên miền của mình.

1.2 Chia sẻ từng sự kiện trong lịch:

Bạn có thể chia sẻ từng sự kiện trong lịch của mình với các thành viên hoặc các email ngoài tên miền theo hình thức gửi mail thông báo sự kiện, bạn thực hiện như sau:
– Click chọn vào sự kiện cần chia sẻ

Tại cột “Add Attendee”, bạn nhập tên email cần chia sẻ (có thể gửi các email ngoài tên miền ).

2. Chia sẻ Danh bạ (Contacts)

Trong danh mục “Danh bạ (Contacts)” được chia làm 2 loại:

Contacts: Danh bạ cá nhân

Global Address List: Danh bạ tất cả thành viên sử dụng email theo tên miền trong tổ chức

2.1 Chia sẻ Danh bạ với thành viên khác

Để chia sẻ dữ liệu với thành viên khác, bạn cần thực hiện cấu hình cho phép truy cập mục “Danh bạ” muốn chia sẻ.

Thêm thành viên muốn chia sẻ và đặt quyền truy cập dữ liệu

Hoặc thêm quyền truy cập cho Group mail

3. Chia sẻ thư mục Email (Email Folder)

Bước 1: Đặt quyền chia sẻ cho thư mục

Thêm thành viên trong miền cần chia sẻ

Hoặc thêm Group mail trong miền cần chia sẻ

Bước 2: Thành viên được chia sẻ thực hiện đồng bộ thư mục email để nhận dữ liệu

Trên giao diện Webmail của thành viên được chia sẻ thư mục, bạn chọn “Email” và thực hiện đồng bộ để nhận dữ liệu được chia sẻ ở bước 1.

4. Chia sẻ Ghi chú (Notes)

Dữ liệu Notes được chia làm 2 loại:

– Notes của tôi: Thư mục email được tạo ra bởi người dùng và có biểu tượng

– Notes được chia sẻ :  chia sẻ bởi các thành viên khác hoặc nhóm khác với những sự kiện được tạo ra bởi các thành viên khác hoặc nhóm khác có biểu tượng

Bạn có thể thực hiện chia sẻ dữ liệu Notes của mình với các thành viên khác bằng cách thực hiện 2 bước như sau

Bước 1: Đặt quyền chia sẻ cho Notes

Bạn có thể chia sẻ từng sự kiện trong lịch của mình với các thành viên hoặc các email ngoài tên miền theo hình thức gửi mail thông báo sự kiện, bạn thực hiện như sau:
– Click chọn vào sự kiện cần chia sẻ

Bước 2: Thành viên được chia sẻ thực hiện đồng bộ dữ liệu Notes được chia sẻ

Trên giao diện Webmail của thành viên được chia sẻ thư mục, bạn chọn “Notes” và thực hiện đồng bộ để nhận dữ liệu được chia sẻ ở bước 1.