Email cũng là một trong những yếu tố để đánh giá được độ chuyên nghiệp của một người và chữ ký email cũng là một phần đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc định danh, xây dựng thương hiệu và giao tiếp hiệu quả.
Vậy chữ ký email là gì và những vai trò then chốt của nó là gì? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những hiểu biết sâu sắc về vai trò và điều cần biết khi tạo chữ ký email.
Xem thêm:>>>Cách tạo chữ ký trong email chuyên nghiệp cho dân marketing với Canvato<<<
Chữ ký email là một phần văn bản xuất hiện ở cuối các email mà bạn gửi đi. Nó thường chứa các thông tin cơ bản như tên, chức danh, thông tin liên hệ và liên kết đến các tài khoản mạng xã hội. Chữ ký email giúp người nhận biết được bạn là ai, bạn làm việc cho công ty, ở vị trí nào và cách họ có thể liên lạc với bạn.
Mục đích của tạo chữ ký email:
Xem thêm:>>>TOP 5 Web TẠO CHỮ KÝ EMAIL FREE chuyên nghiệp nhất năm 2024<<<
Chữ ký email đóng nhiều vai trò quan trọng trong công việc, từ việc định danh cá nhân và doanh nghiệp đến việc xây dựng niềm tin, quảng bá thương hiệu và cung cấp các thông tin liên hệ cần thiết.
Chữ ký email là một cách tuyệt vời để giới thiệu bản thân và doanh nghiệp của bạn với người nhận. Nó giúp người khác biết được bạn là ai và bạn làm việc cho công ty nào. Một chữ ký email chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tốt, thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.
Một chữ ký email chuyên nghiệp và được thiết kế tốt có thể tạo dựng niềm tin và độ tin cậy với người nhận. Nó cho họ biết rằng bạn coi trọng sự giao tiếp và quan tâm đến việc cung cấp cho họ thông tin hữu ích.
Xem thêm:>>>Cách lập kế hoạch kinh doanh chi tiết trong 9 bước áp dụng cho mọi lĩnh vực<<<
Chữ ký email cũng là một công cụ tuyệt vời để quảng bá thương hiệu của bạn. Bạn có thể sử dụng chữ ký để chia sẻ liên kết đến trang web của bạn, hồ sơ mạng xã hội và các tài nguyên khác. Điều này giúp người nhận dễ dàng tiếp cận thông tin về công ty và các sản phẩm/dịch vụ của bạn.
Ví dụ:
Bạn có thể sử dụng chữ ký email để cung cấp các thông tin cần thiết cho người nhận, chẳng hạn như số điện thoại, địa chỉ liên lạc vật lý hoặc giờ làm việc. Điều này giúp người nhận dễ dàng liên hệ với bạn khi cần thiết.
Ví dụ:
Chữ ký Email không cần phải đưa quá nhiều thông tin, nhưng bạn cần phải có và đầy đủ một số thông tin thiết yếu để người xem có thể biết, hiểu được bạn là ai. Một chữ ký email chuyên nghiệp và hiệu quả nên bao gồm các thông tin sau:
Đây là thông tin quan trọng nhất cần bao gồm trong chữ ký email của bạn. Nó giúp người nhận biết được họ đang giao tiếp với ai.
Bạn có thể đặt tên theo Họ và Tên thật của bạn. Ví dụ như: Nguyễn Văn A, Trần Văn B,…
Hoặc bạn có thể đặt tên theo ngành nghề hoặc vị trí bạn đang làm và mục đích sử dụng chữ ký email.
Ví dụ:
Bao gồm các thông tin như: chức danh, tên công ty, số điện thoại, email. Những thông tin này giúp người nhận dễ dàng liên hệ với bạn khi cần. Nó cũng sẽ là phần quan trọng, giúp tăng độ uy tín cho email của bạn.
Bạn có thể trình bày các thông tin liên hệ cơ bản như các ví dụ sau:
Bạn có thể thêm các liên kết đến hồ sơ mạng xã hội như LinkedIn, Facebook, Twitter. Điều này giúp người nhận tìm hiểu thêm về bạn và doanh nghiệp.
Điều này sẽ giúp bạn đưa doanh nghiệp tiếp cận đến nhiều người hơn khi gửi email. Bạn có thể đưa Fanpage của cửa hàng mà bạn đang kinh doanh hoặc đưa trang Linkedln vào trong chữ ký email để giúp người nhận truy cập để xem thông tin của công ty dễ dàng hơn cho nhu cầu tuyển dụng.
Một hình ảnh chân dung hoặc logo của công ty có thể giúp chữ ký email trở nên sinh động và dễ nhận diện hơn.
Tùy theo nhu cầu của mình, nếu bạn muốn một chữ ký email dành riêng cho cá nhân thì hãy chọn một bức ảnh chân dung với phong thái chuyên nghiệp nhất để dùng làm “bộ mặt” cho chữ ký email của mình. Còn đối với doanh nghiệp, hãy sử dụng 1 logo duy nhất để dùng làm hình ảnh cho chữ ký email, điều này giúp cho người nhận không bị rối và có thể nhầm lẫn là giả mạo.
Logo
Logo của công ty cũng là một thành phần quan trọng trong chữ ký email, giúp tăng tính chuyên nghiệp và xác thực thương hiệu.
Dưới đây là một ví dụ về một chữ ký email chuyên nghiệp:
Hiện nay, có nhiều nền tảng và công cụ giúp bạn tạo chữ ký email một cách dễ dàng, nhanh chóng và chuyên nghiệp. Dưới đây là một số ví dụ:
Canvato là một tiện ích Online, được phát triển bởi Công ty cổ phần Mắt Bão. Với rất nhiều tính năng hiện đại như: Tạo chữ ký Email, Tạo mã QR, Rút gọn link,…, giúp rất nhiều trong việc kinh doanh Online rất nhiều người. Vì thế, Canvato ngày càng được tin dùng rộng rãi hơn.
Canvato của Mắt Bão có tính năng tạo chữ ký email trực tuyến miễn phí và dễ sử dụng. Canvato cũng cung cấp cho bạn rất nhiều mẫu chữ ký Email có sẵn, giúp bạn dễ dàng hơn trong việc lựa chọn và thiết kế cho mình một chữ ký Email phù hợp nhất.
Gmail, một trong những dịch vụ email phổ biến nhất thế giới được phát triển bởi Google, cũng cung cấp tính năng tạo chữ ký email. Bạn có thể tùy chỉnh chữ ký email của mình trực tiếp trong cài đặt Gmail. Với đầy đủ các tính năng, dễ dàng sử dụng và rất quen thuộc đối với đa số người dùng tại Việt Nam, nên đây sẽ là một trong các công cụ tạo chữ ký Email phù hợp nhất cho bạn.
Tương tự như Gmail, Outlook cũng hỗ trợ tính năng tạo và quản lý chữ ký email. Bạn có thể dễ dàng tạo và sử dụng chữ ký email trong các email được gửi từ Outlook. Tuy nhiên, Outlook là một công cụ trả phí được phát triển bởi Microsoft, vì thế bạn cần phải chi tiền để sử dụng được các tính năng, kể cả Chữ Ký Email.
Để tạo ra một chữ ký email chuyên nghiệp và hiệu quả, bạn cần bao gồm các thông tin cơ bản như họ tên, chức danh, thông tin liên hệ, liên kết mạng xã hội và thậm chí là hình ảnh/logo. Các nền tảng như Canvato, Gmail và Outlook cũng cung cấp các công cụ giúp bạn tạo chữ ký email một cách dễ dàng.
TRỤ SỞ CHÍNH
12A Núi Thành, P.13, Q. Tân Bình, TP HCM
VĂN PHÒNG MIỀN NAM
12A Núi Thành, P.13, Q. Tân Bình, TP HCM
Điện thoại: (028) 3622 9999
VĂN PHÒNG MIỀN BẮC
Tầng 8, Tòa nhà số 381 Đội Cấn, P.Liễu Giai, Q.Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: (024) 35 123456
Copyright© Mat Bao Company. All Reserved.
Sử dụng nội dung ở trang này và dịch vụ tại Mắt Bão có nghĩa là bạn đồng ý với Thỏa thuận sử dụng và Chính sách bảo mật của chúng tôi.
Công ty cổ phần Mắt Bão - Giấy phép kinh doanh số: 0302712571 cấp ngày 04/09/2002 bởi Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Tp. Hồ Chí Minh.
Giấy phép cung cấp dịch vụ Viễn thông số 247/GP-CVT cấp ngày 08 tháng 05 năm 2018.
