Microsoft Teams – Công việc trở nên hiệu quả hơn với Chat

Chỉ với 9 phút bạn sẽ sử dụng Chat (Trò chuyện) hiệu quả hơn.

Bạn có bao giờ tự hỏi: Làm sao để sử dụng Chat (Trò chuyện) trên Microsoft Teams hiệu quả? Hay chỉ đơn giản là một nơi trò chuyện như các ứng dụng bạn vẫn hay sử dụng như: Zalo, Messenger,…

Bạn có dễ dàng chia sẻ và cùng chỉnh sửa các file Word, Excel, PowerPoint,… trực tiếp trên các ứng dụng trên? Nếu như ngoài các tính năng cơ bản trên các ứng dụng Trò chuyện, câu hỏi phía trên là điều bạn đang suy nghĩ và mong muốn, thì Microsoft Teams sẽ là lựa chọn chính xác để đáp ứng cho nhu cầu của bạn.

Để công việc trở nên hiệu quả hơn với Chat, bạn nên sử dụng Chat (Trò chuyện) trong những trường hợp: các vấn đề cần xử lý gấp, các công việc mang tính tạm thời,…

Chat (Trò chuyện) trong Microsoft Teams sẽ đem đến cho bạn những tính năng:

• Trò chuyện: Nhắn tin trao đổi thông tin giữa mọi người, có thể là trò chuyện riêng giữa một người với một người hay một người với một nhóm.
• Gọi (Call/Video Call): Gọi điện trực tiếp và dễ dàng đến mọi người dùng Microsoft Teams.
• Chia sẻ tài liệu: Có thể chia sẻ các tệp lên đến 15GB/1 tệp. Nhiều người cùng chỉnh sửa trên các tệp Word, Excel, PowerPoint,… đã được chia sẻ trực tiếp trên Microsoft Teams.

Ngoài ra còn các tính năng khác như: Khen thưởng các huy hiệu để cổ vũ cho người trò chuyện, Chia sẻ tình hình thời tiết tại nơi bạn sống,… Microsoft Teams là một lựa chọn thích hợp để đồng hành cùng tổ chức của bạn, mang đến những lợi ích và sự tiện lợi cho mọi hoạt động.

Tại bài viết này bạn sẽ tìm hiểu được cách bắt đầu một cuộc trò chuyện mới, sử dụng các tính năng của mục Chat (Trò chuyện) trên Microsoft Teams để làm cuộc trò chuyện của bạn trở nên thú vị và hiệu quả.

Bắt đầu một cuộc trò chuyện

1. Trò chuyện riêng giữa một người với một người

Khi nào bạn nên trò chuyện riêng giữa một người với một người? Có lẽ có nhiều câu trả lời cho câu hỏi này, nhưng theo chúng tôi trong Microsoft Teams bạn nên sử dụng Chat (Trò chuyện) trong những trường hợp: Bạn gặp một vấn đề gấp bạn cần liên hệ ngay với người có thể xử lý được; Bạn muốn nhắn tin trao đổi với một ai đó, về các vấn đề mang tính riêng tư hay chỉ đơn giản là “tám” chuyện với nhau; Bạn muốn trao đổi những công việc mang tính tạm thời, có thể giải quyết nhanh,…

Chọn mục Trò chuyện (Chat) => Nhấn vào  => Nhập Tên địa chỉ email của người dùng cần trò chuyện.

2. Trò chuyện với một nhóm

Bạn nên tạo một nhóm trò chuyện khi: Bạn muốn có góc “tám” mọi thứ mà không bị giới hạn ở công việc hay dự án trên Teams (Nhóm);  Bạn muốn tạo những câu lạc bộ không chính thức trong tổ chức;…

Chọn mục Trò chuyện (Chat) => Nhấn vào  => Nhấn tạo một nhóm trò chuyện => Nhập Tên nhóm và Tên địa chỉ email của những người dùng cần trò chuyện.

Thêm thành viên vào nhóm trò chuyện: Chọn  => Chọn Add people (Thêm người) => Tên địa chỉ email của những người dùng cần trò chuyện => Nhấn Add (Thêm)

Một số tính năng trong Chat (Trò chuyện)

1. Gọi (Call/Video Call)

Khi tài khoản điện thoại của bạn không còn tiền, bạn không biết số điện thoại của đồng nghiệp, nhưng cần gọi để trao đổi? Microsoft Teams sẽ hỗ trợ bạn với nhiều sự lựa chọn: Gọi điện, Gọi điện với hình ảnh (Video Call), Chia sẻ màn hình máy tính.

Giao diện khi Gọi (Call/Video Call)

2. Chia sẻ tài liệu

Bạn mong muốn chia sẻ các tài liệu cho nhau, nhưng tại các ứng dụng miễn phí hiện tại bạn bị giới hạn về dung lượng được tải lên trực tiếp, trước đây bạn phải chia nhỏ tệp của mình, nén thành các tệp .zip, .rar, hay phải tải lên một nơi lưu trữ làm bạn phải mất thời gian tải lên và tải xuống. Với Microsoft Teams, bạn có thể chia sẻ các tệp lên đến 15GB/1 tệp, giúp việc chia sẻ của bạn trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn bao giờ hết.

Các cuộc trò chuyện trong Chat đều mang tính cá nhân và tạm thời, các tài liệu chia sẻ được lưu trữ trong OneDrive cá nhân của từ cá nhân. Nếu tệp được chia sẻ trong một nhóm Chat, nếu người chia sẻ rời khỏi nhóm Chat này, thì các thành viên còn lại sẽ không còn quyền truy cập vào các tệp đã được chia sẻ trước đó nữa.

Bạn có thể tìm hiểu thêm các quản lý các tệp được chia sẻ trên Chat (Trò chuyện) qua bài viết tại ĐÂY.

Chọn icon => Tải lên tệp từ máy tính của bạn hay từ OneDrive.

3. Cùng chỉnh sửa các tệp được chia sẻ

Làm sao để cùng một lúc nhiều người cùng xây dựng và chỉnh sửa một tệp? Tại Microsoft Teams chỉ cần bạn nhấn mở trực tiếp tệp được chia sẻ hay chọn và mở tệp trong tab Files (Tệp) và bắt đầu cùng nhau chỉnh sửa.

Chỉnh sửa tệp trực tiếp trên Microsoft Teams

Trao đổi và trò chuyện với nhau khi đang chỉnh sửa tệp: Chọn Conversation (Hội thoại) để hiện thị khung trò chuyện.

Ghim tệp của bạn thành một tab để tìm kiếm và mở nhanh chóng hơn:

Chọn + để thêm 1 tab => Chọn ứng dụng mà bạn muốn thêm tab (Word, Excel,…)  => Đặt tên tab và chọn tệp => Nhấn Thêm.

Tab Word Test được thêm vào

Một số mẹo để cuộc trò chuyện trở nên thú vị và hiệu quả hơn

1. Tùy chỉnh định dạng cho tin nhắn

Bạn nên sử dụng tính năng này khi trò chuyện trong một nhóm nhiều người, để những tin nhắn của bạn trở lên nổi bật hơn.

Chọn định dạng  bên dưới hộp nơi bạn nhập thông điệp của mình. Trong dạng xem mở rộng này, hãy chọn văn bản bạn muốn định dạng, rồi chọn một tùy chọn như B, I hoặc bạn thành in đậm, nghiêng hoặc gạch dưới văn bản.

Ngoài ra còn có các tùy chọn để tô sáng, kích cỡ phông chữ, danh sách và nhiều hơn nữa. Xem Thêm tùy chọn  để biết các tùy chọn định dạng bổ sung và các nút bên dưới hộp để đính kèm tệp hoặc chèn các nội dung vui vẻ như Emoji.

2. Đặt tùy chọn gửi

Bạn muốn đánh dấu đây là một tin nhắn quan trọng, muốn gây sự chú ý cho người hoặc nhóm đang trò chuyện? Hãy nhấn vào ! và lựa chọn đây là tin nhắn Quan trọng hay Khẩn cấp.

3. Gửi một Emoji, GIF hoặc nhãn dán

Cuộc trò chuyện sẽ trở lên thú vị hơn với các Emoji, GIF hoặc nhãn dán vui nhộn: