Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách sử dụng và thiết lập cấu hình các tính năng trên giao diện Webmail của dịch vụ Email Pro V3 tại Mắt Bão (nền tảng cPanel Webmail – Roundcube), giúp bạn tùy chỉnh hộp thư theo nhu cầu làm việc.

1. Đăng nhập Webmail và tổng quan giao diện

Truy cập đường dẫn Webmail được Mắt Bão cung cấp khi kích hoạt dịch vụ (dạng https://proXX.emailserver.vn:2096), nhập địa chỉ email và mật khẩu để đăng nhập, sau đó chọn Open để mở hộp thư Roundcube.

Thanh menu bên trái gồm các mục chính:

• Soạn thư: tạo thư mới.
• Thư: xem Hộp thư, Thư nháp, Đã gửi, Thư rác, Thùng rác và Lưu trữ.
• Danh bạ: quản lý sổ địa chỉ liên hệ.
• Calendar: lịch làm việc, tạo sự kiện.
• Thiết lập cấu hình: toàn bộ các tùy chỉnh của hộp thư (được hướng dẫn chi tiết bên dưới).
• Webmail Home: trang quản lý tài khoản email (đổi mật khẩu, trả lời tự động, lọc thư rác, cấu hình thiết bị…).
• Dark mode: bật/tắt giao diện nền tối.
• Thoát: đăng xuất khỏi Webmail.

Để vào phần thiết lập, chọn Thiết lập cấu hình ở thanh menu bên trái. Sau mỗi thay đổi, nhấn nút Lưu để áp dụng.

2. Sở thích

Mục Thiết lập cấu hình > Sở thích chứa các nhóm tùy chọn sau:

2.1. Giao diện người dùng

• Ngôn ngữ: chọn ngôn ngữ hiển thị (ví dụ Vietnamese (Tiếng Việt), English (US)…).
• Múi giờ: để Tự động hoặc chọn múi giờ cụ thể (Việt Nam: GMT +07:00 Asia/Ho_Chi_Minh).
• Định dạng thời gian và Định dạng ngày tháng: ví dụ 07:30, 24/07/2026.
• Ngày tháng đầy đủ: hiển thị ngày giờ đầy đủ thay vì dạng rút gọn.
• Display next list entry after delete/move: tự động mở thư kế tiếp sau khi xóa/di chuyển thư.
• Tải dữ liệu mới (kiểm tra thư mới): tần suất kiểm tra thư mới, từ 1 đến 60 phút hoặc không bao giờ.
• Mở các popup như là các cửa sổ thông thường.

2.2. Trình cảnh hộp thư

• Mark messages as read: thời điểm đánh dấu thư là đã đọc (ngay lập tức, sau 5/10/20/30 giây hoặc không bao giờ).
• Mở rộng các chủ đề thư: không bao giờ, tất cả hoặc chỉ với những thư chưa đọc.
• Số dòng trên trang: số thư hiển thị trên mỗi trang danh sách.
• Kiểm tra thư mới trong tất cả thư mục: kiểm tra thư mới cả ở các thư mục con, không chỉ Hộp thư.

2.3. Đang hiển thị thư

• Mở thư trong khung mới: mở thư ở cửa sổ riêng.
• Hiển thị địa chỉ email kèm theo tên: hiện đầy đủ địa chỉ email của người gửi.
• Hiển thị HTML: hiển thị thư ở định dạng HTML.
• Allow remote resources (images, styles): cho phép tải hình ảnh/định dạng từ bên ngoài – không bao giờ, từ danh bạ, từ người gửi tin cậy hoặc luôn luôn. Khuyến nghị để không bao giờ hoặc from my contacts để hạn chế thư theo dõi, lừa đảo.
• Yêu cầu gửi lại biên nhận: cách xử lý khi người gửi yêu cầu xác nhận đã đọc.
• Hiển thị ảnh đính kèm phía dưới thư.
• Tùy chọn tính năng cao hơn > Bộ ký tự mặc định: nên chọn UTF-8 (Unicode) để hiển thị đúng tiếng Việt.

2.4. Đang viết thư

• Soạn thư trong khung mới: mở trình soạn thư ở cửa sổ riêng.
• Soạn thư dạng HTML: không bao giờ, chỉ khi trả lời thư HTML, hoặc luôn luôn.
• Tự động lưu bản nháp: tần suất tự lưu thư đang soạn.
• Luôn luôn yêu cầu biên nhận khi gửi thư và Luôn yêu cầu xác nhận trạng thái thư.
• Đưa các thư phản hồi vào cùng thư mục của thư đang trả lời.
• Khi trả lời: viết nội dung mới bên trên hoặc bên dưới nội dung thư cũ.
• Chuyển tiếp thư: nội tuyến hoặc dạng gửi kèm.
• Phông chữ mặc định của thư HTML và Thao tác mặc định cho nút Trả lời tất cả.
• Tùy chọn chữ ký: tự động thêm chữ ký (luôn luôn, chỉ thư mới, chỉ khi trả lời/chuyển tiếp, không bao giờ), đặt chữ ký dưới thư trích dẫn, bỏ chữ ký cũ khi trả lời.

2.5. Danh bạ

• Sổ địa chỉ mặc định: Các địa chỉ cá nhân hoặc cPanel CardDAV (đồng bộ danh bạ với điện thoại, Outlook…).
• Hiển thị danh sách liên lạc, Cột sắp xếp, Số dòng trên trang, Contact form mode.
• Collected addresses: tự động lưu địa chỉ người nhận vào Collected Recipients và người gửi tin cậy vào Trusted Senders.

2.6. Thư mục đặc biệt

Chỉ định thư mục lưu Thư nháp, Đã gửi, Thư rác, Thùng rác, Lưu trữ (mặc định: Drafts, Sent, spam, Trash, Archive). Mục Chia bộ lưu trữ bởi cho phép tự chia thư mục Lưu trữ theo năm, tháng, người gửi…

2.7. Thiết lập máy chủ

• Đánh dấu thư là đã đọc khi xóa.
• Đánh dấu thư để xóa thay vì xóa liền và Không hiển thị thư đã xóa.
• Trực tiếp xóa các thư rác trong thùng Junk.
• Mark the message as read on archive: đánh dấu đã đọc khi lưu trữ thư.
• Xóa sạch rác khi thoát và Nén gọn hộp thư lại khi thoát.

Lưu ý: thư đã bị xóa hẳn khỏi Thùng rác sẽ không thể khôi phục.

2.8. Encryption

Tùy chọn Use Mailvelope main keyring cho phép dùng khóa mã hóa PGP từ tiện ích Mailvelope trên trình duyệt (cần cài đặt tiện ích Mailvelope trước).

2.9. Calendar

Thiết lập chế độ xem mặc định (Ngày/Tuần/Tháng/Agenda), số khung giờ mỗi giờ, ngày bắt đầu tuần, giờ làm việc, màu sự kiện, nhắc nhở mặc định, lịch mặc định (cPanel CalDAV Calendar), xử lý thư mời họp, danh mục và lịch sinh nhật.

3. Các thư mục

Tại Thiết lập cấu hình > Các thư mục, bạn có thể:

• Nhấn Tạo, nhập Tên thư mục, chọn Thư mục cha rồi nhấn Lưu.
• Bật/tắt công tắc bên cạnh để đăng ký hiển thị thư mục.
• Chọn thư mục và nhấn Xóa hoặc Trống (xóa toàn bộ thư bên trong).

4. Các nhận diện (Identities) và chữ ký

Chọn địa chỉ email trong danh sách để chỉnh sửa:

• Tên hiển thị: tên người nhận sẽ thấy khi bạn gửi thư.
• Tổ chức, Trả lời cho (Reply-To), Người đồng nhận (Bcc tự động).
• Chữ ký: soạn chữ ký thư, có thể chèn hình ảnh/logo bằng trình soạn thảo HTML.

5. Các phản hồi (Thư trả lời mẫu)

Nhấn Tạo, nhập Tên và nội dung mẫu, sau đó nhấn Lưu. Khi soạn thư, chọn Phản hồi trên thanh công cụ để chèn nhanh mẫu đã lưu.

6. Bộ lọc thư

Bộ lọc giúp tự động phân loại, chuyển tiếp hoặc xóa thư đến. Nhấn Tạo và khai báo:

1. Lọc tên: đặt tên bộ lọc; bật Filter enabled.
2. Phạm vi: phù hợp với tất cả quy luật, bất kỳ quy luật nào, hoặc tất cả tin nhắn.
3. Rules: chọn trường (Tiêu đề, Gửi từ, Người nhận, Nội dung…), điều kiện (bao gồm, không bao gồm, bằng với…) và giá trị.
4. Actions: chuyển tin nhắn tới thư mục, sao chép, chuyển tiếp tới địa chỉ khác, trả lời, xóa thư, đánh dấu…
5. Nhấn Lưu.

Ví dụ: Tiêu đề – Bao gồm – “Hóa đơn” → Chuyển tin nhắn tới thư mục “Hóa đơn”.

7. Out of Office (Trả lời tự động)

1. Nhập Tiêu đề và Nội dung thư trả lời tự động.
2. Chọn Start time / End time.
3. Chuyển Trạng thái sang Bật.
4. Tùy chọn nâng cao: địa chỉ gửi trả lời, danh sách địa chỉ của tôi (Fill with all my addresses), Khoảng thời gian trả lời (số ngày), Incoming message action.
5. Nhấn Lưu. Khi quay lại làm việc, chuyển Trạng thái về Tắt.

8. Forwarding (Chuyển tiếp thư tự động)

1. Tại For incoming mails execute the following action, chọn hình thức chuyển tiếp (ví dụ Send copy to – gửi bản sao, thư gốc vẫn được giữ lại) và nhập địa chỉ email nhận.
2. Chuyển Status sang Bật và nhấn Lưu.

9. CardDAV (Đồng bộ danh bạ)

Mục CardDAV hiển thị sổ địa chỉ cPanel CardDAV dùng để đồng bộ danh bạ giữa Webmail và các thiết bị. Bạn có thể Add thêm tài khoản CardDAV, Delete, Rediscover hoặc Resync để đồng bộ lại danh bạ.

10. Webmail Home – Quản lý tài khoản và đổi mật khẩu

Chọn Webmail Home ở thanh menu bên trái để mở trang quản lý tài khoản email. Tại đây có các nhóm tính năng:

• Set up email on your device: gửi cấu hình email tự động cho iPhone/iPad, Android, máy tính…
• Manage Your Inbox: Autoresponders (trả lời tự động), Email Filters (bộ lọc), Forwarders (chuyển tiếp).
• Calendars and Contacts: quản lý, cấu hình và chia sẻ lịch/danh bạ.
• Edit Your Settings: Password & Security (đổi mật khẩu), Contact Information, Two-Factor Authentication (xác thực 2 lớp), Account Preferences.
• Fight Spam: Spam Filters (lọc thư rác).
• Other Webmail Features: Configure Mail Client, Manage Disk Usage (dọn dung lượng), Search Index, Track Delivery (theo dõi gửi thư).

Đổi mật khẩu: chọn Password & Security, nhập New Password và Confirm New Password (thanh Password Strength hiển thị độ mạnh mật khẩu), sau đó nhấn Change Password.

Khuyến nghị: dùng mật khẩu mạnh gồm chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt; bật Two-Factor Authentication để tăng bảo mật. Sau khi đổi mật khẩu, cập nhật lại trên Outlook, điện thoại và các thiết bị đang cấu hình email.

Hỗ trợ

Nếu cần hỗ trợ thêm trong quá trình sử dụng, Quý khách vui lòng liên hệ bộ phận Hỗ trợ kỹ thuật Mắt Bão.

---