Webmail là gì? Hướng dẫn toàn tập cách sử dụng Webmail

Đỗ Đức Đình Đạt 25/05/2020 54 đang xem

 

WebMail là gì?

WebMail là ứng dụng quản lý gửi, nhận email trực tuyến chạy trên nền tảng website và có thể sử dụng bằng nhiều loại thiết bị. Ngoài khả năng truy cập máy chủ email, chúng cũng cho phép người dùng làm việc trực tiếp với email như đọc, gửi và nhận thư. Cùng Mắt Bão tìm hiểu các tính năng nổi bật mà WebMail mang lại là gì nhé!

Webmail là gì? WebMail cho phép truy cập máy chủ email trên nền tảng web
WebMail cho phép truy cập máy chủ email trên nền tảng web

Email được xem là hình thức quảng cáo có niên đại lớn và hiệu quả nhất hiện nay. Ngày nay có khá nhiều ứng dụng ra đời để phục vụ nhu cầu quản lý email của các cá nhân và tổ chức. Trong số đó, chúng ta không thể không điểm qua những cái tên nổi bật như Outlook, Gmail hay Yahoo… 

Đặc điểm nổi bật của WebMail là gì?

Có thể nói rằng WebMail không có quá nhiều điểm khác biệt so với các dịch vụ Email khác. Tuy nhiên, chúng cung cấp cho người dùng đầy đủ các tính năng để sử dụng và làm việc với email. Chẳng hạn như:

  • Soạn thảo email: công cụ soạn thảo được hỗ trợ và đính kèm hình ảnh, tệp, email.
  • Hộp thư nhận mail (Inbox): quản lý tất cả thư được gửi đến, ngoại trừ các thư ở hộp thư Spam.
  • Hộp thư đi (Outbox): nơi chứa danh sách các lá thư đã được gửi đi.
  • Thư nháp (Draft): nơi lưu trữ những lá thư đang soạn thảo nhưng bị gián đoạn (mất kết nối internet, thiết bị mất nguồn). Ví dụ trong quá trình soạn thư, nếu bạn không lưu lại hoặc gửi đi, thư sẽ tự động lưu vào hộp thư nháp.
  • Hộp thư riêng: cho phép người dùng chủ động lưu trữ các email quan trọng hoặc theo chủ đề riêng. Đây là tính năng giúp quản lý hệ thống email trở nên dễ dàng hơn, đặc biệt khi số lượng thư quá lớn và bạn cần tìm lại các email cũ.
  • Spam: nơi các email được đánh giá là nguy hiểm hoặc không an toàn được tự động chuyển đến. Hộp thư Spam có thể xóa theo định kỳ, vì vậy để tránh mất các thư quan trọng, bạn nên kiểm tra hộp thư Spam thường xuyên.

Bên cạnh đó, những chức năng cơ bản khác của các ứng dụng mail đều được tích hợp sẵn ở WebMail như tạo chữ ký riêng, thay đổi font chữ, đổi giao diện quản lý… 

Lợi ích của việc sử dụng Webmail là gì?

Webmail là gì? Truy cập và quản lý email trên nhiều thiết bị
Truy cập và quản lý email trên nhiều thiết bị

Dù được xem là một trong những nền tảng quản lý mail tốt nhất hiện nay nhưng chúng ta không thể phủ nhận tốc độ chính là một trong những hạn chế lớn nhất của Outlook. Và WebMail được xem là một giải pháp thay thế hoàn hảo. 

Dưới đây là một vài ưu điểm của WebMail mà bạn nên xem xét:

  • Dễ dàng sử dụng: Giao diện WebMail cung cấp vô cùng cơ bản và không có quá nhiều khác biệt với các ứng dụng quản lý email hiện nay.
  • Backup: là tính năng không thể thiếu của email dành cho doanh nghiệp. Tính năng này làm giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu người dùng hoặc các sự cố mất dữ liệu.
  • Không cần dùng tới máy tính: WebMail cho phép người dùng truy cập từ bất kì thiết bị nào. Miễn là có kết nối internet và có thể dùng trên nhiều loại thiết bị khác nhau.
  • Khả năng tìm kiếm: Dễ dàng tìm kiếm email bằng từ khóa, rất tiện lợi khi số lượng email trở nên quá lớn.
  • Giới hạn lưu trữ: Nếu phải so sánh với các dịch vụ trên thị trường hiện nay thì WebMail đặc biệt có ưu thế về giới hạn lưu trữ khi cung cấp dung lượng miễn phí khá lớn.

Nhược điểm WebMail là gì?

Webmail là gì? Việc sử dụng WebMail có thể bị gián đoạn khi gặp sự cố
Việc sử dụng WebMail có thể bị gián đoạn khi gặp sự cố

Mặc dù sở hữu nhiều ưu điểm song WebMail vẫn tồn tại những hạn chế nhất định:

Dịch vụ không được bảo đảm

WebMail tuy được xem là một trong những dịch vụ quản trị mail tốt nhất hiện nay vẫn khó tránh khỏi sự cố. Khi có rủi ro bất ngờ xảy ra, các hoạt động email có thể sẽ bị gián đoạn, gây ảnh hưởng đến người sử dụng. May mắn thay, xác suất sự cố xảy ra là rất thấp nên nhiều doanh nghiệp vẫn có thể chấp nhận khuyết điểm này.

Công ty có thể mất tất cả email

Nghe có vẻ khá nguy hiểm, đặc biệt đối với đối tượng sử dụng là doanh nghiệp. Tuy nhiên, dịch vụ WebMail từ những nhà cung cấp uy tín hiện nay hầu hết đều có khả năng bảo vệ dữ liệu. Dù vậy bạn cũng không nên quá chủ quan. Hãy Backup dữ liệu thường xuyên trong quá trình sử dụng WebMail nhé!

Quảng cáo

Như đã chia sẻ, WebMail là một ứng dụng trực tuyến trên nền tảng Web. Vì vậy, nó khó tránh khỏi việc xuất hiện các quảng cáo gây khó chịu cho người dùng trong quá trình sử dụng. Tuy nhiên, nhìn chung thì những quảng cáo này không chiếm quá nhiều diện tích hiển thị và ảnh hưởng quá nhiều đến thao tác sử dụng.

Thư spam

Mặc dù bạn có thể quản lý chúng trong hộp thư Spam nhưng việc gia tăng số lượng thư Spam cũng ít nhiều khiến người dùng lo lắng. Vì vậy, đối với những thư được đánh dấu Spam, bạn nên lên lịch xóa định kỳ.

Quyền riêng tư

Mặc định các nhà cung cấp WebMail có quyền truy cập vào tất cả email người dùng. Bạn có thể tham khảo chính sách bảo mật của nhà cung cấp để biết thêm thông tin. 

Tuy nhiên vì quyền riêng tư, hầu hết các dữ liệu của bạn sẽ được bảo mật, ví dụ, Gmail chỉ sử dụng quyền hạn này để phân phối email quảng cáo hiệu quả hơn.

Địa chỉ Webmail thiếu chuyên nghiệp

Đối với các doanh nghiệp, địa chỉ email cũng rất quan trọng bởi nó là yếu tố giúp nhận diện thương hiệu và thể hiển sự chuyên nghiệp. Nhưng rất tiếc, WebMail chưa đáp ứng được nhu cầu này. Nhưng nếu vẫn quyết định chọn dịch vụ này, bạn có thể khắc phục bằng cách sử dụng email theo tên miền riêng.

Cách sử dụng WebMail để gửi và nhận mail

Thao tác sử dụng WebMail khá đơn giản và dễ tiếp cận
Thao tác sử dụng WebMail khá đơn giản và dễ tiếp cận

Việc sử dụng WebMail cũng khá đơn giản với đầy đủ các chức năng cần thiết. Hầu hết các dịch vụ WebMail đều có chức năng như nhau như:

  • Soạn email: chức năng này thực hiện công việc soạn thảo email mới. Bao gồm các công cụ hỗ trợ và khả năng đính kèm email.
  • Inbox: hộp nhận email từ người khác đến.
  • Outbox: hộp thư gửi đi là hộp thư kiểm tra lại các mail bạn đã gửi đi
  • Draft: đây là hộp thư nháp. Draft là nơi bạn muốn lưu lại mail đang soạn thảo. Hoặc khi bạn đang soạn thảo email mà có sự cố như mất mạng hay cúp điện thì email sẽ tự động được lưu vào đây.
  • Hộp thư riêng: bạn cũng có thể tự tạo cho mình hộp thư của riêng mình. Mục đích để lưu trữ lại những email quan trọng.
  • Spam: hộp thư này có nhiệm vụ giúp bạn chặn lại những email thiếu an toàn.

Sau khi đã nắm được những thông tin cơ bản về WebMail, bạn có thể tự mình trải nghiệm dịch vụ này. Dưới đây là hướng dẫn cách gửi và nhận mail trên WebMail:

Cách sử dụng WebMail để nhận Email

Webmail là gì? Truy cập WebMail trên nền tảng web bằng bất kỳ thiết bị nào
Truy cập WebMail trên nền tảng web bằng bất kỳ thiết bị nào

Bước đầu tiên, bạn cần truy cập vào WebMail theo đường dẫn có dạng yourdomain.com/webmail. Liên hệ nơi thuê hosting bạn đang dùng để lấy thông tin tài khoản và mật khẩu. Nếu là lần đầu sử dụng, bạn sẽ được chuyển đến trang chính.

Xác thực yêu cầu khi lần đầu đăng nhập WebMail
Xác thực yêu cầu khi lần đầu đăng nhập WebMail

Tại đây, chọn dòng “Set as Default”, tiếp theo chọn dòng “roundcube” để vào giao diện của WebMail.

Cách sử dụng WebMail để gửi Email

Chọn Compose để bắt đầu soạn thư trong WebMail
Chọn Compose để bắt đầu soạn thư trong WebMail

Tương tự như trên, bạn cần truy cập vào WebMail và đăng nhập thông tin tài khoản, mật khẩu. Tại giao diện chính chọn “Compose” để bắt đầu soạn email.

Trình soạn thảo của WebMail khá giống các công cụ soạn thảo phổ biến
Trình soạn thảo của WebMail khá giống các công cụ soạn thảo phổ biến

Một trình soạn thảo tương tự như các công cụ quản lý email khác sẽ hiện ra sau bước này. Hãy nhập đầy đủ thông tin bao gồm tiêu đề, địa chỉ người nhận, nội dung email và nhấn nút “Send” để hoàn tất quá trình gửi mail.

Có nên sử dụng WebMail cho doanh nghiệp?

Nhìn chung, WebMail có giao diện khá trực quan và đơn giản, tối ưu hoá tốc độ và sự tiện lợi cho dịch vụ quản trị mail. Vì vậy, người dùng không quá khó để có thể làm quen và sử dụng thuần thục công cụ này.

Tuy nhiên như đã đề cập ở mục “Nhược điểm của WebMail là gì?”, WebMail chỉ thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ với nhu cầu sử dụng lượng mail ít. Nếu bạn là doanh nghiệp tầm trung trở lên, Mắt Bão khuyến khích bạn sử dụng Email4b. Bạn có thể tham khảo thêm trong bài viết:

EMAIL4B là gì?

Email4B hay Email For Business là dịch vụ email chuyên biệt dành cho doanh nghiệp có nhu cầu email lớn và chất lượng cao. Email 4B được cài đặt và vận hành trên máy chủ Window server 2016 (hoặc 2019) với ổ cứng 100% SSD Enterprise.

Webmail là gì? Email4B là giải pháp Email cho các doanh nghiệp
Email4B là giải pháp Email cho các doanh nghiệp

Ưu điểm của Email4b so với WebMail là gì?

Khi đăng ký dịch vụ email doanh nghiệp Email4B, bạn sẽ dễ dàng thấy được những ưu điểm mà dịch vụ này mang lại như:

  • Email4B chuyên nghiệp

Email4B gắn nhãn ID email thông thường của bạn với tên miền của công ty bạn. Ví dụ: xvz@mycompany.com.

  • Email4B nhanh, tốc độ ổn định

Email4B hoạt động trên hệ thống máy chủ lưu trữ mới nhất. Nó cung cấp cho bạn thời gian hoạt động tốt nhất, độ phản hồi nhanh vượt trội và độ tin cậy tối đa. Email4B được xây dựng trên hạ tầng đám mây (Cloud) tiên tiến nhất Mắt Bão. Việc thêm tài khoản email cũng như dung lượng sử dụng khi doanh nghiệp của bạn phát triển tương đối dễ dàng. Tất cả các công đoạn sẽ không làm gián đoạn việc sử dụng.

  • Tăng cường bảo mật dữ liệu email

Chính sách bảo mật đảm bảo thông tin của bạn được an toàn và bảo mật. Mã hóa nội dung và tệp đính kèm cùng với mã hóa kết nối để bảo mật tối đa.

  • Tăng an toàn, Tăng năng suất kinh doanh

Tiết kiệm thời gian vì không phải đối phó với các email spam nữa. Giúp doanh nghiệp của bạn tăng năng suất cao hơn. Tập trung vào các vấn đề quan trọng trong khi hệ thống PMG bảo vệ hộp thư điện tử của bạn.

Hy vọng rằng với những thông tin được tổng hợp trên đây, bạn đã biết được các ưu điểm cũng như cách sử dụng WebMail – một công cụ hữu ích phục vụ đắc lực trong chiến dịch quảng cáo bằng email marketing. Chúc các bạn thành công!




Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.



Bài viết liên quan