Giới thiệu

Thông thường chúng ta hay cài đặt mail Google Workspace (GWS) vào phần mềm Microsoft Outlook với 2 giao thức IMAP hoặc là POP3 để sử dụng. Tuy nhiên nhược điểm của việc cài đặt 2 giao thức này chính là chúng ta không thể đồng bộ được danh bạ, lịch của tài khoản GWS trên Outlook với webmail Gmail.

Dẫn đến việc danh bạ hoặc lịch khi tạo trên Outlook sẽ không hiển thị trên webmail Gmail. Khi chúng ta không ngồi trước máy tính và cần check lịch trên điện thoại hoặc webmail Gmail sẽ rất khó khăn.

Thông qua bài viết nay tôi sẽ hướng dẫn cho các bạn sử dụng công cụ Google Workspace Sync để cài đặt mail GWS vào Microsoft Outlook với giao thức MAPI, để sử dụng mail và có thể đồng bộ được lịch và danh bạ với server mail của Google và webmail Gmail.

MAPI là một giao thức cho phép các ứng dụng & email client giao tiếp thông qua Microsoft Exchange server, với chức năng khá giống IMAP, nó có thể đồng bộ hóa email, danh bạ, lịch và những tính năng khác đến các email client hay ứng dụng nào đó.

Hướng dẫn thao tác

Chuẩn bị ban đầu trước khi cài đặt công cụ Google Workspace Sync

Đầu tiên bạn phải đảm bảo rằng người quản trị GWS của bạn đã bật và cho phép các yêu cầu sau trước khi cài đặt công cụ Google Workspace Sync

1/ Bật lịch, thư mục, drive và tài liệu cho tất cả mọi người.

Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến ‎‎Ứng dụng‎‎ > ‎‎Google Work Space > Trạng thái dịch vụ‎‎.‎

Đảm bảo Lịch, Thư mục, Drive và Tài liệu cũng như Gmail có Trạng thái dịch vụ bật cho mọi người.

2/ Bật GWS Sync cho Microsoft Outlook của các người dùng

Trong bảng điều khiển quản trị viên Google, hãy chuyển đến Ứng dụng > Google Workspace > Tùy chọn cài đặt cho Gmail > Quyền truy cập của người dùng cuối.

3/ Đảm bảo người dùng được phép truy cập vào Google Drive bằng API SDK Drive

Trong bảng điều khiển quản trị viên Google, hãy chuyển đến Ứng dụng > Google Workspace > Cài đặt Drive và Tài liệu > Tính năng và ứng dụng

Cài đặt Google Workspace Sync cho Microsoft Outlook

Sau khi đảm bảo người quản trị viên GWS của bạn đã cho phép các yêu cầu sau trước khi cài đặt công cụ Google Workspace Sync. Chúng ta sẽ bắt đầu tải công cụ này và cài đặt theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào trang sau để download phần mềm Google Workspace Sync về máy tính và cài đặt.

Bước 2: Nhập địa chỉ Email tài khoản Google Workspace của bạn. Và hoàn tất đồng ý các quyền của công cụ Google Workspace Sync.

Sau khi hoàn tất việc đồng ý các quyền của công cụ Google Workspace Sync thành công sẽ hiển thị thông báo.

Bước 3: Bấm vào công cụ tìm kiếm của Windows và search keyword “google workspace sync“. Sau đó chọn ứng dụng Set up a Google Workspace Sync user

Lưu ý nên tắt phần mềm Microsoft Outlook trước khi mở ứng dụng Google Workspace Sync trên

Bước 4: Tick chọn Import data from an existing profile và chọn Profile Outlook bạn đang sử dụng. Sau đó bấm Create Profile.

Bước 5: Chờ công cụ Google Workspace Sync đồng bộ hoàn tất. Bấm Done.

Bước 6: Sau khi quá trình đồng bộ hoàn tất ta có thể sử dụng Outlook với tài khoản Google Workspace.

Bước 7: Sau khi phần mềm Microsoft Outlook khởi động. Ta chọn Profile Outlook tương ứng với Profile ta setup ở Bước 4. Sau đó bấm OK.

Bước 8: Công cụ Google Workspace Sync sẽ tự động cài đặt mail GWS của bạn vào Outlook. Các trạng thái đồng bộ Email, Lịch, Danh bạ sẽ được hiển thị trong hộp thoại dưới đây.

Trạng thái của quá trình đồng bộ khi sử dụng mail GWS trên Outlook chúng ta có thể kiểm tra lại bằng cách bấm vào biểu tượng công cụ Google Workspace Sync dưới thanh Taskbar Windows.

 

Video hướng dẫn

“Hiện tại bài viết này chưa có Video hướng dẫn, rất xin lỗi vì sự bất tiện này. Chúng tôi sẽ cập nhật Video hướng dẫn cho bài viết này sớm nhất.”

CHÚC CÁC BẠN THÀNH CÔNG !