Cách Thu Hồi Email Đã Gửi Trong Gmail Và Outlook

Mắt Bão 13/08/2021

 

Khi gửi Email cho bạn bè hay khách hàng thường không tránh khỏi sai sót trong nội dung và tiêu đề. Trong bài viết này, Mắt Bão sẽ hướng dẫn cho các bạn cách thu hồi Email đã gửi qua Gmail và Outlook trên điện thoại và máy tính một cách dễ dàng.

Cách thu hồi Email đã gửi trên Gmail như thế nào?

Bạn đang lo lắng khi vừa bấm nút gửi một Email có nhiều sai sót bằng Gmail và đang bối rối không biết cách thu hồi Email đã gửi lại như thế nào?

Bạn yên tâm vì Gmail đã tích hợp tính năng Undo Send – lấy lại thư đã gửi vô cùng hữu ích nếu bạn phát hiện nội dung email còn thiếu hay có sai sót nào đó.

Tính năng thu hồi Email đã gửi này sẽ cứu nguy cho hàng ngàn trường hợp, đặc biệt là khi bạn có những giao dịch quan trọng với khách hàng, đối tác.

Để sử dụng tính năng này, bạn cần kích hoạt tính năng Undo Send trong Gmail hay còn được gọi là hoàn tác gửi. Các bước làm này được tiến hành như sau:

  • Bước 1: Trước tiên, bạn cần mở cửa sổ Gmail trên màn hình máy tính.
  • Bước 2: Cách bật chức năng Hoàn tác gửi (Undo Send). Trong Gmail, trên cùng bên phải, nhấp vào tượng trưng hình bánh răng (Cài đặt).
  • Bước 3: Nhấp vào “Chung”. Các bạn sẽ nhìn thấy “Hoàn tác Gửi”, chọn thời gian bạn có thể hủy, xóa Email. Chỉ có các lựa chọn là 5, 10, 20 và 30 giây (Chọn 30 giây là tốt nhất nhé).
  • Bước 4: Hãy nhấp vào nút “Lưu thay đổi” và kích hoạt chức năng Hoàn tác gửi.
  • Bước 5: Sau khi bật Hoàn tác gửi, Email của bạn có thể được thu hồi trong thời gian đã cài đặt và không để lại dấu vết gì ở Email người nhận nữa. Đây là cách thu hồi Email đã gửi khá dễ.

Chúng ta quan sát khi gửi thư, bạn sẽ thấy thông báo Đã gửi thư đi của hệ thống và tùy chọn để Hoàn tác hoặc Xem thư. Nhấp vào Hoàn tác để thu hồi Email đã gửi thế là các bạn đã thực hiện xong cách thu hồi Email đã gửi.

Ứng dụng Gmail được triệu người sử dụng vì sự tiện lợi của chúng

Ứng dụng Gmail được triệu người sử dụng vì sự tiện lợi của chúng.

Sử dụng Dmail để thu hồi Email đã gửi trên Gmail

Mặc dù cách thu hồi Email đã gửi bởi tính năng Undo Send nhanh chóng và hữu dụng tuy nhiên lại tồn tại một nhược điểm đó chính là thời gian tối đa 30 giây sau khi bạn đã ấn gửi quá ngắn.

Chính trong khoảng thời gian này bạn sẽ khó có thể phát hiện được các lỗi sai. Do đó, thay vì cách làm này, bạn có thể tham khảo cách thu hồi bằng Dmail.

Khi bạn đã bắt đầu thêm tiện ích Dmail vào Chrome. Bạn hãy thực hiện việc đặt lịch xóa Email và đừng quên phần xóa Email đã gửi.

Trong trường hợp, bạn muốn xóa Email đã gửi, hãy chọn vào biểu tượng Dmail -> Revoke Email -> OK. Lúc này, nội dung của thư của bạn đã bị xóa hoàn toàn.

Tuy nhiên, bạn cũng cần phải lưu ý nội dung của Email bị mất đi nhưng tên người gửi và phần tiêu đề vẫn còn ở hộp thư đến của người nhận.

Theo đó, khi sử dụng bước làm này, bạn cần cân nhắc khi sử dụng phương pháp thu hồi Email đã gửi lâu trong Gmail bạn nhé!

Cách thu hồi Email đã gửi trong Gmail bằng Dmail

Cách thu hồi Email đã gửi trong Gmail bằng Dmail.

Cách thu hồi Email đã gửi trên Outlook

Đối với những loại Email Outlook, bạn đều có thể tiến hành thu hồi chúng nhanh chóng bởi các thao tác đơn giản và dễ dàng nhất.

Cách thu hồi Email đã gửi trong Outlook

Cách thu hồi Email đã gửi trong Outlook.

Thu hồi Email đã gửi bằng thao tác được cài đặt sẵn

Bước đầu tiên, bạn hãy chọn mục Mail rồi hãy chọn Favorite Folders => Sent Items.

Lúc này, trên màn hình bạn hãy nhìn về khung bên phải. Tại đây sẽ xuất hiện ra những bức thư mà bạn đã gửi. Việc của bạn là chọn lá thư mà bạn đang có ý định thu hồi Email đã gửi tại Outlook để có thể mở chúng lên.

Chưa dừng lại ở đó, bạn hãy nhấn mục Actions ->  Recall This Message.

Trên màn hình sẽ có cửa sổ hiện lên các tùy chọn để bạn có thể thu hồi lá thư đã gửi trước đó.

Kế đến, tại mục “Are you sure you want to”, bạn hãy đánh dấu tùy chọn “Delete unread copies of this message”. Điều này sẽ khiến hệ thống tự động thu hồi thư đã gửi nhầm cho bạn.

Tuy nhiên, đối với cách làm này thì MS Outlook chỉ có khả năng thu hồi lại được các lá thư mà người nhận chưa đọc mà thôi. Chính vì vậy, mà bạn hãy thiết lập cho mình một thông báo trong trường hợp mà thư đã được hay chưa được thu hồi.

Để có thể tiến hành được bước làm này, bạn hãy đánh dấu chọn “Tell me if recall succeeds or fails for each recipient”. Sau đó, nhấn OK để xác nhận bạn nhé!

Huỷ thư

Hủy thư cũng tương tự với các dạng thu hồi Email Outlook. Khi mà bạn đã hoàn thành xong nội dung của lá thư mà bạn gửi, bạn hãy chọn Options rồi chọn Delivery Options là được.

Bước làm tiếp theo là bạn đánh dấu vào Expires After => thời gian huỷ thư. Tiếp đến, bạn chỉ cần chọn xong, nhấn tiếp OK để xác nhận và cuối cùng là nhấn Send để gửi thư đi.

Xóa thư đã gửi

Bạn muốn xoá lá thư đã gửi lầm cho người khác, hay sửa lại nội dung thư đã gửi đi, dù không phải là cách thu hồi Email đã gửi nhưng mà cũng khá ổn.

Bước 1: Bạn cũng mở lá thư đã gửi xong, rồi vào Action => Recall This Message…

Bước 2: Khi cửa sổ hiện ra, tích dấu chọn “Delete unread copies and replace with a new message” để hệ thống thu hồi lại thư trong outlook đã gửi và thay thế bằng lá thư mới.

Hoặc đánh dấu chọn thêm “Tell me if recall succeeds or fail for reach recipient” để nhận thông báo về kết quả thay đổi thư đã gửi đi.

Bước 3: Nhấn OK để kết thúc. Ngay sau đó, cửa sổ soạn thư sẽ hiện ra và bạn viết lại nội dung mới cho lá thư đã gửi đi. Cuối cùng, bấm Send để gửi lại.

Cách thu hồi Email đã gửi trên điện thoại

Bước 1: Vào ứng dụng Gmail trên điện thoại.

Bước 2: Tiếp theo bạn hãy vào soạn và gửi tin nhắn Gmail.

Nhập người gửi và chủ đề nội dung trong Gmail

Nhập người gửi và chủ đề nội dung trong Gmail.

Bước 3: Sau khi gửi sẽ có thông báo đã gửi và hoàn tác, bạn chọn hoàn toác để dừng gửi thư.

Nhấp vào Hoàn tác để thu hồi lại Email đã gửi

Nhấp vào Hoàn tác để thu hồi lại Email đã gửi.

Sau khi chọn hoàn tác ứng dụng sẽ trở về giao diện soạn thư. Bạn có thể chỉnh sửa lại hoặc xóa bỏ thư.

Bài viết trên đã giúp bạn gỡ bỏ mọi khó khăn khi muốn thu hồi Email đã gửi trên Gmail, Outlook và trên điện thoại, máy tính.

Bạn muốn thực hiện việc thu hồi một cách dễ dàng hơn?

Hãy đăng ký Email cho doanh nghiệp tại Mắt Bão. Dịch vụ này có những ưu điểm vượt trội hơn Gmail thông thường như: số lượng Email được gửi ra lớn, có nhiều gói dung lượng Email phù hợp với nhu cầu khách hàng, Email được gửi nhanh đến các Mail server khác,…






Bài viết liên quan