Chữ ký số là gì? Tất cả những điều doanh nghiệp cần biết

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, làm thế nào để doanh nghiệp có thể xác thực danh tính và đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật của các tài liệu, giao dịch trên môi trường trực tuyến? Chữ ký số chính là câu trả lời toàn diện và an toàn nhất. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp, cơ quan đoàn thể đã sử dụng phổ biến các loại chữ ký số để thực hiện các giao dịch điện tử. Đặc biệt trong số đó phải để kế chữ ký số HSM với tính năng ưu việt, mang lại sự tiện lợi cao cho doanh nghiệp.

Vậy hãy cùng Mắt Bão tìm hiểu chữ ký số HSM là gì và nguyên lý hoạt động của dạng chữ ký này như thế nào nhé!

Bài viết liên quan: 

• Hướng dẫn ký chữ ký số vào file hợp đồng, bản khai với phần mềm Foxit Reader
• Tạo sự chuyên nghiệp bằng email doanh nghiệp – bạn đã biết chưa?
• Tổng hợp template mẫu chữ ký email chuyên nghiệp

Chữ ký số là gì? Phân biệt với chữ ký điện tử

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người nhận có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được hai điều quan trọng:

• Xác thực danh tính: Việc biến đổi trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa. Điều này đảm bảo chỉ người sở hữu khóa bí mật (chủ nhân chữ ký số) mới có thể tạo ra chữ ký.
• Đảm bảo toàn vẹn: Sự toàn vẹn của nội dung thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nói trên. Bất kỳ thay đổi nào trên tài liệu sau khi ký đều sẽ bị phát hiện.

Nói một cách đơn giản, nếu chữ ký điện tử là một khái niệm rộng (bao gồm hình ảnh chữ ký scan, chữ ký email…), thì chữ ký số là dạng chữ ký điện tử an toàn và có tính pháp lý cao nhất, được pháp luật Việt Nam công nhận.

4 ứng dụng quan trọng nhất của Chữ ký số với doanh nghiệp

Chữ ký số đã trở thành một công cụ không thể thiếu, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành, tiết kiệm chi phí và đảm bảo an toàn pháp lý trong các giao dịch điện tử.

Kê khai và nộp thuế điện tử – Bắt buộc đối với các doanh nghiệp

Đây là ứng dụng phổ biến và gần như là yêu cầu bắt buộc của Cơ quan Thuế. Mọi doanh nghiệp đều phải sử dụng chữ ký số để thực hiện các nghiệp vụ như: kê khai thuế GTGT, thuế TNDN, thuế môn bài, và nộp tiền thuế trực tuyến qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Việc này giúp tiết kiệm thời gian đi lại, giảm thiểu sai sót và đảm bảo dữ liệu được gửi đến cơ quan thuế một cách nhanh chóng, an toàn.

Giao dịch Hải quan và BHXH điện tử – Đơn giản hóa thủ tục hành chính

Tương tự như thuế, các thủ tục liên quan đến hải quan (thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu) và Bảo hiểm xã hội (khai báo tăng giảm lao động, báo cáo tình hình sử dụng lao động) đều được thực hiện trên môi trường điện tử. Chữ ký số đóng vai trò xác thực danh tính của doanh nghiệp khi nộp hồ sơ, giúp quá trình xử lý diễn ra minh bạch, nhanh gọn và thuận tiện hơn rất nhiều so với thủ tục giấy tờ truyền thống.

Ký kết hợp đồng điện tử – Có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy

Với chữ ký số, doanh nghiệp có thể ký kết hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế, thỏa thuận thương mại… hoàn toàn trực tuyến. Hợp đồng điện tử được ký bằng chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy, được pháp luật thừa nhận. Giải pháp này giúp phá vỡ mọi khoảng cách địa lý, tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và rút ngắn thời gian ký kết từ vài ngày xuống chỉ còn vài phút.

Giao dịch ngân hàng, chứng khoán trực tuyến – Tăng cường bảo mật

Trong lĩnh vực tài chính, bảo mật là yếu tố sống còn. Chữ ký số được sử dụng như một lớp xác thực bảo mật cao cấp cho các giao dịch chuyển tiền, ủy nhiệm chi, sao kê tài khoản trực tuyến của doanh nghiệp. Tương tự, trong giao dịch chứng khoán, chữ ký số giúp xác thực các lệnh mua/bán, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài sản của nhà đầu tư.

Hướng dẫn lựa chọn nhà cung cấp Chữ ký số uy tín

Việc lựa chọn đúng nhà cung cấp chữ ký số là vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự ổn định và an toàn trong các giao dịch của doanh nghiệp. Dưới đây là bảng so sánh một số nhà cung cấp lớn và các tiêu chí cần xem xét.

chữ ký số HSM với tính năng ưu việt mang lại sự tiện lợi cho doanh nghiệp

1. Xu hướng sử dụng chữ ký số HSM hiện nay

Thời gian vừa qua, Ban Cơ yếu Chính phủ đã triển khai công tác phối hợp với các bộ, ngành và các địa phương hoàn thiện thể chế và cải cách hành chính. Theo bác cáo, đến nay đã có hơn 1.400 tài khoản đăng ký, hơn 4.000 hồ sơ được xử lý và hơn 50.000 chứng thư số được cấp thông qua hệ thống thông tin quản lý trực tiếp.

Trong đó, có 73,4% các bộ, ngành địa phương ban hành thể chế ứng dụng chữ kỹ số chuyên dùng Chính phủ. Đặc biệt, có đến 48,3% cơ quan ban hành chế tài gia tăng sử dụng chữ ký số chuyên dùng và tại một số địa phương đã lập ra một số biện pháp quyết liệt để thúc đẩy chỉ đạo, điều hành.

Đến thời điểm hiện tại, Ban Cơ yếu Chính phủ đảm bảo rằng đã cung cấp trên 600.000 chứng thư số cho các bộ phận và địa phương. Trong đó, về cơ quan Đảng đã cung cấp và áp dụng 100% chứng thư số cấp tỉnh, hơn 4.400 chứng thư số cho cấp huyện và hơn 10.900 chứng thư số cho cấp xã.

Nhiều cơ quan có xu hướng chuyển sang sử dụng văn bản điện tử có chữ ký số

Với tiến độ như vậy, Ban Chính phủ đã triển khai hơn 60.000 thiết bị sim PKI ký số, mỗi ngày có hơn 8.000 lượt ký số trên thiết bị di động được các cơ quan thực hiện. Và tần suất trao đổi qua văn bản điện tử có chữ ký số đã đạt tỷ lệ cao, từ 66,4% (2019) lên đến 90,9% (2021).

Do đó, ta có thể thấy rằng xu hướng sử dụng chữ ký số không chỉ trong các cơ quan Chính phủ, Đảng và Nhà nước mà các doanh nghiệp, công ty khác cũng đã dần chuyển sang sử dụng văn bản điện tử có chữ ký số để trao đổi.

2. Cách hoạt động của chữ ký số HSM

Chữ ký số HSM là viết tắt của cụm từ Hardware Security Module, đây là một thiết bị phần cứng dùng để thực hiện chức năng bảo vệ, quản lý và lưu trữ các cặp khóa điện tử. Đồng thời, chữ ký HSM cũng giúp nâng cao tốc độ xác thực và mã hoá dữ liệu.

Chữ ký số của HSM được tạo ra nhằm mang đến những tiện lợi cho các công việc của doanh nghiệp. Ví dụ như, trước đây khi tiến hành giao dịch, trao đổi ký kết hợp đồng,… các cá nhân/doanh nghiệp đều bắt buộc có chữ ký tay, phải có xác nhận chữ ký hoặc đóng dấu. Việc này thường mất khá nhiều thời gian và nhiều công đoạn thực hiện.

Theo lý thuyết, cách hoạt động của chữ ký số HSM cũng tương đương như chữ ký số USB Token. Để sử dụng dạng chữ ký này, bạn cần phải tháo tác trên thiết bị phần cứng HSM có chứa 2 cặp khoá công khai và bí mật để xác nhận danh tính người dùng. Dữ liệu mã hoá trong phần cứng HSM sẽ được bảo mật an toàn tuyệt đối và sẽ không thể nhân bản, sao chép hoặc bị làm giả được.

Dữ liệu mã hoá trong phần cứng HSM sẽ được bảo mật an toàn tuyệt đối

Với chữ ký số USB Token được sử dụng theo hình thức Offline, khi đó, bạn phải cắm USB Token vào máy tính mới có thể thực hiện được quá trình lấy chữ ký số. Trong khi đó, với chữ ký số HSM lại linh hoạt hơn rất nhiều khi tính năng này có thể thực hiện được ở hình thức trực tuyến.

Người dùng sẽ cần phải đăng ký và tạo một tài khoản tương tự với các tài khoản mạng xã hội khác, sau đó thực hiện lấy chữ ký số Online qua Internet một cách đơn giản.

Với tính năng linh hoạt và ưu việt này, các cá nhân/doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng chữ ký số HSM mọi lúc mọi nơi và có thể hoàn thiện các bản giao dịch, hợp đồng một cách nhanh chóng, tiện lợi.

3. Đối tượng nên sử dụng chữ ký số HSM

Chữ ký số HSM có nhiều đặc tính hữu ích, tính ứng dụng cao, đáp ứng được nhu cầu chữ ký của nhiều doanh nghiệp và đảm bảo đúng quy định của pháp luật. Những đối tượng nên sử dụng chữ ký số của HSM để công việc kinh doanh và công việc ngoại giao trở nên tốt đẹp và thuận lợi hơn bao gồm:

• Các doanh nghiệp/ cơ quan/ tổ chức có nhu cầu về việc sử dụng chữ ký số liên tục. Họ cần ký tự động nhiều bản hợp đồng hoặc phân quyền ký số cho các chức vụ phù hợp (có thể dùng chung 1 chứng thư số của doanh nghiệp/cơ quan đó)
• Phù hợp hơn các cơ quan/ doanh nghiệp quy mô lớn, cơ sở hạ tầng hiện đại, đủ để cài đặt chữ ký số HSM.

Sử dụng chữ ký số của HSM để giúp công việc kinh doanh trở nên thuận lợi hơn

Về tính ứng dụng, chữ ký số HSM được sử dụng để thực hiện ký số hầu hết các giao dịch, văn bản điện tử như: hoá đơn điện tử, kê thai thuế trực tuyến, khai hải quan, hồ sơ bệnh án online, Internet Banking, mua hàng trực tuyến,…..

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã và đang có nhu cầu về việc sử dụng chữ ký số. Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào mức độ sử dụng, quy mô hoạt động của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức sẽ có sự lựa chọn các loại chữ ký số khác nhau.

Để đánh giá khách quan hơn, chữ ký USB Token vẫn là chữ ký số truyền thống và được nhiều người biết đến nhất. Tuy nhiên, chữ ký số HSM lại có những điểm mạnh hơn về tốc độ, khả năng chữ ký số tập trung và có thể thực hiện trực tuyến ở bất cứ đâu. Vì thế, chữ ký số của HSM vẫn nhận được nhiều đánh giá tốt về sự tiện dụng, tính bảo mật cao hơn.

Chữ ký số HSM có điểm mạnh hơn về tốc độ và khả năng chữ ký số tập trung

Mắt Bão hy vọng rằng bài viết này đã mang đến cho các bạn những thông tin hữu ích về chữ ký số HSM và giúp bạn có góc nhìn chuyên sâu hơn về dạng chữ ký này. Nếu bạn còn thắc mắc cần giải đáp hoặc tư vấn về chữ ký số thì hãy liên hệ với chúng tôi.

Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Chữ ký số có giá trị pháp lý không?

Có. Theo quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ, văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (được Bộ TTTT cấp phép) có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy được ký tay và đóng dấu.

Thời hạn sử dụng của chữ ký số là bao lâu?

Chữ ký số thường được cung cấp theo các gói dịch vụ có thời hạn 1 năm, 2 năm, 3 năm hoặc 4 năm. Khi hết hạn, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục gia hạn với nhà cung cấp để tiếp tục sử dụng.

Kết bài

Chữ ký số không còn là một lựa chọn mà đã trở thành công cụ thiết yếu, mang lại sự an toàn pháp lý, tăng cường bảo mật và nâng cao hiệu quả vận hành cho mọi doanh nghiệp trong kỷ nguyên số. Việc đầu tư vào một dịch vụ chữ ký số đáng tin cậy chính là bước đi chiến lược để doanh nghiệp phát triển bền vững và an toàn trên môi trường trực tuyến.

Nếu cần thêm tư vấn về các dịch vụ TÊN MIỀN – HOSTING – EMAIL DOANH NGHIỆP – đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi theo thông tin: 

TƯ VẤN MIỀN NAM:  028 3622 9999

TƯ VẤN MIỀN BẮC: 024 35 123456

Hoặc liên hệ theo đường link: https://www.matbao.net/lien-he.html