Đối với việc sử dụng mail để gửi và nhận mail cho đồng nghiệp, đối tác thì việc tạo các lịch họp nội bộ Online hoặc Offline cũng quan trọng không kém.
Đối với giao diện Smarter Mail, bạn có thể tạo cuộc họp theo cả hai dạng trên ngay tại trang quản trị Email.
I/ Tạo một cuộc họp Offline
Bước 1: Chọn vào mục Calendar và chọn vào All Appointments :
Bước 2: Bạn chọn vào New để tạo một cuộc họp mới và khi chọn sẽ mở ra một bảng thông tin liên quan đến cuộc họp như sau :
Sau khi điền vào bảng các thông tin liên quan đến cuộc họp , bạn có thể bấm vào Save để hoàn tất.
Ứng dụng : Ban giám đốc trong công ty mời Mr Nhân tham gia cuộc họp liên quan đến việc bàn giao các thiết bị trong công ty. Người quản trị sẽ tạo một cuộc họp và điền các thông tin liên quan như sau :
Sau khi chọn Save để hoàn tất việc tạo cuộc họp thì thông tin sẽ được hiển thị như sau :
Sau đó , tại hộp thư của Mr Nhân sẽ có một Email thông báo được gửi đến như sau :
Tại lá mail này, Mr Nhân sẽ có thể phản hồi lại người quản trị đã tạo cuộc họp cụ thể là:
- Accept: Đồng ý
- Decline: Từ chối
- Check Availability : Kiểm tra hoạt động
Ngoài ra, bên dưới các phản hồi này sẽ có một ô để điền thông tin , Mr Nhân sẽ có thể điền thêm thông tin vào cuộc họp.
II/ Tạo một cuột họp Online
Nếu bạn đang ngồi trước máy tính và không tiện đi ra ngoài hoặc đi công tác xa không tiện đến công ty để tham gia cuộc họp thì người quản trị có thể tạo một cuộc họp Online , mọi người chỉ ngồi trước máy tính và đăng nhập vào Webmail để họp.
Để tạo cuộc họp Online, bạn có thể tham khảo chức năng Team Workspace tại đây
