06/04/2020

WebMail là gì? Cách sử dụng WebMail để gửi và nhận mail

WebMail là gì?

WebMail là ứng dụng email trên nền tảng web cho phép truy cập máy chủ, giúp gửi và nhận email doanh nghiệp nhanh chóng hơn. Vậy các công dụng của WebMail là gì? làm thế nào để sử dụng WebMail? Hãy cùng Mắt Bão tìm hiểu nhé!

WebMail là gì? WebMail cho phép truy cập máy chủ email trên nền tảng web
WebMail cho phép truy cập máy chủ email trên nền tảng web

Email được xem là một trong những hình thức quảng cáo có niên đại lớn và hiệu quả nhất hiện nay. Và để quản lý hệ thống email tốt hơn, ngày nay có khá nhiều ứng dụng ra đời để phục vụ nhu cầu của các cá nhân và tổ chức. Trong số đó, chúng ta không thể không điểm qua những cái tên nổi bật như Outlook, Gmail hay Yahoo… 

WebMail là ứng dụng quản lý việc gửi, nhận email trực tuyến chạy trên nền tảng website và có thể sử dụng bằng nhiều loại thiết bị. Ngoài khả năng truy cập máy chủ email, chúng cũng cho phép người dùng làm việc trực tiếp với email như đọc, gửi và nhận thư.

Công dụng của WebMail là gì?

WebMail không có quá nhiều điểm khác biệt so với các dịch vụ Email khác. Tuy nhiên, chúng cung cấp cho người dùng đầy đủ các tính năng để sử dụng và làm việc với email. Chẳng hạn như:

  • Soạn thảo email: công cụ soạn thảo được hỗ trợ và đính kèm hình ảnh, tệp, email.
  • Hộp thư nhận mail (Inbox): quản lý tất cả thư được gửi đến, ngoại trừ các thư ở hộp thư Spam.
  • Hộp thư đi (Outbox): nơi chứa danh sách các lá thư đã được gửi đi.
  • Thư nháp (Draft): nơi lưu trữ những lá thư đang soạn thảo nhưng bị gián đoạn (mất kết nối internet, thiết bị mất nguồn). Ví dụ trong quá trình soạn thư, nếu bạn không lưu lại hoặc gửi đi, thư sẽ tự động lưu vào hộp thư nháp.
  • Hộp thư riêng: cho phép người dùng chủ động lưu trữ các email quan trọng hoặc theo chủ đề riêng. Đây là tính năng giúp quản lý hệ thống email trở nên dễ dàng hơn, đặc biệt khi số lượng thư quá lớn và bạn cần tìm lại các email cũ.
  • Spam: nơi các email được đánh giá là nguy hiểm hoặc không an toàn được tự động chuyển đến. Hộp thư Spam có thể xóa theo định kỳ. Vì vậy để tránh mất các thư quan trọng, bạn nên kiểm tra hộp thư Spam thường xuyên.

Bên cạnh đó, những chức năng cơ bản khác của các ứng dụng mail đều được tích hợp sẵn ở WebMail như tạo chữ ký riêng, thay đổi font chữ, đổi giao diện quản lý… 

Ưu điểm khi dùng Webmail là gì?

Webmail là gì? Truy cập và quản lý email trên nhiều thiết bị
Truy cập và quản lý email trên nhiều thiết bị

WebMail là một trong những nền tảng quản lý mail tốt nhất hiện nay. Chúng ta không thể phủ nhận tốc độ chính là một trong những hạn chế lớn nhất của Outlook. Và WebMail được xem là một giải pháp thay thế hoàn hảo. 

Dưới đây là một vài ưu điểm của WebMail mà bạn nên xem xét:

  • Dễ dàng sử dụng: Giao diện WebMail cung cấp vô cùng cơ bản và không có quá nhiều khác biệt với các ứng dụng quản lý email hiện nay.
  • Backup: Một trong những tính năng không thể thiếu của một ứng dụng email dành cho doanh nghiệp. Tính năng này làm giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu người dùng hoặc các sự cố mất dữ liệu trong quá trình sử dụng.
  • Tính phổ biến: Với những lợi ích mà WebMail mang lại, không ngạc nhiên khi độ phổ biến của các ứng dụng này ngày một rộng khắp.
  • Không cần dùng tới máy tính: WebMail cho phép người dùng truy cập từ bất kì địa điểm nào. Miễn là có kết nối internet và có thể dùng trên nhiều loại thiết bị khác nhau.
  • Khả năng tìm kiếm: Dễ dàng tìm kiếm email bằng từ khóa. Rất tiện lợi khi số lượng email trở nên quá lớn.
  • Giới hạn lưu trữ: Nếu phải so sánh với các dịch vụ trên thị trường hiện nay thì WebMail đặc biệt có ưu thế về giới hạn lưu trữ khi cung cấp dung lượng miễn phí khá lớn.

Nhược điểm của WebMail là gì?

WebMail là gì? Việc sử dụng WebMail có thể bị gián đoạn khi gặp sự cố
Việc sử dụng WebMail có thể bị gián đoạn khi gặp sự cố

Mặc dù sở hữu nhiều ưu điểm song WebMail vẫn tồn tại những hạn chế nhất định:

Dịch vụ không được bảo đảm

WebMail tuy được xem là một trong những dịch vụ quản trị mail tốt nhất hiện nay vẫn khó tránh khỏi sự cố. Khi có rủi ro bất ngờ xảy ra, các hoạt động email có thể sẽ bị gián đoạn, gây ảnh hưởng đến người sử dụng. May mắn thay, xác suất sự cố xảy ra là rất thấp nên nhiều doanh nghiệp vẫn có thể chấp nhận khuyết điểm này.

Công ty có thể mất tất cả email

Nghe có vẻ khá nguy hiểm, đặc biệt đối với đối tượng sử dụng là doanh nghiệp. Tuy nhiên, dịch vụ WebMail từ những nhà cung cấp uy tín hiện nay hầu hết đều có khả năng bảo vệ dữ liệu. Dù vậy bạn cũng không nên quá chủ quan. Hãy Backup dữ liệu thường xuyên trong quá trình sử dụng WebMail nhé!

Quảng cáo

Như đã chia sẻ, WebMail là một ứng dụng trực tuyến trên nền tảng Web. Vì vậy, nó khó tránh khỏi việc xuất hiện các quảng cáo gây khó chịu cho người dùng trong quá trình sử dụng. Tuy nhiên, nhìn chung thì những quảng cáo này không chiếm quá nhiều diện tích hiển thị và ảnh hưởng quá nhiều đến thao tác sử dụng.

Thư spam

Mặc dù bạn có thể quản lý chúng trong hộp thư Spam nhưng việc gia tăng số lượng thư Spam cũng ít nhiều khiến người dùng lo lắng. Vì vậy, đối với những thư được đánh dấu Spam, bạn nên lên lịch xóa định kỳ.

Quyền riêng tư

Mặc định các nhà cung cấp WebMail đều có quyền truy cập vào tất cả email người dùng. Bạn có thể tham khảo chính sách bảo mật của nhà cung cấp để biết thêm thông tin. 

Tuy nhiên vì quyền riêng tư, hầu hết các dữ liệu của bạn sẽ được bảo mật, ví dụ, Gmail chỉ sử dụng quyền hạn này để phân phối email quảng cáo hiệu quả hơn.

Địa chỉ Webmail thiếu chuyên nghiệp

Đối với các doanh nghiệp, địa chỉ email cũng rất quan trọng bởi nó là yếu tố giúp nhận diện thương hiệu và thể hiển sự chuyên nghiệp. Nhưng rất tiếc, WebMail chưa đáp ứng được nhu cầu này. Nhưng nếu vẫn quyết định chọn dịch vụ này, bạn có thể khắc phục bằng cách sử dụng email theo tên miền riêng.

Giải pháp thay thế cho WebMail là gì?

Để khắc phục các nhược điểm của WebMail, hiện nay có rất nhiều dịch vụ Email Doanh Nghiệp đáp ứng các yêu cầu này.

Giải pháp cho WebMail – Email4B là gì?

Tại Mắt Bão, dịch vụ Email4B có thể giải quyết tất cả các nhược điểm của WebMail. Email4B có thể giúp quý khách:

  • Email4B nhanh, tốc độ ổn định
  • Khả năng mở rộng dễ dàng: Do sử dụng công nghệ điện toán đám mây cho máy chủ.
  • Email4B tăng cường bảo mật dữ liệu email. Chính sách bảo mật nghiêm ngặt đảm bảo thông tin quan trọng của bạn được an toàn và bảo mật.
  • Email4B tăng an toàn, tăng năng suất kinh doanh. Tiết kiệm thời gian vì không phải đối phó với các email spam nữa. Đồng nghĩa với điều này, quý khách cũng không thể dùng Email4B để gửi mail spam.

Bạn có thể tìm hiểu thêm Email4B trong bài viết:

Cách sử dụng WebMail để gửi và nhận mail

Webmail là gì? Thao tác sử dụng WebMail khá đơn giản và dễ tiếp cận
Thao tác sử dụng WebMail khá đơn giản và dễ tiếp cận

Sau khi đã nắm được những thông tin cơ bản về WebMail, bạn có thể tự mình trải nghiệm dịch vụ này. Dưới đây là hướng dẫn cách gửi và nhận mail trên WebMail:

Nhận Email

Webmail là gì? Truy cập WebMail trên nền tảng web bằng bất kỳ thiết bị nào
Truy cập WebMail trên nền tảng web bằng bất kỳ thiết bị nào

Bước đầu tiên, bạn cần truy cập vào WebMail theo đường dẫn có dạng yourdomain.com/webmail. Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ hosting bạn đang dùng để lấy thông tin tài khoản và mật khẩu. Nếu là lần đầu sử dụng, bạn sẽ được chuyển đến trang chính.

Xác thực yêu cầu khi lần đầu đăng nhập WebMail
Xác thực yêu cầu khi lần đầu đăng nhập WebMail

Tại đây, chọn dòng “Set as Default”, tiếp theo chọn dòng “roundcube” để vào giao diện của WebMail.

Gửi Email

Chọn Compose để bắt đầu soạn thư trong WebMail
Chọn Compose để bắt đầu soạn thư trong WebMail

Tương tự như trên, bạn cần truy cập vào WebMail và đăng nhập thông tin tài khoản, mật khẩu. Tại giao diện chính chọn “Compose” để bắt đầu soạn email.

Trình soạn thảo của WebMail khá giống các công cụ soạn thảo phổ biến
Trình soạn thảo của WebMail khá giống các công cụ soạn thảo phổ biến

Một trình soạn thảo tương tự như các công cụ quản lý email khác sẽ hiện ra sau bước này. Hãy nhập đầy đủ thông tin bao gồm tiêu đề, địa chỉ người nhận, nội dung email và nhấn nút “Send” để hoàn tất quá trình gửi mail.

Tổng kết

Nhìn chung, WebMail có giao diện khá trực quan và đơn giản, tối ưu hoá tốc độ và sự tiện lợi cho dịch vụ quản trị mail. Vì vậy, người dùng không quá khó để có thể làm quen và sử dụng thuần thục công cụ này. 

Hy vọng rằng với những thông tin được tổng hợp trên đây, bạn đã biết được các ưu điểm cũng như cách sử dụng WebMail – một công cụ hữu ích phục vụ đắc lực trong chiến dịch quảng cáo bằng email marketing. Chúc các bạn thành công!


26/05/2020


Thông tin tác giả


Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.