Chữ ký Email là gì? Tạo chữ ký Email chuyên nghiệp đơn giản

Đỗ Đức Đình Đạt 28/10/2020 593 lượt xem

 

Chữ ký Email là nơi người xem Mail có thể tìm kiếm thông tin của người gửi một cách dễ dàng. Vậy các công cụ tạo chữ ký Email tốt là gì? Làm thế nào để có một Email thật chuyên nghiệp? Hãy để Mắt Bão hướng dẫn độc giả nhé!

Chữ ký email là gì?

Chữ ký email cung cấp các thông tin cơ bản của doanh nghiệp hoặc cá nhân gửi. Những tiêu chí để có được chữ ký email chuyên nghiệp là gì?

Chữ ký email là một tấm danh thiếp đính kèm ở phía cuối mỗi bức thư email.

Chữ ký email được hiểu như một tấm danh thiếp điện tử
Chữ ký email được hiểu như một tấm danh thiếp điện tử

Chữ ký email có thể được trình bày dưới dạng văn bản hoặc hình ảnh.

Một số thông tin mà một chữ ký email cần có là gì:

  • Họ và tên, chức vụ/nghề nghiệp của người gửi.
  • Tên công ty bạn đang làm việc.
  • Các thông tin liên hệ cơ bản, ví dụ như email, website, số điện thoại,…
  • Link mạng xã hội: nên thêm vào link một số tài khoản mạng xã hội phổ biến của bạn. Người nhận mail sẽ dễ dàng liên lạc với bạn hơn nếu bạn kèm theo link Facebook, Skype, Zalo,…
  • Hình ảnh: có thể có hoặc không nhưng bạn nên có hình ảnh của mình trong chữ ký. Để tạo ấn tượng tốt với đối tác kinh doanh, đính kèm hình ảnh đóng vai trò rất quan trọng.
  • Câu slogan hoặc chữ ký cá nhân: không bắt buộc.

Vai trò chữ ký Email là gì?

Chữ ký email là công cụ tiếp thị, quảng bá thương hiệu mạnh mẽ
Chữ ký email là công cụ tiếp thị, quảng bá thương hiệu mạnh mẽ

Đối với nhiều người thì việc tạo chữ ký cuối email chỉ là một hành động “cho có”. Chữ ký email có thể là “thanh gươm” hữu dụng cho những “chiến binh” biết tận dụng chúng. Đặc biệt với doanh nghiệp, chữ ký đóng vai trò quan trọng trong chiến lược marketing đánh mạnh vào thương hiệu.

Cụ thể, một chữ ký email đúng nghĩa sẽ có những vai trò sau đây:

  • Chữ ký email có vai trò như một danh thiếp. Nó cho phép bạn tiếp thị, quảng bá thương hiệu cá nhân/công ty đến người nhận thư.
  • Ngày nay, số lượng email mà người dùng nhận được hằng ngày lên tới hàng chục, hàng trăm. Việc đặt chữ ký email ở cuối sẽ gây ấn tượng sâu sắc về bạn, thương hiệu của công ty.
  • Chữ ký email cung cấp cho người nhận những thông tin quan trọng tiện cho việc liên lạc. Những thông tin liên lạc mà họ thường quan tâm như: số điện thoại, tài khoản mạng xã hội, website,…
  • Ngoài ra, bạn còn có thể thêm vào đó những lời kêu gọi đặt hàng, ghé thăm website, … Chữ ký email lúc này đóng vai trò như một mẫu quảng cáo hữu ích và nổi bật. Bất cứ người nhận nào cũng phải nhìn qua ít nhất một lần.
  • Tất cả thành viên trong công ty nên cùng sử dụng một tiêu chuẩn chữ ký email. Đây sẽ là bước định vị thương hiệu cực kì mạnh mẽ cho doanh nghiệp của bạn.

Chữ ký Email hữu ích thế nào trong Marketing?

Riêng với hoạt động Marketing, chữ ký Email cũng hỗ trợ hiệu quả. Cụ thể, bạn có thể theo dõi một số lợi ích tôi liệt kê dưới đây:

  • Chữ ký trong Email đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu. Trong mắt khách hàng, bạn sẽ trở nên đáng tin cậy và chuyên nghiệp hơn.  
  • Ngoài ra, chữ ký Email có thể ví như một mẫu quảng cáo giúp Marketing rất tốt. Bởi trong chữ ký, bạn có thể chèn được những thông tin liên lạc hay Website, mạng xã hội của công ty. Chỉ bằng một cú nhấp chuột, khách hàng nhanh chóng truy cập các trang của bạn.

Trong các chiến dịch Email Marketing tôi đã triển khai không thể thiếu việc tạo chữ ký. Những hiệu quả đạt được là minh chứng rõ nhất khiến tôi tiếp tục thực hiện việc này để đạt được các mục tiêu đề ra. 

Những yếu tố cơ bản của một chữ ký Email tốt

Tôi luôn nhìn nhận một chữ ký Email chất lượng phải đáp ứng tốt 2 nhiệm vụ. Đó là thu hút sự chú ý của người đọc và truyền đạt thông tin của bạn đến họ. Muốn làm được như vậy, khi tạo chữ ký Email bạn nên đảm bảo có các yếu tố cơ bản sau:

  • Họ và tên, tên công ty, chức vụ của người gửi.
  • Các thông tin liên hệ cơ bản: Email, số điện thoại, Link Website,…
  • Link mạng xã hội: Thêm biểu tượng có gắn Link mạng xã hội doanh nghiệp sở hữu như Facebook, Skype, Zalo,… Rất có thể khách hàng sẽ tìm đến bạn trên những kênh này. 
  • Hình ảnh: Có thể có hoặc không, nhưng có hình ảnh của mình trong chữ ký sẽ tạo ấn tượng tốt với đối tác, khách hàng.
  • Logo: Việc đính kèm Logo cũng không bắt buộc nhưng sẽ giúp khách hàng nhận ra và ghi nhớ bạn.

Cách tạo chữ ký email như thế nào?

Cách đơn giản nhất là sử dụng công cụ có sẵn, được tích hợp trên trình gửi mail của bạn. Sau khi tạo xong, chữ ký sẽ tự động được thêm vào cuối nội dung email mà bạn gửi đi.

Sau đây là cách tạo ra chữ ký email trên bốn trình phổ biến hiện nay là Gmail, Outlook, HTMLSIG và Hubspot.

Tạo chữ ký email trên Outlook cực dễ dàng

Để tạo chữ ký trên Outlook, bạn cần thực hiện các bước sau:

  • Bước 1: Mở trình Outlook và click vào mục “New Email” để tạo email mới.
Outlook bước 1 Vào mục “New Email” trên trình Outlook
Vào mục “New Email” trên trình Outlook
  • Bước 2: Chọn mục “Signature” (chữ ký) trong menu “Message”.
bước 2 Outlook Vào mục “New Email” trên trình Outlook
Chọn mục “Signature”
  • Bước 3: Hệ thống hiển thị bảng thông báo. Click vào nút “New…” để tạo chữ ký mới.
Outlook bước 3
Click “New” để tạo chữ ký mới
  • Bước 4: Hệ thống tiếp tục hiện thông báo. Bạn hãy điền tên cho chữ ký của mình và click “Ok”.
Outlook bước 4 Đặt tên cho chữ ký email
Đặt tên cho chữ ký email
  • Bước 5: Điền thông tin muốn hiển thị trên chữ chứ email vào khung “Edit signature” bên dưới. Bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, font, kích thước chữ và thêm hình ảnh/logo vào theo ý mình.

Click vào nút “OK” sau khi hoàn tất.

Outlook bước 5 Điền nội dung chữ ký email
Điền nội dung chữ ký email
  • Bước 6: Để add chữ ký vào email, bạn chỉ cần click mục “Signature” và chọn chữ ký vừa tạo.
Outlook bước 6 Add chữ ký vào email
Add chữ ký vào email

Cách tạo chữ ký email trên Gmail

Cách tạo chữ ký email trên Gmail cũng rất đơn giản. Bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:

  • Bước 1: Mở tài khoản Gmail. Sau đó, nhấn vào biểu tượng răng cưa ở góc phải màn hình và chọn “Settings”.
Tạo chữ ký Email trên Gmail bước 1 Chọn mục “Settings”
Chọn mục “Settings”
  • Bước 2: Trong General (cài đặt chung), tìm mục Signature (Chữ ký). Đánh dấu vào ô bên dưới của ô No Signature. Sau đó, nhập nội dung chữ ký bạn muốn tạo vào khung soạn thảo.

Tương tự như Outlook, bạn có thể thay đổi màu, kích thước và thêm hình ảnh vào theo ý mình.

Tạo chữ ký Email trên Gmail bước 2 Điền nội dung vào khung soạn thảo chữ ký email
Điền nội dung vào khung soạn thảo chữ ký email
  • Bước 3: Sau khi đã tạo xong chữ ký, nhấn vào nút “Save changes” để lưu thay đổi thiết lập.
Tạo chữ ký Email trên Gmail bước 3 Nhấn nút “Save changes” để lưu lại thiết lập
Nhấn nút “Save changes” để lưu lại thiết lập

Lúc này, chỉ cần mở khung soạn thảo email mới, bạn sẽ thấy chữ ký vừa tạo ở cuối thư.

Cách tạo chữ ký email trên HTMLSIG

Bước 1: Bạn truy cập vào HTMLSIG tại địa chỉ: https://htmlsig.com/. Website cung cấp cho bạn 2 lựa chọn tạo chữ ký miễn phí và có tính phí. Tùy vào nhu cầu thực tế bạn có thể chọn một trong hai.

Tạo chữ ký Email với HTMLSIG

Bước 2: Điền các thông tin vào các mục tương ứng là Main, Social, Disclaimer, Banner,…

cách tạo chữ ký email

Bước 3: Nhấp chọn “Create Signature” để hoàn tất việc tạo chữ ký.

hướng dẫn tạo chữ ký email trên htmlsig

Cách tạo chữ ký Email với Hubspot

Bước 1: Truy cập vào link: https://www.hubspot.com/email-signature-generator

cách tạo chữ ký email trên hubspot

Bước 2: Trên màn hình lúc này sẽ hiển thị giao diện để bạn có thể chọn mẫu chữ ký và điền thông tin theo mẫu.

điền thông tin theo mẫu

Bước 3: Điền thông tin, chỉnh sửa Style và Upload ảnh kèm chữ ký Email theo phong cách mà bạn muốn.

làm thế nào để tạo chữ ký email bằng hubspot

Bước 4: Sau đó, nhấn “Create Signature” để tạo chữ ký.

hướng dẫn tạo chữ ký email bằng hubspot

Yếu tố ảnh hưởng đến chữ ký email là gì?

Chứ ký email cần có thiết kế đơn giản, gọn gàng
Chứ ký email cần có thiết kế đơn giản, gọn gàng

Để tạo ra một chữ ký email chuyên nghiệp, bạn cần chú ý đến những khá nhiều những yếu tố sau. Tuy nhiên 4 yếu tố dưới đây sẽ là quan trọng nhất:

  • Hình ảnh
  • Thiết kế
  • Font chữ
  • Màu sắc

Hình ảnh

Như đã đề cập trước đó, hình ảnh không bắt buộc khi tạo chữ ký email. Để thật sự gây ấn tượng với người nhận thì hình ảnh cá nhân/logo công ty là rất cần thiết. Lưu ý rằng, bạn nên chọn những bức ảnh có kích thước vừa phải nhưng vẫn đảm bảo sắc nét. Mỗi tấm hình lớn sẽ khiến tốc độ load chậm đi và khiến email của bạn nặng hơn bình thường.

Thiết kế

Yếu tố thiết kế ảnh hưởng rất lớn đến tính chuyên nghiệp của một chữ ký email. Theo đó, bạn nên design chúng theo dạng hierarchy (từ trên xuống). Đối với các thông tin quan trọng như họ và tên, số điện thoại,… hãy nhấn mạnh bằng cách in đậm và chỉnh size lớn.

Ngoài ra, bố cục của chữ ký email cũng nên được tùy chính cho đơn giản, gọn gàng nhất có thể (tốt nhất nên để ở dạng phẳng hoặc bán phẳng, tránh sử dụng thiết kế 3D).

Font chữ

Cần sử dụng các font chữ hiển thị rõ ràng. Tránh dùng các font khó đọc như script hoặc calligraphy.

Màu sắc

Để người đọc không cảm thấy bị rối mắt, một chữ ký email chỉ nên dùng tối đa 3 màu.

3 thủ thuật thiết kế nhanh chữ ký Email 

Để thiết kế nhanh chữ ký Email vẫn đảm bảo phù hợp với thương hiệu và nhu cầu, dưới đây là 3 thủ thuật tôi thường áp dụng:

  • Bắt đầu thật đơn giản, bám sát thương hiệu
  • Xác định phong cách thiết kế
  • Sử dụng tốt những tùy chọn

Bắt đầu thật đơn giản, bám sát thương hiệu

Hai yếu tố tính dễ đọc và phong cách thiết kế là điều tôi muốn bạn luôn nhớ khi thiết kế chữ ký Email. Để đảm bảo tính dễ đọc, hãy giữ chữ ký thật đơn giản, chỉ bao gồm thông tin cần thiết. Đưa quá nhiều thông tin không khiến người nhận nhớ đến bạn hơn mà ngược lại họ có thể đóng Email ngay lập tức. 

Về phần thiết kế, bạn nên theo sát, đồng nhất nhận diện với thương hiệu: từ màu sắc, phông chữ, bố cục trình bày,…

thủ thuật thiết kế nhanh chữ ký email
Tạo chữ ký Email đồng nhất theo quy chuẩn của doanh nghiệp

Xác định phong cách thiết kế

Xác định phong cách thiết kế, chẳng hạn như sáng tạo, màu sắc hay hiện đại, rõ ràng,… sẽ giúp bạn giới hạn lại chọn lựa của mình. Nhanh chóng thiết kế được mẫu chữ ký đúng nhu cầu.

Sử dụng tốt những tùy chọn

Sử dụng các mẫu thiết kế chữ ký có sẵn là cách nhanh nhất để bạn có thể tạo cho mình một mẫu chữ ký chuyên nghiệp. Các mẫu chữ ký Email cung cấp nhiều tùy chọn để chọn có thể chỉnh sửa. Nếu biết sử dụng chúng để cập nhật ảnh, Logo, chèn các Icon liên kết mạng xã hội hay thay đổi HTML, PSD,… tôi tin rằng bạn chắc chắn sẽ tạo chữ ký nhanh chóng,  chuyên nghiệp.

Một số lời khuyên cho chữ ký Email

Ai cũng có thể tạo chữ ký Email nhưng tạo được chữ ký tốt không phải cũng làm được. Bạn có thể soi vào những lời khuyên được tôi liệt kê để nhìn nhận, đánh giá chữ ký của mình:

  • Giữ chữ ký Email đơn giản
  • Kết nối với các địa chỉ mạng xã hội
  • Chọn cho mình một tấm ảnh đẹp
  • Kết hợp màu sắc
  • Sử dụng màu đen – trắng tương phản
  • Thống nhất chữ ký email trong doanh nghiệp

Giữ chữ ký Email đơn giản

Đừng tham đưa quá nhiều thông tin. Điều này sẽ khiến chữ ký Email của bạn trở nên dày đặc, còn người nhận sẽ rất rối mắt, “bội thực” thông tin. Hãy giữ chữ ký Email đơn giản với đủ thông tin cần thiết. 

Kết nối với các địa chỉ mạng xã hội

Người nhận sẽ đánh giá cao các Email có kết nối với mạng xã hội. Nếu bạn sở hữu các kênh mạng xã hội: Facebook, Youtube,… đừng quên gắn Link để mọi người có thể dễ dàng kết nối với bạn.

Chọn cho mình một tấm ảnh đẹp

Một tấm ảnh chuyên nghiệp chắc chắn sẽ để lại ấn tượng tốt với người nhận. 

Kết hợp màu sắc

Sử dụng màu sắc là cách dễ nhất để thu hút sự chú ý. Tuy nhiên việc kết hợp quá nhiều màu sắc rất dễ khiến chữ ký của bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp, trẻ con. Lời khuyên cho bạn ở đây là không nên dùng quá nhiều màu sắc. Chỉ nên chọn hai đến ba màu để kết hợp chúng. 

Sử dụng màu đen – trắng tương phản

hãy chọn các tông màu tương phản khi thiết kế chữ ký email

Nếu bạn không biết kết hợp màu sắc sao cho hợp lý, cặp bài trùng đen trắng là lựa chọn đảm bảo chữ ký Email hiện đại, chuyên nghiệp.

Thống nhất chữ ký Email trong doanh nghiệp

Nếu bạn đang làm việc cho một doanh nghiệp, bạn nên theo đúng chuẩn của doanh nghiệp khi tạo chữ ký Email. Thông thường việc tạo chữ ký trong trường hợp này thường bao gồm: tuyên bố về bảo mật, đường Link liên kết Website và các tài khoản mạng xã hội của công ty, địa chỉ.

Tạo chữ ký Email chuyên nghiệp ở đâu?

Bên cạnh Gmail và Outlook, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ bên ngoài. Hiện nay có rất nhiều phần mềm/website cho phép bạn tạo chữ ký email chuyên nghiệp vô cùng đơn giản.

Những công cụ này mang đến thiết kế đẹp mắt hơn cho chữ ký của bạn. Thông thường, các phần mềm này miễn phí nhưng các chức năng sẽ bị giới hạn. Với phiên bản cao cấp hơn thì bạn sẽ phải trả phí.

Một vài trình tự động tạo chữ ký email thông dụng, tốt nhất hiện nay có thể kể đến như:

  • Emailsignaturerescue.com
  • Mail-signatures.com
  • Canvato.net

Emailsignaturerescue.com

Ứng dụng này cho phép bạn tùy chỉnh từng phần trong chữ ký với hơn 200 templates mẫu khác nhau.

Mail-signatures.com

Mail Signatures cũng là một phần mềm tập hợp đa dạng những mẫu template chuyên nghiệp, ấn tượng. Bạn có thể dễ dàng lựa chọn một mẫu chữ ký phù hợp với nhu cầu của mình.

Canvato.net

Canvato là giải pháp chữ ký email hàng đầu dành cho chuyên gia
Canvato là giải pháp chữ ký email hàng đầu dành cho chuyên gia

Chữ ký email Canvato là giải pháp thiết kế được rất nhiều người yêu thích. Website này có giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng với nhiều tùy chỉnh khác nhau. Đến với Canvato bạn còn được hướng dẫn tạo chữ ký email sao cho thật chuyên nghiệp.

Bạn cũng có thể làm phong phú chữ ký email của mình trên Canvato với các kết nối đến Facebook, Twitter, Skype,… Hiện tại hơn 43.000 doanh nghiệp đã và đang sử dụng Canvato để phát triển chữ ký thương hiệu.

Các gói tính năng tạo chữ ký email trên Canvato

Hiện nay, Canvato đang cung cấp 2 gói tính năng tạo chữ ký tên email. Các bạn có thể lựa chọn gói tính năng phù hợp với nhu cầu sử dụng:

  • Đối với cá nhân (Personal) – Gói miễn phí
  • Đối với doanh nghiệp (Business) – Gói tính phí
Bảng giá tạo chữ ký email chuyên nghiệp trên Canvato
Bảng giá tạo chữ ký email chuyên nghiệp trên Canvato

Đối với cá nhân (Personal) – Gói miễn phí

Bạn chỉ cần đăng ký tài khoản trên trang Canvato.net. Sau đó đăng ký mua gói cước Personal (Cá nhân). Với gói cước này, bạn sẽ không tốn bất cứ chi phí nào.

Ưu điểm:

  • Miễn phí một mẫu thiết kế chữ ký kèm theo hồ sơ.
  • Có các tính năng thông thường trong soạn thảo email.
  • Cho phép thêm ảnh đại diên cho doanh nghiệp, đổi màu, kiểu chữ.

Nhược điểm:

  • Giới hạn số lượng mẫu chữ ký và hồ sơ chữ ký.
  • Không thể thêm các trường khác để hiển thị trong chữ ký của mình
  • Không thể thêm các biểu tượng được liên kết với trang web mạng xã hội của bạn như Facebook, Twitter, …
  • Không thể điều chỉnh mã HTML của chữ ký.

Đối với doanh nghiệp (Business) – Gói tính phí

Sau khi đã đăng ký tài khoản trên Canvato.net, bạn sẽ mua gói Business (Doanh nghiệp) với mức phí chỉ “một ly trà sữa” mà sử dụng cả tháng. Những tính năng tuyệt vời mà Canvato mang lại cho bạn:

  • Không giới hạn số mẫu thiết kế chữ ký.
  • Tạo được 20 hồ sơ chữ ký riêng biệt.
  • Có đầy đủ các tính năng soạn thảo thường trong email.
  • Cho phép thêm ảnh đại diên cho doanh nghiệp, đổi màu, kiểu chữ.
  • Có thể thêm các trường khác để hiển thị trong chữ ký của mình.
  • Được thêm các biểu tượng được liên kết với trang web mạng xã hội của bạn như Facebook, Twitter, …
  • Cho phép điều chỉnh mã HTML để khiến chữ ký của bạn bắt mắt hơn nấu bạn có kiến thức về HTML

Đây là các thông tin cơ bản về chức năng và cách tạo chữ ký email mà bạn nên biết. Chúng có rất nhiều lợi ích tuyệt vời trong quảng bá thương hiệu cá nhân cũng như doanh nghiệp. Còn đợi gì nữa mà không tạo ngay chữ ký email chuyên nghiệp cho mình nào!






Bài viết liên quan