G Suite là gì? Cách G Suite Google chinh phục người dùng

G Suite là gì?

G Suite là bộ công cụ của Google dựa trên nền tảng điện toán đám mây với rất nhiều ứng dụng hữu ích như Gmail, Drive, Docs, Sheet,… Có một thực tế khá thú vị là dù đang sử dụng các ứng dụng thuộc G Suite hàng ngày nhưng nhiều người vẫn không rõ bộ công cụ này là gì.

G suite là gì? G Suite là bộ phần mềm được phát triển trên nền tảng điện toán đám mây của Google

G Suite là bộ phần mềm được phát triển trên nền tảng điện toán đám mây của Google

Trước đây, G Suite có tên gọi là Google Apps for Work. Cho đến hiện tại, nó vẫn là bộ công cụ được xây dựng và phát triển trên Google Cloud Computing. G Suite phục vụ chủ yếu cho nhu cầu trao đổi, làm việc của doanh nghiệp. Cloud Computing – Điện toán đám mây là gì?

Điện toán đám mây hay còn gọi là Cloud Computing, là mô hình cung cấp các tài nguyên máy tính cho người dùng thông qua internet. Nguồn tài nguyên này bao gồm rất nhiều thứ liên quan đến điện toán và máy tính. Người dùng có thể truy cập vào bất cứ tài nguyên nào trên đám mây. Vào bất kỳ thời điểm nào và ở bất kỳ đâu, chỉ cần kết nối với hệ thống internet.

Với mục đích mang đến cho tệp người dùng này – tức các đơn vị kinh doanh phương thức làm việc và giao tiếp với đối tác nhanh chóng, tiện lợi hơn, G Suite tích hợp khá nhiều tiện ích chi phí thấp như: Gmail, bộ Office, Drive lưu trữ, Calendar, Hangouts,… Hiện đang có khoảng hơn 5 triệu doanh nghiệp đang sử dụng bộ công cụ này để gửi em háail, chat, gọi video call, đặt lịch làm việc, chia sẻ dữ liệu,…

Lợi ích của G Suite là gì? 

G Suite là gì? Nhờ G Suite, bạn có thể lưu trữ và chia sẻ dữ liệu dễ dàng thông qua Internet

Nhờ G Suite, bạn có thể lưu trữ và chia sẻ dữ liệu dễ dàng thông qua Internet

Nhìn chung, G Suite mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho người dùng, doanh nghiệp và cả kỹ sư công nghệ. Cụ thể như sau:

Đối với người dùng

  • Có thể truy cập kho dữ liệu mọi lúc, mọi nơi.
  • Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu với dung lượng lớn – 30GB hoặc không giới hạn (tùy gói đăng ký).
  • Ứng dụng gửi email thông minh với bộ lọc chống spam hiệu quả.
  • Sử dụng chat và video call (Hangouts) để liên lạc với đối tác/khách hàng một cách dễ dàng.
  • Chỉnh sửa tài liệu trực tuyến với bộ Office tiện dụng.
  • Bảo vệ dữ liệu tốt hơn nhờ nền tảng điện toán đám mây.

Đối với kỹ sư công nghệ

  • Chi phí cố định rất thấp (chỉ từ 2.5 USD/user).
  • Bởi không cần sử dụng phần cứng nên bạn sẽ tiết kiệm được kha khá chi phí cho việc cài đặt phần mềm, lắp đặt, bảo trì,…
  • Dễ dàng tích hợp các ứng dụng liên quan nhờ nền tảng mở dựa trên công nghệ điện toán đám mây.
  • Không cần trả phí bản quyền.

Đối với doanh nghiệp

  • Giảm chi phí lưu trữ tài liệu cho doanh nghiệp.
  • Tăng năng suất lao động và hiệu quả làm việc.
  • Cung cấp giải pháp linh hoạt để triển khai các thay đổi trong doanh nghiệp một cách nhanh chóng.
  • Giảm bớt gánh nặng về hoạt động điều hành, giúp doanh nghiệp tập trung mọi nguồn lực vào phát triển kinh doanh.
  • Xây dựng môi trường làm việc khoa học qua công nghệ hiện đại cho đội ngũ nhân viên.

Các tính năng của G Suite là gì?

G Suite bao gồm rất nhiều công cụ và tính năng như: Gmail, Calendar, Drive,…

G Suite bao gồm rất nhiều công cụ và tính năng như: Gmail, Calendar, Drive,…

Bộ công cụ G Suite bao gồm các ứng dụng chính như sau:

  • Gmail

Đây là dịch vụ email rất nổi tiếng của Google với hơn 400 triệu người dùng. Với Gmail, bạn có thể gửi mail nhanh chóng theo thời gian thực. Ngoài ra, công cụ này của G Suite còn giúp bạn lưu trữ một lượng lớn email (hạn chế việc phải xóa mail), quản lý hộp thư ngay cả khi đang offline, lọc thư rác và bảo mật hiệu quả,…

  • Google Calendar

Khi sử dụng Google Calendar, bạn có thể lên lịch, sắp xếp cuộc hẹn, công việc trực tuyến chỉ với các thao tác rất đơn giản. Đồng thời, Google Calendar cũng cho phép người dùng chia sẻ lịch làm việc cá nhân đồng thời xem lịch của đồng nghiệp/cộng sự nhằm chủ động hơn trong công việc.

  • Google Docs

Google Docs là công cụ cho phép bạn xem, chỉnh sửa, thay đổi và chia sẻ văn bản trực tuyến một cách nhanh chóng, ở bất cứ đâu, vào bất cứ lúc nào.

  • Google Drive

Đây là nơi người dùng lưu trữ các dữ liệu (văn bản, hình ảnh, video,…) trên nền tảng đám mây của Google. Bạn có thể dễ dàng sao lưu, đồng bộ tất cả các tập tin từ máy tính/thiết bị di động của mình sang Google Drive và chia sẻ chúng với những người dùng khác.

  • Google Hangouts

Hangouts là công cụ cho phép người dùng thực hiện các cuộc họp video trực tuyến trên thiết bị di động/máy tính xách tay. Nhờ đồng bộ hóa với các ứng dụng khác của Google nên Hangouts có thể giúp bạn trao đổi thông tin một cách thuận tiện hơn chỉ với vài thao tác đơn giản.

  • Google Site

Google Site cho phép doanh nghiệp tạo ra một mạng nội bộ dễ dàng để chia sẻ, cập nhật, truyền đạt các thông tin, dữ liệu.  Định dạng được Google Site hỗ trợ bao gồm: doc, xls, csv, ppt, pdf, txt,…

  • Google Vault

Đây là một ứng dụng quan trọng đối với người dùng G Suite phiên bản BusinessEnterprise. Google Vault cho phép bạn tìm kiếm, trích xuất dữ liệu để tạo ra eDiscovery (Electronic Discovery – khám phá thông tin ở định dạng điện tử).

Ưu điểm và nhược điểm của G Suite là gì?

G Suite là gì? G suite có giao diện thân thiện, dễ sử dụng

G Suite có giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Theo đánh giá của đại đa số người dùng, G Suite có những ưu và nhược điểm sau đây:

Ưu điểm của G Suite là gì?

  • Khá dễ sử dụng, giao diện thân thiện, đơn giản.
  • Có nhiều tiện ích đặc biệt, cao cấp (ví dụ: Gmail cho doanh nghiệp với dung lượng lưu trữ lên đến 30GB).
  • Gọi video call, chat, lưu trữ, chia sẻ tài liệu, thiết lập lịch làm việc dễ dàng, nâng cao hiệu suất công việc.
  • Tài liệu được lưu trữ trên cloud nên người dùng có thể dễ dàng truy cập dù ở bất cứ đâu, trên bất cứ thiết bị nào.

Nhược điểm của G Suite là gì?

  • Server máy chủ không được đặt ở Việt Nam. Do đó, nếu xảy ra các vấn đề về kỹ thuật thì dữ liệu bạn đã lưu trữ rất có khả năng biến mất.
  • Phí dịch vụ sẽ tăng lên khi trong doanh nghiệp có càng nhiều user sử dụng. Do đó, khi áp dụng ở các doanh nghiệp lớn, G Suite sẽ trở nên đắt đỏ.

So sánh G Suite và dịch vụ miễn phí khác của Google

G Suite cho phép doanh nghiệp sử dụng email với tên miền riêng

G Suite cho phép doanh nghiệp tạo email tên miền riêng

Hầu hết các phần mềm trong G Suite đều có thêm phiên bản miễn phí tương đương trên Google. Tuy nhiên, với G Suite, Google đã bổ sung một số tính năng quan trọng nhằm hỗ trợ tối đa quy trình làm việc của doanh nghiệp. Ví dụ như:

  • Chia sẻ lịch làm việc với đồng nghiệp/cấp trên.
  • Dung lượng lưu trữ đám mây lên đến 30GB hoặc không giới hạn, tùy vào gói G Suite được sử dụng (trong khi đó Drive miễn phí chỉ cung cấp 15GB lưu trữ).
  • Các công cụ quản trị nâng cao như thêm/xóa người dùng trong tổ chức, xác thực 2 yếu tố, chuyển dữ liệu lên G Suite đơn giản,…
  • Công cụ quản lý thiết bị di động, kiểm soát các tài khoản người dùng, bật/tắt ứng dụng có trong gói và xóa dữ liệu từ xa.
  • Cho phép doanh nghiệp/tổ chức sử dụng email với tên miền đăng ký riêng (ví dụ: account@yourcompanydomain.com).

G Suite có giá bao nhiêu?

G Suite là gì? Google cung cấp 3 gói G Suite với 3 mức phí khác nhau

Google cung cấp 3 gói G Suite với 3 mức phí khác nhau

Hiện tại, Google đang cung cấp 3 gói G Suite với các tính năng và mức phí khác nhau. Cập nhật tháng 10/2019, cụ thể như sau:

  • G Suite Basic: Cung cấp 30GB dung lượng lưu trữ cho Gmail và Google Drive. Bao gồm nhiều ứng dụng hỗ trợ công việc như: Shared Calendar, video call, chat,… nhưng không có Cloud search, App Maker và Vault. Giá của gói Basic là 50.4 USD/user/năm.
  • G Suite Business: Gói này về cơ bản cũng giống gói Basic nhưng cho phép lưu trữ không giới hạn trên cloud và có thêm các tính năng Vault, Cloud Search, đồng thời có thể phát triển ứng dụng tùy chỉnh. Giá của nó là 122.2 USD/user/năm.
  • G Suite Enterprise: Đây là gói G Suite cao cấp nhất với nhiều tính năng quản lý dữ liệu cao cấp và hệ thống bảo mật toàn diện với giá 300 USD/user/năm.

Cách đăng ký G Suite

Cách đăng ký G Suite rất đơn giản

Cách đăng ký G Suite rất đơn giản

Để đăng ký G Suite, bạn cần phải thực hiện các bước sau:

  • Bước 1: Đăng nhập trên trang web chính thức của Google G Suite. Tiếp đến, bấm nút “Get Started” để bắt đầu.
  • Bước 2: Điền đầy đủ thông tin của doanh nghiệp. Sau đó, bấm nút “Next” để sang phần tiếp theo.
  • Bước 3: Hệ thống xuất hiện bảng thông báo. Nhập thông tin của bạn (tên, email, số điện thoại) và bấm “Next”.
  • Bước 4: Hệ thống hiển thị một thông báo, hỏi xem bạn đã có tên miền hay chưa. Chọn “Yes” nếu bạn đã mua tên miền hoặc “No” nếu chưa có và đăng ký tên miền mới.
  • Bước 5: Nhập tên miền của bạn vào khung và bấm “Next”.
  • Bước 6: Đăng ký thông tin đăng nhập. Sau đó gõ vào các ô tương ứng để tạo tài khoản G Suite.
  • Bước 7: Hệ thống hiển thị một thông báo trên màn hình. Bấm nút “Start” và nhập các thông tin user trong phần doanh nghiệp của bạn.
  • Bước 8: Truy cập vào trang quản trị tên miền. Sau đó, tạo các DNS record theo giá trị mà Google cung cấp.
  • Bước 9: Sau khi hoàn thành, hãy quay lại trang đăng ký G Suite. Bấm “Verify Domain & Setup email”. Chúc mừng bạn đã đăng ký G Suite thành công.

Lưu ý, quá trình này có thể tốn thời gian từ 30 phút cho đến 24h. Tùy thuộc vào tốc độ cập nhật của hệ thống quản lý DNS tên miền.

Ai nên sử dụng G Suite?

Nếu bạn có sử dụng tất cả các dịch vụ của Google, G Suite là một lựa chọn tốt. Với việc lưu trữ trực tuyến nhiều dữ liệu, G Suite cho phép bạn đặt mua thêm Google Drive với chi phí $10/tháng. Tương tự như vậy cho các dịch vụ nhỏ khác của G Suite. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng lớn G Suite sẽ là giải pháp. Nhưng nếu bạn không có nhu cầu sử dụng hết, G Suite có giá khá cao so với nhu cầu sử dụng của bạn.

Nếu doanh nghiệp của bạn đã sử dụng Microsoft Office, có nhiều dữ liệu khó cập nhật? Bạn có nên sử dụng Office 365 thay vì G Suite. Office 365 bao gồm cả dịch vụ Email365 đáp ứng được nhu cầu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Email theo tên miền là hình thức email sử dụng đuôi là tên miền mà công ty đang sở hữu. Như vậy, loại email này sẽ có cấu trúc cơ bản như sau:

  • contact@tencongty.com
  • info@tencongty.com

Trong đó: Contact, info là những username chính mà chủ doanh nghiệp muốn đặt…, Tencongty.com: là tên miền riêng mà công ty đang sở hữu.

Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ email tên miền riêng, email doanh nghiệp, giải pháp cho email lớn? Mắt Bão khuyến khích bạn sử dụng dịch vụ Email4b với giá thành phù hợp với nhu cầu sử dụng của bạn hơn so với G Suite. Bạn có thể tham khảo thêm về Email4b trong bài viết: ‘Email4b là gì?

Trên đây là các thông tin chi tiết về G Suite và cách để đăng ký sử dụng. Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp hoặc là một phần tử trong đó, hãy cập nhật tất cả những ứng dụng cần thiết của G Suite để nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc. Chúc các bạn thành công!