Hướng Dẫn Sử Dụng Tính Năng Email Release – Chủ Động Xử Lý Thư Bị Tạm Giữ

Nguyen Thai Trong 6 phút đọc

Khi gửi email, đôi khi nội dung hoặc tiêu đề vô tình trùng khớp với các dấu hiệu nhận diện thư rác (spam) khiến hệ thống bộ lọc chiều gửi tạm thời giữ lại để kiểm soát an toàn.

Nhằm giúp khách hàng không bị gián đoạn công việc, Mắt Bão ra mắt tính năng Email Release (Cổng xử lý thư bị giữ lại). Tính năng này cho phép bạn chủ động duyệt gửi tiếp email an toàn hoặc kiểm tra, tinh chỉnh lại nội dung trước khi gửi đi.

1. Cơ Chế Hoạt Động & Giới Hạn Sử Dụng

  • Cơ chế: Khi có email gửi đi bị nghi ngờ rủi ro, hệ thống sẽ tạm giữ lại và gửi ngay một thông báo đến hộp thư của bạn kèm theo đường dẫn xác thực.

  • Thời hạn hiệu lực: Đường dẫn xác thực có hiệu lực trong vòng 48 giờ. Sau thời gian này, thư sẽ tự động bị hủy nếu không có thao tác xử lý.

  • Hạn mức phát hành (Release): Nhằm bảo vệ điểm uy tín của tên miền và IP gửi thư, hệ thống giới hạn số lần duyệt gửi tiếp:

    • Tối đa 5 email / phút

    • Tối đa 10 email / giờ

    • Tối đa 20 email / ngày (Mức sử dụng được hiển thị trực tiếp trên giao diện xử lý theo định dạng: Đã dùng 0/5 (phút) · 0/10 (giờ) · 0/20 (ngày))

2. Bước 1: Tiếp Nhận Thông Báo Và Truy Cập Cổng Xử Lý

Khi nhận được email thông báo có tiêu đề dạng: [Mắt Bão] Email chưa được gửi thành công đến...:

  1. Mở thư thông báo và kiểm tra các thông tin sơ bộ: Người nhận, Tiêu đề, Thời gian gửi.

  2. Bấm vào nút “Xác nhận và gửi thư” màu xanh để truy cập vào hệ thống PMG Secure Web Release Portal.

Tại giao diện cổng xử lý, hệ thống sẽ hỏi: “Thư này có phải do bạn gửi không?”. Quý khách chọn 1 trong 2 hướng xử lý bên dưới tùy theo tình trạng thực tế:

3. Bước 2A: Trường Hợp Thư Do Bạn Chủ Động Gửi (Chọn “Đúng, thư này do tôi gửi”)

Nếu đây chính xác là nội dung bạn vừa gửi cho đối tác/khách hàng, nhấn chọn Đúng, thư này do tôi gửi. Hệ thống sẽ cung cấp cho bạn 2 lựa chọn tiếp theo:

Lựa chọn 1: Gửi thư đi luôn (Giữ nguyên nội dung)

Dành cho trường hợp bạn cần chuyển thư gấp và chắc chắn nội dung không vi phạm.

  1. Bấm vào nút Gửi thư đi luôn.

  2. Một bảng xác nhận xuất hiện:

    • Tích chọn vào ô: “Tôi xác nhận muốn gửi thư này đi.”

    • Tích chọn xác thực captcha: “Tôi không phải là người máy”.

  3. Bấm Xác nhận gửi đi. Thư sẽ được đẩy ra khỏi hàng đợi và gửi thẳng đến người nhận.

Lựa chọn 2: Chỉnh sửa nội dung trước

Dành cho trường hợp thư bị điểm spam quá cao, bạn muốn biết nguyên nhân vi phạm để khắc phục triệt để.

  1. Bấm chọn Chỉnh sửa nội dung trước.

  2. Hệ thống chuyển sang trang Kiểm thử & sửa nội dung:

    • Các lỗi phát hiện & cách khắc phục: Xem chi tiết các bộ quy tắc (rule) khiến thư bị cộng điểm spam (ví dụ: lỗi SPF/DKIM hoặc các từ khóa nhạy cảm bị đánh dấu đỏ).

    • Sửa nội dung tại đây: Bạn có thể trực tiếp xóa/sửa các cụm từ bị vi phạm (chữ được tô đỏ) ngay tại khung soạn thảo.

  3. Khi điểm số đã giảm về mức an toàn, nhấn nút Sao chép nội dung sạch ở góc trên bên phải.

  4. Mở lại ứng dụng gửi mail (Webmail/Outlook), dán nội dung vừa sửa và thực hiện gửi lại email mới.

4. Bước 2B: Trường Hợp Xuất Hiện Thư Lạ (Chọn “Không, tôi không gửi thư này”)

Nếu bạn kiểm tra thông tin người nhận và tiêu đề thấy hoàn toàn xa lạ hoặc nghi ngờ tài khoản email của mình đã bị lộ mật khẩu và bị kẻ xấu lợi dụng gửi spam:

  1. Nhấp chọn ô Không, tôi không gửi thư này.

  2. Hộp thoại Báo cáo bảo mật xuất hiện, nhấn nút màu đỏ: Xác nhận, tôi không gửi.

  3. Kết quả: Thư rác đó sẽ lập tức bị hủy vĩnh viễn, liên kết bị vô hiệu hóa và bộ phận kỹ thuật bảo mật của Mắt Bão sẽ ghi nhận tín hiệu cảnh báo.

Khuyến cáo bảo mật khẩn cấp: Nếu rơi vào trường hợp này, bạn nên truy cập ngay vào trang quản trị email để đổi mật khẩu phức tạp hơn và quét virus trên các thiết bị đang cài đặt tài khoản email.

 

Thông tin này có hữu ích không?