Microsoft Teams – Cộng tác với người dùng bên ngoài tổ chức

Chỉ với 8 phút bạn sẽ có thể Cộng tác với người dùng bên ngoài tổ chức.

Cộng tác và trao đổi thông tin với khách hàng là một trong những hoạt động không thể thiếu trong mô hình kinh doanh. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, mỗi tổ chức hay doanh nghiệp đều có sự lựa chọn cho mình một phần mềm ứng dụng để từ đó nâng cao hiệu quả công việc. Việc cộng tác và trao đổi với khách hàng và đối tác diễn ra dễ dàng và thuận tiện không chỉ mang lại hiệu quả công việc của tổ chức mà còn mang đến những cơ hội tìm kiếm những khách hàng tiềm năng. Bạn có thể lựa chọn các ứng dụng phổ biến hiện nay như Microsoft Teams, Zalo, Messenger, Hangout, Telegram…

Với những ứng dụng miễn phí luôn mang tính cá nhân hóa và chỉ thích hợp với người dùng cá nhân. Bạn đang phân vân cách quản lý, nhận diện thương hiệu và cả việc tạo niềm tin cho các khách hàng của mình qua các ứng dụng?

Microsoft Teams đáp ứng được nhu cầu doanh nghiệp hóa phương tiện cộng tác và trao đổi với khách hàng mà bạn đang mong muốn, qua thông tin tổ chức trên Microsoft Teams, tên địa chỉ mail với tên miền của tổ chức bạn,…Ngoài ra với Microsoft Teams bạn có thể tối ưu hóa cộng tác với người dùng bên ngoài tổ chức với những tính năng như:

• Trò chuyện (Chat): Trò chuyện trao đổi những thông tin thông thường, những trường hợp cần xử lý gấp.
• Nhóm (Teams): Chúng ta có thể xây dự mô hình hoạt động các phòng ban công ty từ offine lên online qua các nhóm để cùng cộng tác chia sẻ với nhau.
• Gọi (Call/Video Call): Gọi trao đổi thông tin giữa các người dùng.
• Họp trực tuyến (Meeting Online): Tạo các cuộc họp trực tuyến, không hạn chế không gian và thời gian bạn tham gia, người dùng có thể trao đổi với nhau mọi lúc mọi nơi.
• Sự kiện trực tuyến (Live Events): Tạo các sự kiến trực tuyến, và địa điểm, khách mời và diễn giả có thể theo dõi mọi lúc mọi nơi.
• Lập kế hoạch (Planner ): Lên các kế hoạch dự án, checklist cộng việc, tiến độ hoàn thành,…

Và rất nhiều tính năng cần bạn khám phá… Microsoft Teams là một lựa chọn thích hợp để đồng hành cùng tổ chức của bạn, mang đến những lợi ích và sự tiện lợi cho mọi hoạt động.

Đến với bài viết này bạn sẽ tìm hiểu cách thức cộng tác với người dùng bên ngoài tổ chức trên Microsoft Teams và những mẹo khi gửi lời mời cộng tác.

Khi mời cộng tác với người dùng bên ngoài tổ chức trong Microsoft Teams, có thể bạn có nhiều nhu cầu khác nhau từ nói chuyện thông thường, trao đổi thông tin hay quản lý và vận hành dự án,… Với chúng tôi việc công tác được chia thành hai mục đích chính là: Trò chuyện và Quản lý dự án.

Trò chuyện với người dùng Microsoft Teams bên ngoài tổ chức

Nhu cầu trò chuyện thông thường, hay “tám” với một ai đó không thuộc tổ chức. Nếu đang sử dụng Microsoft Teams bạn hoàn toàn có thể trò chuyện dễ dàng ngay trên mục Trò chuyện (Chat).

Nếu người mà bạn muốn trò chuyện là người đang sử dụng Teams:

• Người dùng sử dụng Microsoft Teams dành cho doanh nghiệp: Có thể trò chuyện theo hình thức 1:1, nhưng không thể tạo một cuộc trò chuyện trên 2 người với người dùng bên ngoài tổ chức trên mục này.
• Người dùng sử dụng Microsoft Teams dành cho cá nhân (Personal – miễn phí): Không thể trò chuyện với người dùng này tại mục Trò chuyện (Chat).

Chọn mục Trò chuyện (Chat) => Nhấn vào icon => Nhập Tên địa chỉ email của người dùng bên ngoài tổ chức cần trò chuyện.

Quản lý một dự án với người dùng Microsoft Teams bên ngoài tổ chức

Để quản lý và vận hành một dự án trên Microsoft Teams, trước hết hãy cùng tổ chức tập trung trên một Nhóm (Teams) và mời khách hàng và đối tác của bạn đồng hành và trao đổi với nhau.

Với chúng tôi, mỗi khách hàng hay mỗi dự án, chúng tôi tạo một Nhóm để cộng tác và làm việc, bạn có thể tìm hiểu thêm về cách tạo Nhóm và cách hoạt động của Nhóm qua bài viết Nhóm là gì?

Mời người dùng Microsoft Teams bên ngoài tổ chức vào một nhóm: Chọn mục Nhóm (Teams) => Nhấn vào icon … => Chọn Thêm thành viên

Nhập Tên địa chỉ email của người dùng bên ngoài tổ chức cần trò chuyện => Nhấn nút Thêm.

Một số mẹo khi Cộng tác với người dùng bên ngoài tổ chức

a. Đối tác chưa có tài khoản Microsoft Teams thì mời cộng tác như thế nào?

Với sự đa dạng của các ứng dụng trao đổi của các khách hàng và đối tác, nếu họ chưa lựa chọn Microsoft Teams là ứng dụng của mình và chưa có tài khoản Microsoft Teams. Nhưng chắc chắn là họ có sử dụng dịch vụ email ở một nhà cung cấp nào đó.

Bạn có thể nhập thông tin địa chỉ mail bất kỳ (Gmail, Yahoo,..) của người dùng để mời họ tham dự cộng tác vào Nhóm. Người được mời sẽ nhận được một email mời tham gia từ Microsoft và có thể tạo tài khoản Microsoft Teams trực tiếp từ email của họ. Bạn có thể tham khảo bài viết Tạo tài khoản trực tiếp từ email bất kỳ.

b. Nếu như muốn cộng tác với người dùng bên ngoài tổ chức nhưng họ chưa thuộc một Nhóm hay một dự án

Với người dùng bên ngoài tổ chức nhưng họ chưa thuộc một Nhóm hay một dự án, nhưng họ là những khách hàng tiềm năng hay dự án của họ chưa bắt đầu nhưng mong muốn tham gia để kiểm tra và làm quen các tính năng trên Microsoft Teams.
Theo như chúng tôi nếu như cá nhân này chưa thuộc bất kỳ một Nhóm nào có sẵn trong tổ chức của chúng tôi. Chúng tôi đã tạo riêng một Nhóm đặc biệt mang tên Người dùng khách và mời những khách cộng tác này.

Tùy theo trường hợp của tổ chức của bạn, bạn có thể đặt một tên nào đó cho nhóm đặc biệt này. Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng Nhóm là như một nơi chia sẻ các thông tin marketing, khuyến mãi, cập nhật mới,… Từ đó có thể thu hút các khách hàng tiềm năng được bạn mời vào nhóm.

Các bài viết liên quan: