Email là gì? Lợi ích của email là gì? Bạn đã hiểu rõ về email chưa?

Email là gì?

Email là từ viết tắt của Electronic Mail, có nghĩa là Thư điện tử. Đây là một phương thức trao đổi (gửi – nhận) thư từ thông qua mạng internet.

Thông điệp được lưu trữ trong Email có thể tồn tại ở dạng văn bản (text), hình ảnh, âm thanh, video dưới dạng tệp tin đính kèm.

Email đang là một trong những phương tiện trao đổi thông tin online phổ biến nhất hiện nay. Phương pháp liên lạc qua internet này có thể đem đến rất nhiều lợi ích thiết thực cho người dùng. Nhưng muốn sử dụng email hiệu quả thì trước tiên bạn cần hiểu rõ về nó.

Email là gì? Email có chức năng như thế nào? Làm sao để tạo email chuyên nghiệp?… Hôm nay, Mắt Bão sẽ giúp bạn giải đáp tất cả những câu hỏi này trong bài viết dưới đây. Hãy cùng tham khảo nhé!

Email được tạo ra lần đầu tiên vào những năm thập niên 60 nhưng chỉ sử dụng rất hạn chế. Khi mạng internet phát triển hơn thì nhu cầu về thư điện tử cũng tăng cao. Cho đến bây giờ, email đã trở thành một phương tiện liên lạc online rất phổ biến với mọi người.

Email là gì, Email là hình thức trao đổi thư từ qua mạng internet

Email là gì, Email là hình thức trao đổi thư từ qua mạng internet

Cấu trúc của một địa chỉ email gồm 2 phần cơ bản, đó là:

  • Tên hộp thư: Phần tên hộp thư sẽ đứng trước ký tự @, được viết liền không dấu và do người dùng tự đặt. Ví dụ với email: nguyenminhtam@yahoo.com thì nguyenminhtam là phần tên hộp thư.
  • Tên miền: Đây là tên miền của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử và sẽ đứng sau ký hiệu @. Ví dụ với các email được cung cấp miễn phí bởi Gmail thì sẽ có đuôi tên miền là @gmail.com.

Email ngày nay có tốc độ gửi-nhận siêu nhanh, cho phép trao đổi thông tin gần như tức thì. Không chỉ vậy, bên cạnh văn bản, email còn đính kèm được hình ảnh, video, âm thanh,… rất sống động.

Lợi ích của email là gì?

Lợi ích của email là gì

Lợi ích của email là gửi email có tốc độ nhanh rất nhanh, chỉ mất chưa đầy 1 phút

So với bưu chính truyền thống thì email mang đến rất nhiều lợi ích cho người dùng. Cụ thể như:

  • Nhận thư nhanh chóng, dễ dàng

Nếu gửi thư theo cách thông thường, thời gian nhận thư sẽ rất lâu và phụ thuộc vào khoảng cách địa lý. Nhưng với email, bạn chỉ cần nhấp chuột, chưa đầy 1 phút sau người bên kia sẽ nhận được thư. Như vậy, khi gửi email, thời gian nhận thư được rút ngắn đáng kể. Mọi thao tác cũng được đơn giản một cách tối đa.

  • Tiết kiệm chi phí

Khi gửi thư thông thường, bạn sẽ cần mất phí chuyển phát. Nhưng khi dùng email, thông tin sẽ được truyền đi qua mạng internet và gần như không tốn phí.

  • Nhận – gửi thư mọi lúc

Chỉ cần có smartphone hoặc laptop kết nối internet là bạn có thể gửi và nhận email mọi lúc.

  • Chứa nhiều dạng thông tin khác nhau

Ngoài văn bản, email còn có thể đính kèm tập tin, hình ảnh, âm thanh,… với dung lượng lớn.

Các loại email phổ biến

Email có thể chia làm 2 dạng là email cá nhânemail doanh nghiệp. Email cá nhân thường được tạo miễn phí và dùng cho cá nhân. Email doanh nghiệp sẽ được doanh nghiệp sử dụng để dễ quản lý và chuyên nghiệp hơn. Email cá nhân thường sẽ được đăng ký miễn phí. Trong khi đó, email doanh nghiệp sẽ cần trả phí.

  • Email cá nhân là gì?

Email cá nhân là tài khoản thư điện tử của mỗi cá nhân. Đuôi của email cá nhân là tên miền của nhà cung cấp dịch vụ gửi mail (ví dụ: @yahoo.com, @gmail.com,…). Đối với loại email này, các dữ liệu, thông tin email chỉ được lưu giữ trong hộp thư cá nhân.

Email cá nhân có đuôi là tên miền của nhà cung cấp

    Email cá nhân có đuôi là tên miền của nhà cung cấp
  • Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp là tài khoản email có tên miền của doanh nghiệp. Loại email này doanh nghiệp quản lý và được cung cấp cho các nhân viên sử dụng. Đuôi email có tên của doanh nghiệp thường sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn.

Ngoài ra, do được quản lý bởi công ty nên email doanh nghiệp có độ bảo mật khá cao và không bị spam. Khi nhân viên nghỉ việc, công ty cũng có thể thu hồi lại tài khoản email và giữ lại các dữ liệu trước đó. Email 4B là email cao cấp dành riêng cho doanh nghiệp có nhu cầu mail lớn và chất lượng, xem tính năng của email 4b.

Email marketing là gì?

Email marketing (Tiếp thị qua email) là cách bạn tiếp cận, quảng bá sản phẩm/dịch vụ của bạn thông qua email để mang về khách hàng. Nhưng việc quảng bá trực tiếp thông qua email sẽ mang lại kết quả rất tệ. Hầu như chúng ta phải bổ trợ thông qua 1 chiến dịch tặng quà, chuỗi chăm sóc, chương trình khuyến mãi,...thì mới hiệu quả.

  • Làm email marketing như thế nào là hiệu quả?

Giống như các hình thức quảng cáo online khác, email marketing sẽ phát huy hiệu quả tối đa nếu bạn làm đúng.

  • Có chiến lược thu thập email tốt: Email mà bạn thu thập được phải từ chính khách hàng biết đến bạn, họ tự nguyện subscribe để nhận thông tin hoặc thứ gì đó hữu ích từ bạn.
  • Sử dụng email marketing ở những ngách phù hợp: Không phải những ngách nào cũng nên triển khai email marketing, do đặc thù khách hàng rất ít dùng email, họ chỉ dùng email để đăng ký tài khoản online là chính.
  • Có chiến lược phân phối email & làm nội dung tốt: Bạn chỉ cần gửi 2-3 email một tuần là đủ. Nội dung email cần tránh việc sale quá đà, hãy tập trung mang lại giá trị & tạo ấn tượng cho người nhận.
  • Khi nào email marketing không hiệu quả?

Ngược lại, email marketing sẽ phản tác dụng, khiến tỷ lệ bị report/spam/unsubcribe của bạn cao vút khi:

  • Thu thập email sai cách

Đừng bao giờ sử dụng tool quét email hay mua các tệp email được bán tràn lan trên mạng về để quảng bá sản phẩm dịch vụ. Điều này gây thiếu chuyên nghiệp cho hình ảnh của bạn lẫn những gì mà bạn sắp quảng bá. Tất cả mọi người đều ghét spam, nếu trước đó họ không biết đến bạn, không tự nguyện cho bạn email thì chắc chắn họ sẽ cho rằng bạn đang khủng bố hòm thư của họ.

  • Phân phối email & nội dung không phù hợp

Có nhiều bạn học những khóa học ở phương Tây về phễu email marketing & về Việt Nam áp dụng. Bạn có chắc hành vi sử dụng email ở Việt Nam giống phương Tây? Ở Việt Nam, bạn chỉ nên gửi email ngắn gọn về những thứ thực sự giá trị. Trình bày dễ hiểu nhất có thể vì người dùng sẵn lòng bỏ 1-2 tiếng ở social nhưng ở email họ chỉ ở lại trong 1 vài phút. Bạn chỉ nên soạn email làm sao nội dung chỉ nên giới hạn hiển thị trên màn hình di động, không cần phải kéo xuống để đọc hết email.

Dịch vụ email miễn phí và email trả phí khác nhau thế nào?

Hiện nay, bên cạnh bản miễn phí (cho cá nhân), dịch vụ gửi email còn có phiên bản trả phí (thường cho doanh nghiệp). Đương nhiên giữa 2 phiên bản này sẽ có nhiều điểm khác biệt và chênh lệch về chất lượng. Cụ thể như sau:

Email trả phí có thể hạn chế tối đa việc email bị rơi vào mục spam

Email trả phí có thể hạn chế tối đa việc email bị rơi vào mục spam

Email trả phí Email miễn phí
Chi phí Mất phí Miễn phí
Đối tượng sử dụng chủ yếu Doanh nghiệp Cá nhân
Quyền riêng tư Bảo mật cao, không bị truy cập mail trái phép, không bị chèn quảng cáo trong email Tính bảo mật thấp hơn, bị chèn quảng cáo trong email
Kiểm soát spam Hạn chế tối đa việc email bị rơi vào mục spam Nếu dùng email để giới thiệu sản phẩm cho nhiều khách hàng thì có khả năng cao bị rơi vào mục spam
Thống kê Hỗ trợ thống kê tỷ lệ mở mail, mail spam, danh sách email,.. Không hỗ trợ
Tốc độ gửi mail Tốc độ gửi mail nhanh, tối đa 1 triệu mail/ngày Tốc độ gửi mail chậm hơn, tối đa 2000 mail/ngày
Đuôi tên miền Đuôi email có tên của doanh nghiệp Tên miền của nhà cung cấp dịch vụ gửi mail

Các chức năng của email?

Dưới đây là đơn cử một vài chức năng mà một email tốt cần có:

  • Spam Filter

Một nhà cung cấp dịch vụ gửi mail tốt sẽ có hệ thống phát hiện và lọc thư spam trong hộp thư đến.

  • Storage

Không gian lưu trữ của tài khoản. Tùy theo nhà cung cấp và phiên bản (trả phí hay mất phí) mà không gian lưu trữ này sẽ có sự khác biệt.

  • Sổ địa chỉ (addresses)

 Chức năng dùng để lưu trữ các địa chỉ liên lạc cần thiết.

  • Find/search mail

Công cụ tìm kiếm email trong hộp thư.

  • Tự động trả lời email

Chức năng này cho phép hệ thống tự động gửi mail trả lời (theo mẫu đã soạn thảo trước) khi có thư đến.

Email tốt có hệ thống lọc thư spam

Đăng ký email ở đâu?

Như đã đề cập ở trên, hiện nay có 2 loại email là email cá nhân và email doanh nghiệp. Nếu muốn tạo email cá nhân thì bạn có thể đăng ký tại các đơn vị cung cấp email miễn phí như: Gmail, Yahoo! Mail hoặc Outlook,… Trong đó:

Bạn có thể đăng ký email cá nhân tại Gmail

Bạn có thể đăng ký email cá nhân tại Gmail

Còn nếu muốn tạo email doanh nghiệp thì bạn có thể đăng ký sử dụng dịch vụ của các đơn vị cung cấp email theo tên miền riêng như Mắt Bão. Đây là dịch vụ trả phí. Nhưng đổi lại bạn sẽ có được địa chỉ email tên của công ty cùng nhiều tính năng nâng cao, hỗ trợ 24/7.

Đâu là đơn vị cung cấp email miễn phí tốt nhất hiện nay?

Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp email miễn phí khác nhau để người dùng lựa chọn. Nhưng Gmail và Outlook vẫn là 2 cái tên được đánh giá cao nhất và phổ biến hiện nay.

  • Gmail

Gmail có hơn 1 tỷ người dùng

Gmail có hơn 1 tỷ người dùng

Đây là một trong những nhà cung cấp dịch vụ email tốt nhất hiện nay. Gmail hiện tại đang cung cấp dịch vụ email cho cả cá nhân (miễn phí) và doanh nghiệp (trả phí). Theo báo cáo thống kê của TechCrunch thì tính đến năm 2016, trên thế giới có khoảng hơn 1 tỷ người sử dụng Gmail.

Thuộc sở hữu của Google, Gmail có rất nhiều tiện ích mạnh mẽ và hệ thống bộ lọc mạnh mẽ. Một số tính năng nổi bật của dịch vụ email này có thể kể đến như: tính năng hoàn tác gửi, chuyển tiếp email, xác minh 2 bước, spam filter,… Đặc biệt, Gmail còn được tích hợp với các công cụ hữu ích của Google như Google Calendar, Google Documents,…

  • Outlook

Outlook có 400 triệu người dùng

Outlook có 400 triệu người dùng

Outlook.com là nhà cung cấp email miễn phí của Microsoft. Theo một số thống kê thì tính đến năm 2016, Outlook đã có hơn 400 triệu người dùng trên thế giới. Dịch vụ cung cấp email này được hỗ trợ rất nhiều tính năng từ Microsoft như: Cultter, undelete, phục hồi email,… Outlook sử dụng xác minh 2 bước để đảm bảo tính bảo mật cho tài khoản người dùng.

Cách đăng ký email miễn phí?

Trong phần này, Mắt Bão sẽ hướng dẫn bạn cách để tạo tài khoản email từ các đơn vị cung cấp dịch vụ tốt nhất hiện nay.

  • Đăng ký Gmail miễn phí

Để tạo tài khoản Gmail, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào trang đăng ký Gmail!

Bước 2: Điền đầy đủ thông tin Họ, Tên, Tên địa chỉ email, Mật khẩu,… theo yêu cầu của hệ thống. Sau đó chọn “tiếp theo”.

Điền thông tin theo yêu cầu

Điền thông tin theo yêu cầu

Bước 3: Hệ thống Gmail sẽ chuyển bạn đến trang xác minh số điện thoại. Bạn cần điền số điện thoại của mình trước khi sang bước tiếp theo.

Bước 4: Hệ thống sẽ gửi mã xác minh vào điện thoại của bạn. Gõ mã này vào ô trống.

Gõ mã xác minh vào ô trống

Gõ mã xác minh vào ô trống

Bước 5: Điền thông tin ngày, tháng, năm sinh, giới tính và địa chỉ email khôi phục theo hướng dẫn.

Bước 6: Hệ thống hiển thị thông báo quyền riêng tư. Bấm và nút “Tôi đồng ý” để hoàn tất.

Bấm vào nút “Tôi đồng ý” để hoàn tất

Bấm vào nút “Tôi đồng ý” để hoàn tất

Cuối cùng, hệ thống hiện thông báo chúc mừng bạn đã đăng kí thành công của Gmail.

  • Đăng ký Outlook Mail miễn phí

Bạn có thể đăng ký Outlook theo các bước đơn giản sau:

Bước 1: Truy cập vào trang đăng ký mail Outlook!

Bước 2: Nhập địa chỉ email muốn tạo theo yêu cầu của hệ thống.

Nhập tên địa chỉ email Outlook muốn tạo

Nhập tên địa chỉ email Outlook muốn tạo

Bước 3: Tạo mật khẩu và bấm vào nút “Tiếp theo” để sang bước kế tiếp.

Tạo mật khẩu email Outlook

Nhập tên địa chỉ email Outlook muốn tạo

Bước 4: Điền thông tin Họ, Tên. Sau đó bấm vào nút “Tiếp theo”.

Điền thông tin họ và tên để tạo email Outlook

Điền thông tin họ và tên để tạo email Outlook

Bước 5: Bổ sung các thông tin khác theo yêu cầu. Sau đó bấm nút “Tiếp theo”.

Tạo email Outlook

Tạo email Outlook

Bước 6: Gõ ký tự xác minh. Bấm nút “Tiếp theo” để hoàn tất.

Tạo email Outlook

Gõ ký tự xác minh để hoàn tất đăng ký

Đăng ký email doanh nghiệp ở đâu?

Hiện nay có rất nhiều nơi cung cấp email cho doanh nghiệp. Bạn nên tìm đơn vị uy tín để đảm bảo dịch vụ chất lượng và được hỗ trợ tốt nhất về mặt kỹ thuật.

Mắt Bão tự hào là một trong những nhà cung cấp email chuyên nghiệp tốt nhất hiện nay.

Các gói email chuyên nghiệp của chúng tôi luôn đảm bảo tính tiện lợi – an toàn và ổn định.

Lợi ích của email doanh nghiệp là gì?

Sử dụng dịch vụ email Mắt Bão, bạn sẽ được hưởng rất nhiều lợi ích:

  • Hệ thống giám sát chất lượng dịch vụ bằng chỉ số, cho phép phản ứng tức thời với sự cố.
  • Có nhiều chức năng Anti Spam/ Anti Virus/ Anti Bombmail.
  • Đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật tiêu chuẩn, 24/7.
  • Có thể tùy chỉnh và kiểm soát lưu lượng Email giao dịch.

Cách đăng ký email doanh nghiệp?

Để đăng ký gói email chuyên nghiệp của Mắt Bão, bạn chỉ cần thực hiện các bước đơn giản sau:

Bước 1: Truy cập vào trang đăng ký email của Mắt Bão!

Bước 2: Chọn gói email phù hợp. Bấm vào nút “Đặt mua”.

Chọn gói email phù hợp

Chọn gói email phù hợp

Bước 3: Chọn thời gian đăng ký sử dụng dịch vụ. Sau đó bấm nút “Vào giỏ hàng”.

Chọn thời gian sử dụng dịch vụ email

Chọn thời gian sử dụng dịch vụ email

Bước 4: Hệ thống hiện thông tin tóm tắt đơn hàng. Bạn kiểm tra lại và nhập mã khuyến mãi nếu có. Sau đó bấm vào nút “Tiếp tục”.

Kiểm tra đơn hàng, nhập mã khuyến mãi (nếu có)

Kiểm tra đơn hàng, nhập mã khuyến mãi (nếu có)

Bước 5: Điền thông tin Đăng nhập nếu đã có tài khoản. Hoặc tạo tài khoản mới nếu là thành viên mới.

Điền thông tin tài khoản

Điền thông tin tài khoản

Bước 6: Chọn hình thức thanh toán sau đó bấm vào nút “Tiến hành thanh toán”.

Tiến hành thanh toán

Tiến hành thanh toán

Sau khi giao dịch thanh toán được thực hiện, bạn sẽ nhận được thông báo của Mắt Bão về dịch vụ cung cấp email.

Cách tạo email chuyên nghiệp?

Để tạo email với tên miền riêng chuyên nghiệp, bạn cần chú ý 3 nguyên tắc sau:

  • Sử dụng tên miền riêng khi lập địa chỉ email

Sử dụng tên miền riêng sẽ giúp bạn trông chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng. Ngoài ra, email tên miền riêng được nâng cấp nhiều tính năng hữu ích như: chống spam, chặn email lạ, an toàn bảo mật,…

  • Tránh dùng nickname, con số trong địa chỉ email

Nickname và các con số sẽ khiến cho email của bạn  trông thiếu nghiêm túc. Vì vậy, tốt nhất, trong địa chỉ email chỉ nên sử dụng tên người dùng (ví dụ: Bạn tên Trần Công Luật thì nên lấy email à: trancongluat@yourdomain.com).

  • Tạo địa chỉ đặc biệt hiển thị trên trang web

Các nhân viên kinh doanh của công ty có thể có địa chỉ email là tên riêng của họ. Nhưng với email liên hệ đăng tải trên website của doanh nghiệp thì bạn nên lập 1 địa chỉ email chung, đặc biệt, ví dụ như info@yourdomain.com. Điều này sẽ trông chuyên nghiệp và có sức thuyết phục hơn.

Dùng tên miền riêng sẽ khiến email trông chuyên nghiệp hơn, Tạo địa chỉ đặc biệt hiển thị trên trang web

Dùng tên miền riêng sẽ khiến email trông chuyên nghiệp hơn, Tạo địa chỉ đặc biệt hiển thị trên trang web

Trên đây là một vài thông tin chi tiết liên quan đến email mà bạn cần biết. Nếu có nhu cầu đăng ký một email chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với Mắt Bão qua Hotline: 028 3622 999 (Hồ Chí Minh) hoặc 024 35 123456 (Hà Nội) để được tư vấn tạo email doanh nghiệp và hỗ trợ nhanh chóng.

Liên kết cho bạn: