Tự học Powerpoint từ A-Z phần 1: Nguyên tắc để có bản trình chiếu đẹp

Hiện nay, nhiều chủ doanh nghiệp, người sáng lập, nhà sáng tạo, freelancer,… đều cần phải nâng cao kiến thức cơ bản về Powerpoint, nhằm xây dựng một bài thuyết trình chuyên nghiệp. Từ đó, họ có thể giới thiệu và trình bày về sản phẩm của mình đến khách hàng tiềm năng. 

Đáp ứng mong muốn trên, trong bài viết dưới đây, Mắt Bão sẽ hướng dẫn tổng quan về những điều cơ bản mà một bài thuyết trình cần có. Nhờ vậy, khi thông điệp và nội dung được trình bày rõ ràng và hấp dẫn, doanh nghiệp của bạn sẽ từng bước đạt được mục tiêu của mình.

Bài viết liên quan: 

• Top 3 phần mềm soạn thảo trên Macbook
• Bạn biết gì về Microsoft Word, bật mí top 6 sự thật không phải ai cũng biết
• Kiến thức Excel cơ bản : Bạn đã biết cách sử dụng hàm IF? (phần 1)

Những kiến thức cơ bản về Powerpoint sẽ giúp bạn cải thiện bài thuyết trình của mình

1. Xác định rõ mục tiêu bài thuyết trình

Một trong những phần kiến thức cơ bản về Powerpoint mà chúng ta thường không chú ý đến chính là xác định rõ mục tiêu của bài thuyết trình. Như nhiều người đã biết, thuyết trình là cách chúng ta trình bày hay chia sẻ một vấn đề nào đó, nhằm làm sáng tỏ chúng đối với người nghe. Chính vì lẽ đó, việc xác định rõ mục tiêu của bài thuyết trình là vấn đề đầu tiên cần được quan tâm đến.

Một đặc điểm không thể thiếu trong mỗi bài thuyết trình chính là tính logic và một thứ tự nhất quán dễ hiểu. Để có được điều đó, bạn phải hoàn toàn xác định mục tiêu rõ ràng mà mình muốn truyền tải, liên quan đến một hay một số đối tượng thính giả phù hợp. Bằng nhiều cách khác nhau, bạn có thể trình bày nội dung của vấn đề ở phần mở đầu và triển khai chúng mở rộng về sau.

Một trong những yếu tố không kém phần quan trọng dẫn đến sự thành công khi thuyết trình đó là hướng đến một đối tượng cụ thể. Việc xác định rõ đối tượng người nghe sẽ giúp cho bài thuyết trình của bạn dễ khai thác hơn. Lựa chọn đối tượng phù hợp và mục tiêu rõ ràng với chủ đề muốn truyền tải sẽ cải thiện được sự hiệu quả trong quá trình giới thiệu vấn đề cần tìm hiểu.

Một bài thuyết trình thành công cần có mục tiêu hướng đến người nghe và có thể thuyết phục nhiều đối tượng thính giả

2. Lên dàn ý cho bài thuyết trình

Sau khi đã xác định mục tiêu rõ ràng cho bài thuyết trình, thì việc sắp xếp bố cục và dàn ý để nội dung trình bày được dễ hiểu và mạch lạc hơn là bước tiếp theo trong giai đoạn xây dựng một bài thuyết trình hoàn chỉnh. Thông thường, trong bất kỳ văn bản nội dung nào cũng gồm có 3 phần chính là: Mở bài, thân bài và cuối cùng luôn là kết bài. Đối với phần đầu tiên là mở bài, bao giờ cũng là phần quan trọng và được chuẩn bị kỹ càng. 

Một số những chuyên gia đánh giá rằng, đây là phần mà hầu hết sẽ thu hút được khán giả chú ý đến nhiều nhất trong cả bài thuyết trình. Chính vì thế để gây sự chú ý, bạn nên thêm một số những câu hỏi, tình huống hài hước nhằm đánh thẳng vào tâm lý của người nghe, điều này sẽ là một điểm cộng trong bài thuyết trình của bạn.

Bên cạnh đó, để thu hút sự chú ý của người nghe, bạn nên bổ sung cho mình một lượng kiến thức cơ bản về Powerpoint vừa đủ để có thể thiết kế một bản trình chiếu hấp dẫn gây sự chú ý của người xem. 

Hãy cùng Mắt Bão lên outline để nâng cấp bài trình chiếu của bạn

Tiếp đến chính là phần thân bài, đây là một trong những phần nội dung mà bạn sẽ truyền đạt đến khán giả. Phần này sẽ ưu tiên chú ý đến cách trình bày của bản trình chiếu, tránh đưa ra quá nhiều nội dung gây cảm giác nhàm chán cho người xem.

Kết bài là phần bạn sẽ phải tóm tắt những phần nội dung chính mà mình đã trình bày, sau đó đưa ra một số thông điệp đến người xem. Để bài thuyết trình thành công hơn nữa, bạn nên đưa ra những đúc kết và sau đó dẫn chứng bằng một số tình huống trong thực tế, điều này hoàn toàn có thể tìm kiếm và học hỏi thông qua những chia sẻ trên trang mạng xã hội phổ biến.

3. Lưu ý khi làm slide

3.1. Sử dụng template

Để bài trình chiếu trở nên chuyên nghiệp hơn, và để lại trải nghiệm tốt nơi người dùng, bạn cần có cho mình những kiến thức cơ bản về Powerpoint nào? Các mẫu template sẽ giúp bạn đáp ứng được nhu cầu đó. Kho template luôn được thiết kế đa dạng và phong phú, giúp bạn dễ dàng tùy chỉnh khi mới bắt đầu tìm hiểu cách làm slide thuyết trình qua đó tiết kiệm được nhiều thời gian hơn. 

3.2. Sử dụng màu sắc

Lựa chọn màu sắc tương phản sẽ thu hút người theo dõi bài trình chiếu

Màu sắc chính yếu tố quyết định đến tính thẩm mỹ và hình thức của bài Powerpoint. Chọn màu sắc có độ tương phản với nền sẽ tạo nên điểm nhấn cho slide. Không nên chọn màu sắc quá sặc sỡ, vì đây là một điểm trừ khiến người xem phân tâm. Đây cũng là một trong những bí quyết giúp slide trình chiếu đẹp và chuyên nghiệp hơn.

Ngoài ra, tùy theo tính chất của bài thuyết trình mà bạn có thể lựa chọn những gam màu phù hợp. Nếu bạn hướng đến sự chuyên nghiệp, tối giản có thể chọn tông màu trung tính (trắng, đen, xám). Những tông màu xanh lá, tím, xanh da trời, kết hợp hiệu ứng chuyển chậm, thường đem lại cảm giác tươi mát, bình yên còn gam màu nóng thường mang tính sôi động và truyền năng lượng tích cực cho người xem.

3.3. Sử dụng font chữ

Hầu hết người dùng khi thiết kế bài trình chiếu sẽ không để ý Font chữ đang xuất hiện trên màn hình. Vì vậy, giữ nguyên các kiểu Font chữ cơ bản như: Calibri hay Arial chính là lựa chọn phổ biến của nhiều người.

Tuy nhiên, nếu cả tiêu đề và nội dung khi xuất hiện đều cùng một phông chữ thì bài trình chiếu sẽ trông rất nhàm chán và không để lại được điểm nhấn. Chính vì thế, để làm slide trình chiếu đẹp hơn giúp thu hút người theo dõi, bạn nên thay đổi để lựa chọn Font chữ ấn tượng hơn. 

3.4. Sử dụng layout

Xây dựng bố cục layout của bài Powerpoint hợp lý sẽ khiến bài trình chiếu trở nên chuyên nghiệp hơn

Nếu như nội dung được ví như phần da thịt, thì layout chính là khung xương trong bài trình chiếu. Vì vậy, khi thiết kế slide, bạn nên lựa chọn khung xương rõ ràng, hợp lý. Nhờ vậy, các slide trình chiếu sẽ trở nên chuyên nghiệp và thu hút hơn khi sắp xếp bố cục đẹp mắt.

3.5. Sử dụng media (hình ảnh/video)

Liệu bạn đã biết, làm thế nào để bài trình chiếu trở nên trực quan và sinh động hơn? Hãy chọn hình ảnh và video minh họa, liên quan đến nội dung mà bạn muốn truyền tải. Sau đó, hãy sắp xếp bố cục và lựa chọn kích thước ảnh hợp lý để nâng cao bài trình chiếu của bạn.

3.6. Nguyên tắc “less is more” 

Bạn có bao giờ nghĩ, nếu trên slide chứa quá nhiều nội dung và chi tiết, thì sẽ làm phân tâm sự chú ý của người xem. Bởi lẽ, họ không biết đâu mới là trọng tâm chính và thông điệp mà tác giả muốn truyền tải. 

Vì vậy, áp dụng nguyên tắc “less is more” chính là chìa khóa để gỡ bỏ nỗi lo lắng của bạn. Hãy lược bỏ bớt những chi tiết và yếu tố không liên quan trên slide. Chỉ nên giữ lại điều cốt lõi để làm điểm nhấn cho bài trình chiếu.

Hy vọng qua bài viết trên, độc giả đã có thêm kiến thức cơ bản về Powerpoint khi bắt đầu thiết kế một bài trình chiếu. Hãy chú trọng đến việc xây dựng bố cục đẹp mắt, và những yếu tố mà Mắt Bão đã chia sẻ. Từ đó, slide trình chiếu sẽ trở nên chuyên nghiệp và thẩm mỹ hơn rất nhiều!

Bài viết và hình ảnh được tổng hợp bởi Mắt Bão.