Microsoft Teams – Kênh trong nhóm là gì?

Nguyễn Công Thành 11/06/2020 123 lượt xem

 

Kênh có thề là một điều gì đó mang chút bí ẩn với chúng ta. Tất cả chúng ta đều biết kênh truyền hình, kênh trên sóng phát thanh và kênh YouTube, nhưng còn kênh Teams là gì?

Một trong số những cách hiểu về Kênh: Kênh nằm bên trong nhóm, cũng giống như cách các tệp nằm trong thư mục. Kênh là nơi chứa những thông tin chi tiết – là nơi mọi hoạt động các các thành viên trong nhóm diễn ra.

 Nhóm Microsoft Teams và một số kênh sở hữu

Nhóm Microsoft Teams của chúng tôi , có các kênh dành cho những chủ đề chính trong công việc như: Kênh chung, Thiết kế, Nội dung thú vị, Modern Meetings, Nghiên cứu… và hơn thế nữa. Đó là nơi mọi người chia sẻ thông tin, nhận phản hồi về công việc và lập kế hoạch cho các bước đi tiếp theo. Ví dụ: khi nhà nghiên cứu hoàn tất một đề tài, họ sẽ đăng một tin nhắn cùng với kết quả của mình trong kênh Nghiên cứu. Tin nhắn thường sẽ được tô sáng, đi kèm với tệp tóm tắt và liên kết dẫn đến phần thông tin chi tiết của nghiên cứu. Sau đó, mọi người có thể bàn luận về kết quả và ý nghĩa của kết quả này đối với việc phát triền của nhóm. Khi người quản lý chương trình nhận được bản đánh giá chức năng, họ sẽ đăng ghi chú từ bản đánh giá đó cùng các bước tiếp theo trong kênh chức năng. Tất cả mọi người đều có thể nhìn thấy ai cần thực hiện công việc gì và trả lời kèm theo xác nhận rằng họ đang tiến hành công việc đó.

Sau đây là một số thông tin cơ bản và ví dụ thực tiễn tốt nhất mà chúng tôi sử dụng:

1. Mỗi nhóm đều có một Kênh chung

Mỗi nhóm sẽ đi kèm với một kênh theo mặc định: Kênh chung. Kênh này luôn hiển thị đầu tiên trong danh sách các kênh của nhóm và không thể xóa (mỗi nhóm phải có ít nhất một kênh). Bạn có thể sử dụng Kênh chung theo nhiều cách khác nhau.

Trong nhóm Microsoft Teams của chúng tôi, Kênh chung không được sử dụng nhiều. Các cuộc trò chuyện và hoạt động khác trong kênh thường xảy ra tại các kênh mang tính riêng biệt hơn.

Vì vậy, Kênh chung về cơ bản hoạt động như một bản ghi lại về người đã tham gia và rời khỏi tổ chức Teams, bởi người quản trị doanh nghiệp của chúng tôi luôn cập nhật những thông tin đó.

Kênh chung có thể là nơi chính diễn ra các cuộc trò chuyện và thông báo. Cả hai cách sử dụng này đều phù hợp.

2. Hiển thị những kênh mà bạn muốn và ẩn kênh bạn không muốn

Ngoài Kênh chung, các kênh còn lại được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Bạn không thể thay đổi thứ tự này. Để duy trì việc quản lý danh sách kênh, chúng tôi hiển thị các kênh mà mình muốn nhìn thấy nhiều hơn và ẩn các kênh ít quan trọng hơn đối với công việc hàng ngày. Để thực hiện điều này, chọn Xem thêm tùy chọn  bên cạnh một kênh, sau đó chọn Hiển thị hoặc Ẩn.

 

3. Bạn có những cuộc họp định kỳ trong các kênh

Bạn sẽ nói về những dự định của mình cho cuộc họp định kỳ, nhưng đó lại là một trong những phần vui vẻ và hiệu quả nhất trong tuần làm việc của chúng tôi. Tại sao? Trước khi có Teams, thông tin cuộc họp có thể không được sắp xếp một cách có tổ chức: chương trình nghị sự và các tệp liên quan có thể được chia sẻ trong lời mời cuộc họp, cuộc trò chuyện nối tiếp lại có thể diễn ra trong email — hoặc trong nhiều chuỗi email, cùng với nhiều người trò chuyện khác nhau trên mỗi chuỗi — và nếu bạn có nhiệm vụ ghi chép lại, chúc bạn may mắn và có thể việc tìm nơi lưu bản ghi phù hợp để mọi người đều có quyền truy nhập.

Việc đưa những cuộc họp định kỳ của chúng tôi lên các kênh đã thay đổi điều đó. Trong kênh, mọi người có thể theo dõi cuộc họp độc lập trong ngữ cảnh của cuộc trò chuyện mà không bị sao nhãng vì bất kỳ công việc bên lề nào. Lợi ích của cách thức này là gì? Các tệp chia sẻ được lưu trữ trong các kênh, ghi chú và bản ghi chép sau đó được đính kèm với cuộc họp trong kênh, và mọi người đều tìm được các tài liệu này dễ dàng hơn — đối với cả những người tham gia và những người chỉ muốn xem vị trí các tài liệu đó ở đâu. Và không ai cần thực hiện thêm bất kỳ thao tác gì.

  • Tạo một cuộc họp định kỳ trong kênh: Bạn có thể xem chi tiết cách tạo một cuộc họp ở ĐÂY.

 

4. Đặt tên cho các kênh để mọi người có thể phân biệt

Khi nhìn vào danh sách các kênh trong một nhóm, chúng ta chỉ là những kẻ săn bắn và hái lượm theo bản năng. Chúng ta cần có khả năng nhận định nhanh chóng đâu là mục tiêu tìm kiếm. Nếu không thể nhận ra đâu là kênh mà mình muốn tìm kiếm, có lẽ chúng ta sẽ tiếp tục tìm kiếm nó, có thể chúng ta đã lướt qua và bỏ lỡ nó. Khi đặt tên cho kênh, chúng ta sẽ cố gắng sử dụng những cái tên mô tả rõ ràng về chủ đề và nhớ đề cập đến chi tiết nhất có thể để khiến tên chủ đề trở nên khác biệt. Những cái tên đơn giản và trực quan là lựa chọn tốt nhất.

Khi chúng tôi đang tìm kiếm một danh sách các kênh trong một nhóm, chúng tôi đang săn bắt hái lượm đang diễn ra bản năng…
Các tên trực quan, đơn giản là tốt nhất.

Đội ngũ nghiên cứu của chúng tôi đã nhìn thấy những khách hàng có cách bố trí kênh tiêu chuẩn cho các dự án có tính chất tương tự như nhóm khách hàng và nhóm sự kiện. Ví dụ: một số giáo viên muốn các lớp học của họ có cùng một bộ các kênh vì họ tìm ra một cấu trúc có hiệu quả. Hãy xem qua ví dụ này của một lớp học toán lớp bảy, họ có các kênh khác nhau cho từng bài học và chương khác nhau:

5. Đặt ứng dụng trong tab ở phía trên cùng của kênh

Cuộc chiến giành lấy sự chú ý của chúng ta là có thực. Và chúng ta sử dụng nhiều ứng dụng cùng với Teams: OneNote, Excel, PowerBI và những ứng dụng khác. Vào mỗi ngày, chúng ta đều sẽ mở rất nhiều ứng dụng và chuyển đổi qua lại giữa những ứng dụng này.

Một cách nhằm đơn giản hóa việc này là đặt các ứng dụng vào tab ở phía trên cùng của kênh mà chúng ta sử dụng.

Tương tự như cách bạn nghĩ về nhóm được tạo ra bởi các kênh thì kênh được tạo ra bởi các tab. Mỗi kênh đi kèm với một tab bài đăng và một tab tệp . Từ đây, chúng tôi bổ sung thêm nhiều tiện ích khác — như bảng Azure DevOps hay bảng điều khiển PowerBI cho khu vực đó, hoặc sổ làm việc Excel hay OneNote. Bất kỳ điều gì, ứng dụng nào là tài liệu tham khảo quan trọng hoặc thường được những người trong kênh đó sử dụng sẽ là ứng dụng được nhắc đến. Bằng cách như vậy, khi cần xem nhanh một trong những ứng dụng này, chúng ta không cần thoát khỏi một ứng dụng khác. Chúng ta chỉ cần bấm vào tab ở phía trên cùng của kênh và ngay tại đó là nơi chúng ta vừa nói chuyện với đồng nghiệp và vừa làm việc trên tệp cùng nhau. Tab giúp chúng ta nhận được thông tin nhanh chóng ngay tại nơi chúng ta cần, hãy duy trì sự tập trung trong công việc với Teams.

Theo: Microsoft






Bài viết liên quan