Hướng dẫn sử dụng chức năng Calendar – Email 4B v2

Chức năng Calendar (Lịch) sẽ loại bỏ gánh nặng trong việc sắp xếp lịch biểu của bạn và có thể truy cập đơn giản bằng cách sử dụng trình duyệt web  trên mọi máy tính, thiết bị di động.

Tạo Calendar

Bước 1 : Có 2 cách để bạn tạo một cuộc họp mới, đầu tiên bạn phải truy cập vào Webmail và vào mục Calendar :

• Cách 1 : Chọn vào mục New

• Cách 2 : Click vào khoảng thời gian mà bạn muốn thiết lập cuộc họp

Bước 2 : Nhập thông tin cho cuộc họp của bạn đến mọi người

• Subject : Tiêu đề cuộc họp
• Location : Địa điểm diễn ra cuộc họp
• Room : Nếu người quản trị đã có thiết lập một phòng hội thảo trước đó thì bạn có thể chọn phòng hội thảo đó làm cuộc họp
• Reminder : Lời nhắc, bạn có thể bật lời nhắc trước thời gian bao nhiêu phút để trên thanh công cụ của trình duyệt Web bạn sử dụng hoặc phần  mềm Mail Client thông báo cho người tham gia cuộc họp
• Email Notification : Người được mời vào cuộc họp sẽ được nhận một lá mail thông báo tham gia cuộc họp
• All Day Appointment : Cuộc họp cả ngày, bạn chỉ nên bật tính năng này khi cuộc họp của bạn diễn ra cả ngày.
• Show Times Zone : Chọn thời gian diễn ra cuộc họp
• Description : Mô tả, thêm ghi chú, chi tiết về cuộc họp
• Attendees : Người tham dự, bạn sẽ nhập địa chỉ Email của người được mời tham dự cuộc họp
• Recurrence : Nếu cuộc họp của bạn được diễn ra có chu kỳ lặp lại, bạn có thể chỉnh ở mục này (hàng ngày, tuần, tháng, năm,…)

Sau khi đã nhập xong tất cả bạn chỉ cần Save lại. Như vậy là bạn đã tạo được một cuộc họp mà không phải tốn nhiều công sức. Bây giờ chỉ chờ mọi người kiểm tra nội dung cuộc họp và tham dự. Người tham dự sẽ nhận được một lá mail thông báo, nếu người tham dự bấm chọn ACCEPT hoặc DECLINED đều có thông báo về đến cho bạn.

Thêm Calendar vào Outlook

Để thêm lịch vào phần mềm Outlook, bạn có thể thực hiện như sau :

Bước 1 : Vẫn ngay mục Calendar, bạn click vào dấu ba chấm (…), sau đó chọn mục Add To Outlook

Bước 2 : Chọn thông tin như ảnh minh họa 

• Outlook version : Nếu bạn sử dụng Outlook 2003, hãy chọn version Outlook 2003. Nếu bạn sử dụng Outlook 2007 trở lên, hãy chọn version Outlook 2007 or later
• Description : Mô tả 
• Outlook Display Name : Bạn hãy nhập tên hiển thị trên Outlook

Bước 3 : Chọn phần mềm Outlook bạn đang sử dụng, sau đó chọn Mở liên kết

Bước 4 : Mở phần mềm Outlook, và click chọn Yes để hoàn thành.

Bước 5 : Như vậy là đã hoàn tất, bây giờ kiểm tra lại phần mềm Outlook.

Sau đây là video hướng dẫn tạo calendar cơ bản:

Sau đây là video hướng dẫn thêm calendar vào outlook:

Chúc bạn sẽ có những trải nghiệm mới mẻ và tuyệt vời khi sử dụng dịch vụ Email 4B v2 tại Mắt Bão. Cảm ơn bạn đã theo dõi.