Hướng dẫn sử dụng Webmail – Email Pro v4

WebMail là gì?

WebMail là ứng dụng quản lý gửi, nhận email trực tuyến chạy trên nền tảng website và có thể sử dụng trên nhiều loại thiết bị.

Ngoài khả năng truy cập máy chủ email, chúng cũng cho phép người dùng làm việc trực tiếp với email như đọc, gửi và nhận thư. Cùng Mắt Bão tìm hiểu các tính năng nổi bật mà WebMail mang lại là gì nhé!

Việc sử dụng WebMail cũng khá đơn giản với đầy đủ các chức năng cần thiết. Hầu hết các dịch vụ WebMail đều có chức năng như:

• Soạn Thư: Chức năng này thực hiện công việc soạn thảo email mới. Bao gồm các công cụ hỗ trợ và khả năng đính kèm email, đính kèm file,…
• Inbox/Hộp thư: Thư mục chứa các Email từ người khác gửi đến.
• Send/Thư đã gửi: Chứa các Email bạn đã gửi.
• Draft/Thư nháp: Đây là hộp thư nháp. Draft là nơi bạn muốn lưu lại mail đang soạn thảo. Hoặc khi bạn đang soạn thảo email mà có sự cố như mất mạng hay cúp điện thì email sẽ tự động được lưu vào đây.
• Trash/Thùng rác: Chứa các Email bạn đã xóa. Lưu ý: Nếu bạn xóa Email 1 lần nữa ở thùng rác, dữ liệu này sẽ không thể khôi phục.
• Spam: Hộp thư này sẽ lưu trữ các Email mà hệ thống đánh giá là không an toàn/Spam,… Hoặc bạn cũng có thể chủ động di chuyển các thư SPAM vào đây.

Sau khi đã nắm được những thông tin cơ bản về WebMail, bạn có thể tự mình trải nghiệm dịch vụ này.

Các tính năng ở phần Thiết lập trên Webmail

Dưới đây là 1 số tính năng ở phần thiết lập trên Webmail, Mắt Bão sẽ hướng dẫn bạn sử dụng:

Sở thích

Tại đây, bạn có thể tuỳ chỉnh các chức năng tổng quan về Giao diện, múi giờ, ngôn ngữ, font chữ, viết thư, đọc thư,…

Các thư mục

Thư mục giúp bạn sắp xếp các Email trở nên ngăn nắp, và dễ tìm kiếm khi cần.

Để tạo mới 1 thư mục, bạn đi đến Thiết lập > Các thư mục > Tạo thư mục mới:

Các nhận diện

Ở đây, có 2 phần thiết lập chính đó là: Tên hiển thị và Chữ ký.

Để thiết lập chữ ký trên Webmail có 2 cách:

1. Enable Signature Builder

Chọn các mẫu chữ ký sẵn có trên Webmail, sau đó bạn chỉ cần chỉnh lại một số thông tin như: Logo, tên, địa chỉ, số điện thoại, màu sắc,…

2. Sử dụng chữ ký HTML – tuỳ chỉnh:

Bạn cũng có thể tự thiết kế mẫu chữ ký theo ý muốn của mình tại đây, hoặc soạn thảo ở file Word, sau đó coppy và dán mã HTML vào đây:

Các phản hồi

Chức năng này dùng để lưu lại các mẫu Email dạng HTML mà bạn soạn thảo sẵn.

Thường dùng để lưu các mẫu trả lời tự động, hoặc các Email có nội dung tương tự nhau mà bạn thường xuyên gửi,…

Bộ lọc

Đây là tính năng khá quan trọng và hữu ích, giúp bạn tạo những “Quy tắc“ để xử lý thư.

Ví dụ: Di chuyển Email của đối tác vào 1 thư mục đã tạo sẵn, Di chuyển Email Spam vào thư mục Thư rác, từ chối nhận thư với tiêu đề hoặc nội dung đã đặt ra,…

Để tạo 1 Quy tắc mới cho bộ lọc, bạn hãy vào Thiết lập > Bộ lọc > managesieve > Tạo:

1. Tên bộ lọc: Dùng để đặt tên – mô tả chức năng bộ lọc để tránh nhầm lẫn với bộ lọc khác, và dễ tìm kiếm.
2. Filter enabled: Tắt/bật bộ lọc này.
3. Phạm vi: Phạm vi áp dụng.
4. Rules: Các quy tắc, khi khớp với quy tắc thì bộ lọc sẽ hoạt động theo hành động bên dưới.
5. Actions: Các hành động xử lý thư khi thoả với quy tắc đặt ra.

Out of Office

Chức năng trả lời tự động, rất hữu ích khi bạn đang không trực tuyến, hoặc không có thời gian để trả lời thư.

Bạn có thể soạn thảo: Tiêu đề, nội dung, thời gian,… cho thư trả lời tự động.

Forwarding / Chuyển tiếp Email

Bạn có thể cấu hình tự động Forward Email/Chuyển tiếp Email tới 1 Email khác.

Có 2 tuỳ chọn Forward:

1. Send coppy to: Lưu 1 bản Email ở hộp thư đến, và chuyển tiếp Email đó đến Email chỉ định.
2. Redirect to: Không lưu Email ở hộp thư đến, chuyển hướng hẳn Email đó đến Email chỉ định.

Mật khẩu

Để đổi mật khẩu cho Email, bạn hãy truy cập Thiết lập > Mật khẩu > Sau đó điền mật khẩu mới và xác nhận lại mật khẩu 1 lần nữa > Lưu.

Lưu ý: Bạn cần nhập mật khẩu có độ khó cao thì hệ thống mới cho phép thay đổi mật khẩu. Mật khẩu có thể bao gồm ký tự viết hoa, ký tự viết thường, ký tự số, và ký tự đặc biệt.

Two-factor Authentication / Xác thực 2 lớp

Tính năng xác thực 2 lớp giúp bạn bảo mật tài khoản hơn, tránh các kẻ xấu dò mật khẩu bằng phần mềm tự động.

Bạn hãy truy cập Thiết lập > Two-factor Authentication > Enable (Trước khi bật xác thực bạn phải nhập mật khẩu hiện tại của Email).

Tại đây, bạn có thể sử dụng 1 trong 2 phương thức xác minh 2 lớp là:

1. Ứng dụng trên điện thoại di động:

Bạn có thể sử dụng 1 trong các ứng dụng sau: 2FA Authenticator, Microsoft Authenticator, Google Authenticator.

Mở ứng dụng xác thực trên di động > mã QR > Quét mã QR xuất hiện trên Webmail > Bước sau > Điền 6 chữ số xác thực trên App điện thoại > Lưu.

2. Sử dụng 1 Email khác để nhận mã xác minh:

Nhập Email để nhận mã xác minh > Bước sau > Điền mã xác minh nhận được ở Email chỉ định > Lưu.

PGP Keys

PGP là viết tắt của Pretty Good Privacy, một chương trình bảo mật cho phép người dùng giao tiếp an toàn bằng cách giải mã và mã hóa tin nhắn, xác thực tin nhắn thông qua chữ ký số và mã hóa tệp. Đây là một trong những dạng phần mềm mã hóa khóa công khai miễn phí đầu tiên.

Video hướng dẫn

“Hiện tại bài viết này chưa có Video hướng dẫn, rất xin lỗi vì sự bất tiện này. Chúng tôi sẽ cập nhật Video hướng dẫn cho bài viết này sớm nhất.”

Chúc các bạn thao tác thành công!!!