Hóa Đơn Điện Tử Là Gì? Vì Sao Doanh Nghiệp Phải Sử Dụng? Cập Nhật Thông Tin Mới

Hóa đơn điện tử là gì? Hóa đơn thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, do người bán lập bằng phương tiện điện tử, ký số, truyền nhận qua hệ thống và lưu trữ điện tử. Trường hợp hóa đơn có mã, dữ liệu được gửi đến cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi người mua.

Từ 01/07/2022, doanh nghiệp, tổ chức, hộ/cá nhân kinh doanh cơ bản phải dùng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021 (trừ trường hợp đặc thù do cơ quan thuế hướng dẫn).

Điểm mới từ 01/06/2025: Chuẩn hóa dữ liệu, quy trình điều chỉnh/thay thế sai sót, quản lý hóa đơn có mã/không mã, yêu cầu kỹ thuật truyền/nhận và ký số, chuẩn dữ liệu từ máy tính tiền, tăng kiểm soát rủi ro.

Doanh nghiệp cần làm ngay: Rà soát phần mềm/mẫu hóa đơn, cập nhật tích hợp API, đào tạo kế toán, chuẩn bị kịch bản điều chỉnh/thay thế, thiết lập quy trình offline/online, kiểm thử UAT trước khi áp dụng.

1. Khái niệm hóa đơn điện tử là gì?

Sau khi bãi bỏ ý kiến bắt buộc doanh nghiệp chuyển sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, nhà nước đã ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP chính phủ khuyến khích doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử.

Do đó, các doanh nghiệp cần hiểu hóa đơn điện tử là gì?

Hoá đơn điện tử là tổng hợp các dữ liệu điện tử về bán hàng, cung ứng dịch vụ, quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử là các hình thức hóa đơn như hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử. 

2. Phân loại hóa đơn điện tử

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (theo tiêu chí được cơ quan thuế chấp thuận, chịu hậu kiểm).
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
• Hóa đơn điều chỉnh/thay thế/hủy bỏ (phục vụ xử lý sai sót).

3. Phạm vi áp dụng

• Áp dụng bắt buộc đối với doanh nghiệp, tổ chức, hộ/cá nhân kinh doanh, trừ trường hợp được cơ quan thuế chấp thuận phương thức khác trong giai đoạn chuyển tiếp/đặc thù.
• Đối tượng không đáp ứng hạ tầng có thể được cơ quan thuế hỗ trợ giải pháp phù hợp theo từng địa phương.

4. Quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Quy định bắt buộc các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử là gì?

Sau khi bãi bỏ bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định 119/2018/NĐ-CP vào ngày 19/10/2020. Sau đó, chính phủ ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP theo 2 giai đoạn chuyển đổi. Nêu rõ vấn đề như sau:

Giai đoạn 1: Từ ngày 19/10/2020 các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn tự in hoặc đặt in, sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã xác thực của cơ quan thuế hay đã mua hóa đơn của cơ quan thuế được tiếp tục sử dụng đến hết 30/6/2022. 

Giai đoạn 2: Kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022”.

5. Điều kiện để doanh nghiệp/tổ chức phát hành hóa đơn điện tử là gì?

Dưới đây là những điều kiện để doanh nghiệp/tổ chức phát hành hóa đơn điện tử:

• Doanh nghiệp tổ chức kinh tế: Đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai quyết toán thuế doanh nghiệp với cơ quan thuế.
• Doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự đủ trình độ: Đội ngũ nhân viên có trình độ hợp phù hợp với yêu cầu tổ chức.
• Doanh nghiệp có cơ sở đường truyền tốt: Chẳng hạn địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu đường truyền tốt.
• Doanh nghiệp có phần mềm bán hàng hóa/dịch vụ tốt: Để kết nối với phần mềm kế toán, có quy trình sao lưu, khôi phục, lưu trữ dữ liệu.
• Doanh nghiệp có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

6. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Những nguyên tắc của hóa đơn điện tử là gì khi chuyển đổi từ đơn điện tử sang đơn giấy?

6.1 Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì?

Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần.

6.2 Điều kiện

• Yêu cầu nội dung của hóa đơn điện tử gốc phải chưa qua chỉnh sửa.
• Ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
• Xác nhận có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

6.3 Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi

Giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử chuyển đổi đảm bảo được các điều kiện sau:

1. Tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn.
2. Ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
3.  Có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

6.4 Ký hiệu riêng

Ký hiệu riêng của hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau:

1. Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc (ghi rõ: “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”).
2. Điền họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi, thời gian thực hiện chuyển đổi.

7. Những điểm mới áp dụng từ 01/06/2025

1.Chuẩn dữ liệu và trường thông tin

Chuẩn hóa thêm các chỉ tiêu: định danh người mua (MST tổ chức/số ĐDCN nếu có), thông tin phương thức thanh toán, tham chiếu hợp đồng/đơn hàng (nếu áp dụng), mã hàng hóa/dịch vụ (mã HS với xuất khẩu), chuẩn định dạng ngày giờ/tiền tệ/seri – số hóa đơn.

• Hệ quả: cập nhật template hiển thị (PDF/print), mapping dữ liệu trong phần mềm.

2. Xử lý sai sót: điều chỉnh và thay thế

• Quy tắc rõ khi nào lập điều chỉnh (âm/dương theo từng dòng) vs thay thế (lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn gốc), bắt buộc tham chiếu số – ký hiệu – ngày hóa đơn gốc.
• Chuẩn hóa thời hạn/kênh truyền dữ liệu điều chỉnh về cơ quan thuế; tăng chi tiết mã lỗi trả về.

3. Quản lý hóa đơn có mã/không mã

• Siết tiêu chí sử dụng hóa đơn không có mã; tăng hậu kiểm, tạm dừng khi rủi ro.
• Quy trình offline: quy định thời hạn gửi bù, chuẩn retry khi kết nối lại; lưu log đầy đủ.

4. Máy tính tiền kết nối dữ liệu

• Chuẩn dữ liệu truyền trực tiếp; yêu cầu hiển thị chi tiết tổng tiền, thuế suất, dòng hàng; mở rộng áp dụng theo lĩnh vực/hộ cá nhân.

5. Ký số và truyền nhận

• Yêu cầu kỹ thuật chữ ký số, chứng thư số, khả năng gắn dấu thời gian trong tình huống cần chống chối bỏ; chuẩn API/endpoint, mã lỗi thống nhất, cơ chế retry và logging.

6. Lưu trữ, tra cứu, bảo quản

• Nhấn mạnh bảo quản tối thiểu 10 năm; đảm bảo khả năng đọc/xác thực lâu dài; chuẩn hóa sao lưu, dự phòng, khôi phục thảm họa.

7. Phòng chống gian lận

• Tăng tiêu chí nhận diện hóa đơn rủi ro; phối hợp dữ liệu liên ngành; chế tài khi vi phạm (tạm dừng sử dụng, xử phạt).

8. Câu hỏi thường gặp

Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử là gì? Hãy cùng tham khảo các câu hỏi thắc mắc phổ biến thường gặp.

8.1 Hóa đơn điện tử được áp dụng với những loại hóa đơn nào?

Hóa đơn điện tử được áp dụng với các loại hóa đơn như:

1. Hóa đơn xuất khẩu.
2. Vé, phiếu thu tiền…
3. Phiếu thu tiền cước vận chuyển.
4. Hóa đơn giá trị gia tăng.
5. Hóa đơn bán hàng.

Quan trọng, các hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

8.2 Người mua có cần ký số vào hóa đơn điện tử hay không?

– Đối với nhóm người mua là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký .

– Đối với nhóm người mua là doanh nghiệp thì kế toán cần sử dụng hóa đơn bán lẻ để kê khai thuế:

Nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua thì trên hóa đơn bán lẻ thì không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua. (theo công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016).

– Đối với hóa đơn mua hàng bao gồm: điện, viễn thông, khách hàng không cần có chữ ký của người mua và dấu của người bán. 

– Ngoài ra, một số trường hợp đặc biệt như bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình. 

8.3 Sau khi nhận hóa đơn điện tử, người mua kê khai thuế như thế nào?

Người mua sau khi nhận được hóa đơn điện tử có thể thực hiện nghiệp vụ kế toán thuế để kê khai như quy trình bình thường với hóa đơn giấy.

Bên cạnh đó, người mua có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ.

Thông qua bài viết trên, Mắt Bão đã cung cấp những thông tin hữu ích về hóa đơn điện tử là gì để giúp các bạn hiểu hơn về quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử. Hy vọng đây sẽ là cơ sở giúp ích cho doanh nghiệp chuyển đổi sang hóa đơn hiện đại này một cách thuận lợi.

8.4 Từ 01/06/2025 có phải đổi mẫu hóa đơn không?

Phần lớn doanh nghiệp cần cập nhật mẫu/template để đáp ứng các trường dữ liệu mới và quy tắc hiển thị; nên phối hợp nhà cung cấp giải pháp để kiểm thử sớm.

>>> Xem thêm để biết cách thực hiện kế toán doanh nghiệp:

Hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản theo thông tư 133

Hệ thống tài khoản kế toán theo thông tư 200