Hướng dẫn sử dụng cơ bản Webmail trên dịch vụ Email Pro v3

Đầu tiên, để sử dụng được Webmail, bạn cần phải mở trình duyệt và truy cập theo đường dẫn http://mail.domain.tld/webmail hoặc https://proXX.emailserver.vn/webmail.

Đường dẫn http://mail.domain.tld/webmail không có giao thức bảo mật SSL, rất dễ dẫn đến trường hợp rò rỉ thông tin đăng nhập. Nhận thấy tính chất nguy hiểm tiềm tàng về an toàn bảo mật thông tin, khi đăng nhập đường dẫn http://mail.domain.tld/webmail sẽ chuyển hướng sang đường dẫn có giao thức bảo mật SSL là https://proxx.emailserver.vn/webmail nhằm bảo vệ cho người dùng sử dụng dịch vụ. Mắt Bão vẫn luôn khuyến nghị quý khách nên đăng ký thêm dịch vụ SSL cho đường dẫn mail.domain.tld để khi truy cập sẽ ra đường dẫn https://mail.domain.tld/webmail mà không bị chuyển hướng sang đường dẫn https://proxx.emailserver.vn/webmail.

Sau khi truy cập vào đường dẫn Webmail, bạn nhập vào địa chỉ email và password, sau đó click Login để đăng nhập. Trong lầu đầu tiên đăng nhập bạn sẽ được đưa đến trang chính, bạn cần tick vào mục Open my inbox when I log in, sau đó click vào Open để lần sau bạn sẽ không cần phải thao tác thêm lần nữa.

Gửi Email

Để bắt đầu soạn một email, tại giao diện webmail mail bạn chọn vào Compose

Tại giao diện mới hiện ra, bạn nhập vào các nội dung như hình ảnh ví dụ bên dưới.

1. Là địa chỉ mail của Quý Khách
2. Nhập địa chỉ mail của đối tác
3. Chủ đề Mail
4. Nội dung của lá mail

Sau khi đã nhập đầy đủ các thông tin và nội dung, bạn click vào Send để gửi mail và hoàn tất.

Nhận mail

Để nhận email, tại giao diện chính bạn chọn vào Refesh, các email có tiêu đề in đậm là những email mới, để xem email bạn click hai lần vào tiêu đề mail.

Sau đây là video gửi nhận email đến 1 địa chỉ mail khác và nhận mail từ đối tác gửi đến

Tạo chữ ký

Chữ ký luôn là điểm nhận dạng tuyệt vời nhất để biết bạn có phải là chính chủ hay không. Để tạo một chữ ký trên Webmail. Bạn sẽ thao tác các bước như sau :

1. Chọn Settings
2. Chọn Identites
3. Chọn vào địa chỉ mail
4. Ở phần nội dung này bạn điền nội dung chữ ký vào

Sau khi đã soạn xong chữ ký, thì bạn chỉ cần Save lại là hoàn tất, phần chữ ký sẽ hiển thị ra bên dưới.

Sau đây là video thiết lập chữ ký Email

2-Factor Authentication ( xác thực 2 lớp )

Bảo mật 2 lớp luôn là ưu tiên hàng đầu đối với các hệ thống mail, đối với dịch vụ Email Pro v3, Mắt Bão đã nâng cấp tính năng xác thực 2 lớp cho địa chỉ Email. Cách thao tác sẽ rất đơn giản, bắt đầu nhé.

Xin lưu ý : Để có thể sử dụng được chức năng Two-Factor Authentication, bạn phải cài đặt những phần mềm Authenticator

• For Android™, iOS®, and Blackberry® — Google Authenticator™
• For Windows® Phone — Authenticator

Bước 1 : Để cấu hình 2FA cho tài khoản Email, bạn phải đăng nhập trực tiếp vào Webmail

1. Chọn Settings
2. Vào mục 2-Factor Authetication
3. Ở đây, bạn hãy click vào mục Active,
4. Sau đó hãy click vào dòng FILL ALL FIELDS. Khi bạn click vào mục FILL ALL FIELDS.

Lưu ý quan trọng :

• Mã Secret (16 kí tự): là mã sẽ được hệ thống sinh ra ngẫu nhiên và không thể thay đổi theo ý của bạn, mã này sẽ dùng để cấu hình vào trong phần mềm Authenticator để xác thực 2FA.
• Mã Recovery (10 kí tự): đây là mã mà bạn có thể tự điền theo ý của mình một cách dễ nhớ nhất, mã Recovery sẽ được dùng trong những trường hợp bạn bị mất thiết bị và không xác thực bằng mã Authenticator.
  Ví dụ : Khi điện thoại của bạn bị mất hoặc phải cài đặt lại máy, bạn sẽ không có phần mềm Authenticator để xác thực khi đăng nhập vào Webmail, lúc này bạn chỉ cần dùng mã Recovery này đăng nhập trực tiếp vào trên Webmail là sẽ thành công
• Mã QR : là mã dùng để cấu hình vào trong phần mềm Authenticator mà không cần phải dùng đến mã Secret

Bước 2 : Bạn hãy dùng phần mềm Authenticator cấu hình tài khoản vào để xác thực theo hai cách sau :

Cách 1 : Dùng mã Secret

Đối với cấu hình theo mã Secret, bạn chỉ cần Thiết lập thủ công trên phần mềm Authenticator.

Cách 2 : Dùng mã QR

Đối với mã QR, thì bạn chỉ cần mở phần mềm Authenticator lên và quét mã thôi. Rất đơn giản đúng không.

Sau khi đã cấu hình vào phần mềm Authenticator, bạn vui lòng check mã bao gồm 6 số kí tự và nhập 6 kí tự này vào mục Check Code, sau đó Save lại là hoàn tất cấu hình xác thực 2FA cho tài khoản Webmail.

1. Check code trên điện thoại sau đó nhập vào
2. Chọn check code
3. Nhấn ok phần thông báo

Bước 4 : Bây giờ khi bạn truy cập vào Webmail, sẽ hiển thị ra phần đăng nhập 2FA.

Lúc này, bạn chỉ cần check mã 6 kí tự trong phần mềm Authenticator và nhập 6 kí tự đó vào trong Webmail là sẽ đăng nhập thành công.

Trường hợp, bạn mất thiết bị đã được cấu hình Authenticator, lúc này bạn cần phải nhớ đến mã Recovery trước đó mình đã Setup ở Bước 2.

Lưu ý quan trọng : trong mã Recovery mà bạn đã setup trước đó sẽ cấu hình 4 lần mã, mỗi mã chỉ được đăng nhập 1 lần duy nhất. Khi bạn dùng 1 mã để đăng nhập thì đồng nghĩa mã đó sẽ mất tác dụng trong lần đăng nhập kế tiếp.

• Mã Recovery trước đó set up

• Dùng 1 mã để đăng nhập vào Webmail

• Sau khi dùng mã này để đăng nhập thì đồng nghĩa sẽ không còn sử dụng được trong lần kế tiếp.

Đây là video hướng dẫn bạn sử dụng 2-Factor Authencation như sau:

Lưu ý: Khi bạn sử dụng chức năng 2-Factor Authencation thì trên điện thoại bạn phải tải ứng dụng Trình Xác Thực, sau đó bạn có thể thêm vào thủ công hoặc quét mã QR.

Chúc bạn thao tác thành công!!!