Hướng dẫn sử dụng tính năng Mailing list – Email 4B v2

Phạm Hoàng Hà 24/11/2020 180 lượt xem

 

Giới Thiệu:

Mailing list là một cách tuyệt vời để cho phép người dùng giao tiếp với một số cá nhân khác nhau thông qua một địa chỉ email duy nhất. Ví dụ: nhiều công ty sử dụng Mailing list để gửi email bản tin, khuyến mại hoặc thông tin về cập nhật sản phẩm cho người đăng ký. Không giống như Bí danh, Mailing list cho phép mọi người đăng ký hoặc hủy đăng ký liên lạc qua email. Ngoài ra, Mailing list có thể là công khai hoặc riêng tư, được trả lời bởi tất cả người dùng hoặc được quản lý bởi một quản trị viên danh sách duy nhất và hơn thế nữa. LƯU Ý: SmarterMail có thể chứa Mailing list lên tới 75.000 người đăng ký. Bất cứ điều gì lớn hơn thế nên được quản lý bởi nhà cung cấp dịch vụ Mailing list của bên thứ ba như Liên hệ liên tục hoặc MailChimp.

Sử dụng Mailing list cũng đơn giản như gửi email tiêu chuẩn: người đăng được phép chỉ cần gửi email đến địa chỉ danh sách, có dạng tên danh sách được gắn vào tên miền. Ví dụ: nếu bạn tạo một Mailing list có tên là “bản tin”, bạn gửi tin nhắn đến newsletter@example.com. Nếu có các yêu cầu khác, chẳng hạn như mật khẩu, vv những yêu cầu đó cũng cần phải được tính đến.

Hướng Dẫn Sử Dụng:

Cách khởi tạo địa chỉ mailing list 

Bước 1: Tại trang quản trị dịch vụ mail chọn tính năng Mailing list. Bấm New 

Bước 2: Điền đầy đủ thông tin khởi tạo. Bấm SAVE để hoàn tất 

List Address: Tên địa chỉ mailing list 

Moderator: địa chỉ mail quản trị của mailing list 

Thêm thành viên mailing list

Sau khi khởi tạo địa chỉ mailing list thành công để thêm member vào mailing list ta thao tác theo các bước sau đây:

Cách 1

Bước 1: Bấm click đúp vào địa chỉ mailing list vừa khởi tạo 

Bước 2: Chọn tab Subscribers và bấm New 

Bước 3: Nhập địa chỉ mail các member cần Add. Lưu ý mỗi địa chỉ mail phải ENTER xuống dòng. Bấm SAVE để hoàn tất 

Cách 2 

Ta có thể sử dụng tính năng import member vào mailing list bằn file CSV 

Bước 2: Tải lên file danh sách CSV với định dạng như sau: 

Quản lý mailing list và các tính năng của mailing list

Giao diện quản lý mailing list

Options:  Tùy chỉnh tính năng của mailing list 

Subscribers and Digest Subscribers: Thêm người đăng ký sẽ nhận được các bài đăng tiêu chuẩn hoặc email theo chế độ Digest.

Posters: Thêm whitelist các địa chỉ mail bên ngoài cho phép gửi mail đến mailing list 

Banned Users: Chặn các địa chỉ mail không được phép gửi đến mailing list 

Messages: Định cấu hình đầu trang và chân trang cho các bài đăng cũng như các phản hồi được gửi đến các lệnh listerv 

Custom Fields: Tùy chỉnh danh sách bài đăng với các trường tùy chỉnh

Chi tiết các tính năng mailing list 

+Thẻ Message Options: 

Cấu hình mặc định của thẻ List Settings: 

List To Address: Địa chỉ email sẽ hiển thị trong trường TO khi người đăng ký nhận được tin nhắn của mailing list. Đặt địa chỉ này thành “List Address” có nghĩa là địa chỉ email được liên kết với danh sách sẽ hiển thị dưới dạng địa chỉ TO: khi người nhận nhận được tin nhắn.

List From Address: Địa chỉ email sẽ hiển thị trong trường Từ khi người đăng ký nhận được tin nhắn danh sách gửi thư 

List Reply To Address: Địa chỉ email hiển thị trong phần Reply To khi người nhận trả lời
Ví dụ: Nếu ta để cấu hình mặc định của thẻ này thì khi các địa chỉ member trong mailing list này nhận được mail sẽ hiển thị như sau:


Địa chỉ mail gửi và địa chỉ nhận đều hiển thị là địa chỉ mailing list. 

====> Để điều chỉnh cấu hình lại chính xác ta có thể chỉnh lại cấu hình List From Address và List To Address như sau: 

List To Address – Subscriber Address: Hiển thị địa chỉ mail trong trường TO chính là địa chỉ nhận được mail
List From Address – Poster Address: Hiển thị địa chỉ mail trong trường FROM chính là địa chỉ mail người gửi

Sau khi điều chỉnh ta có kết quả như sau: 

Send Subscribe Email: Chọn tùy chọn này để tự động gửi email đến những người đăng ký mới xác nhận đăng ký của họ vào danh sách. Lưu ý: Đây không phải là tin nhắn chọn tham gia, chỉ là email xác nhận.

Send Unsubscribe Email: Chọn tùy chọn này để tự động gửi phản hồi email đến các yêu cầu hủy đăng ký.

Enable Double Opt-In: Chọn tùy chọn này để tự động gửi email đến những người đăng ký mới yêu cầu họ xác nhận rằng họ đang đăng ký vào danh sách bằng cách nhấp vào liên kết kích hoạt. Sử dụng chọn tham gia kép là một cách tốt để xác nhận đăng ký vào danh sách và để giúp giảm khiếu nại lạm dụng.

Disable List Error Replies: Chọn tùy chọn này để ngăn hệ thống tự động trả lời các lệnh listerv không chính xác. 

+Thẻ Posting: 

Password: Để hạn chế mọi người gửi email đến danh sách gửi thư, hãy nhập mật khẩu vào trường này. Lưu ý: Để gửi email đến danh sách gửi thư được bảo vệ bằng mật khẩu, bạn phải thêm mật khẩu vào đầu dòng tiêu đề của email, kèm theo dấu ngoặc và dấu hai chấm. Ví dụ: nếu “mật khẩu” được nhập vào trường này, dòng chủ đề của email sẽ cần bắt đầu bằng [: password:]. 

Ví dụ: Ta đặt password là “Asd123bcd” thì khi cần gửi mail vào mailing list này ta phải để tiêu đề [:Asd123bcd:] . Đúng password trên địa chỉ mailing list mới chấp nhận mail của bạn. 

Allowed Posters: Email được gửi đến danh sách gửi thư. Sử dụng trường này để chỉ định ai có quyền truy cập để gửi mail vào địa chỉ mailing list của bạn. Lưu ý: Địa chỉ email được chỉ định trên tab Posters sẽ ghi đè trường này.

+Anyone: Tất cả mọi người bao gồm các địa chỉ mail không cùng domain.
+Subscribers Only: Chỉ những địa chỉ mail là member của mailing list.
+Moderators Only: Chỉ cho phép Quản trị viên của địa chỉ mail mailing list mới được quyền gửi mail vào.

Subject Prefix: Văn bản tùy chọn sẽ xuất hiện trong dòng chủ đề. SmarterTools khuyên bạn nên sử dụng tiền tố chủ đề cho danh sách thảo luận để giúp người đăng ký dễ dàng lọc qua các bài đăng.

+Thẻ Digest Settings: 

Để giảm số lượng email mà danh sách gửi mà người đăng ký nhận được, quản trị viên tên miền có thể cho phép người sử dụng đăng ký chế độ digest hoặc chế độ bình thường. Về cơ bản, chế độ digest ngưng tụ tất cả các tin nhắn được gửi đến địa chỉ mailing list vào một email được gửi đến người đăng ký trên cơ sở hàng tháng, hai tuần một lần, hàng tuần, hàng ngày hoặc xác định khác. Điều này đặc biệt hữu ích cho các danh sách hoặc danh sách rất tích cực với số lượng người đăng ký lớn hơn.

Chức năng giữ lại mail trên hệ thống, và sẽ đưa mail xuống theo thời gian định sẵn: Daily , Weekly, Monthly. Mặc định tính năng này luôn luôn tắt

Chúc các bạn cài đặt thành công và có trải nghiệm tuyệt vời khi sử dụng dịch vụ Email 4B v2 tại Mắt Bão.






Bài viết liên quan