Copyright© Mat Bao Company. All Reserved.
Sử dụng nội dung ở trang này và dịch vụ tại Mắt Bão có nghĩa là bạn đồng ý với Thỏa thuận sử dụng và Chính sách bảo mật của chúng tôi.
Công ty cổ phần Mắt Bão - Giấy phép kinh doanh số: 0302712571 cấp ngày 04/09/2002 bởi Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Tp. Hồ Chí Minh.
Giấy phép cung cấp dịch vụ Viễn thông số 247/GP-CVT cấp ngày 08 tháng 05 năm 2018.
Hiện nay, email là một trong những công cụ giao tiếp và truyền đạt thông tin trực tuyến được nhiều cá nhân và doanh nghiệp sử dụng. Tuy nhiên, vẫn có nhiều người chưa biết cách gửi mail chuyên nghiệp như thế nào là chuẩn để giao tiếp với đối tác và khách hàng của mình.
Vì vậy trong bài viết này, Mắt Bão sẽ hướng dẫn đến độc giả cách viết một email chuẩn, chuyên nghiệp để phục vụ cho chiến dịch email marketing hiệu quả hơn.
Bài viết liên quan:
- Tạo sự chuyên nghiệp bằng email doanh nghiệp – bạn đã biết chưa?
- Tổng hợp Template mẫu chữ ký Email chuyên nghiệp
- Bảo mật email là gì? 5 giao thức bảo mật email phổ biến nhất 2022
Email là một công cụ giao tiếp và truyền đạt thông tin trực tuyến được nhiều doanh nghiệp sử dụng
1. Các bước viết email chuyên nghiệp nhất
Email marketing là gì? Đây có thể coi là một chiến dịch hiệu quả cho hoạt động tiếp cận khách hàng của doanh nghiệp. Không chỉ dừng lại ở việc tương tác và giữ chân các khách hàng cũ, Email marketing còn là một kênh truyền thông hiệu quả giúp quảng bá sản phẩm và hình ảnh của doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng.
Các nội dung trong email marketing thường bao gồm thông tin về bán hàng, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm, chính sách bán hàng đến nhóm khách hàng tiềm năng mà doanh nghiệp hướng đến.
Khác với hình thức Spam email – gửi email hàng loạt đến bất kỳ ai – thường sẽ khiến khách hàng cảm thấy phiền hà và sẽ từ chối nhận email, thì với hình thức email marketing sẽ hướng đến nhóm đối tượng khách hàng cụ thể hơn và là mục tiêu mà doanh nghiệp nhắm đến.
Vì vậy, để biết cách gửi mail chuyên nghiệp nhằm gây ấn tượng với khách hàng hơn thì các doanh nghiệp cần phải tìm hiểu thật kỹ về mục đích và đặc điểm của đối tượng nhận mail.
Các doanh nghiệp phải tìm hiểu thật kỹ về đặc điểm của đối tượng nhận mail
Một email chuyên nghiệp và hiệu quả trước tiên là phải hiểu đúng về đúng đối tượng mà bạn muốn truyền tải nội dung. Nếu người dùng cảm thấy email marketing của bạn phù hợp với họ, hiểu đúng với những gì họ đang mong muốn thì khả năng chuyển đổi thành khách hàng của doanh nghiệp là rất cao.
Dưới đây là hướng dẫn các bước để bạn biết cách gửi mail chuyên nghiệp giúp chiến dịch email marketing đạt hiệu quả cao:
B1: Đặt tiêu đề cho email
Khi đặt tiêu đề cho email, bạn cần chú ý phải viết đúng chủ đề, thu hút được sự quan tâm của khách hàng để họ hiểu được vấn đề mà bạn đang đề cập đến trong nội dung email. Việc đặt tiêu đề hấp dẫn và phù hợp cũng sẽ khiến khả năng người nhận click vào email của bạn cao hơn.
Trong trường hợp, bạn đặt tiêu đề không đúng trọng tâm mục tiêu, người nhận sẽ cho rằng email đó không quan trọng và sẽ không ngần ngại xoá đi hoặc họ sẽ chẳng bao giờ muốn click vào để đọc nội dung.
Tiêu đề hấp dẫn và phù hợp sẽ khiến khả năng người nhận click vào email cao hơn
Tiêu đề một email chuyên nghiệp sẽ đòi hỏi phải rõ ràng, đúng mục đích và không quá dài. Hãy luôn chú ý và cẩn trọng trong việc lựa chọn ngôn ngữ để thông báo cho người nhận nội dung chính xác của email.
B2: Đính kèm tập tin vào email (nếu có)
Cách gửi mail chuyên nghiệp và thu hút sẽ không chỉ cần trau chuốt về cả nội dung. Đôi khi nhìn những tệp đính kèm đi dùng với mail sữ khiến người nhận chú ý hơn và tạo cảm giác cho họ tò mò muốn được click vào để xem nội dung bên trong.
Theo đó, bạn cũng cần phải lưu ý khi muốn đính kèm một tệp tin vào trong email thì nên gửi những file có định dạng chung để có thể mở dễ dàng trên các loại trình duyệt ví dụ như file pdf, doc, xls,….
B3: Viết nội dung email theo chuẩn format
Một lưu ý hết sức quan trọng để đảm bảo bạn có một email chuẩn và ghi điểm với khách hàng đó chính là nội dung cô đọng, xúc tích, rõ ràng. Bạn nên sử dụng những dạng câu ngắn, có chứa nội dung chính nhất mà bạn muốn truyền tải đến người nhận.
B4: Kiểm tra lại nội dung email và file đã đính kèm
Đây cũng là một bước quan trọng trong quá trình viết và gửi email đến khách hàng. Sau khi đã hoàn thiện việc viết soạn thảo, bạn cần phải kiểm tra lại nội dung đã viết và file đính kèm để chắc chắn không còn lỗi sai sót nào, điều đó sẽ giúp bạn khi điểm với khách bởi sự chuyên nghiệp và thể hiện sự tôn trọng với người nhận.
B5: Nhập địa chỉ email của người nhận
Trước khi gửi mail, bạn cần phải xác nhận lại đã nhập đúng địa chỉ mail của người nhận hay chưa. Để an tâm nhất, bạn nên đảm bảo viết nội dung thật hoàn hảo trước, sau đó hãy viết địa chỉ mail của người nhận để tránh bạn gửi nhầm cho người khác hoặc gửi sai địa chỉ mail.
Cần phải xác nhận đã đúng địa chỉ mail của người nhận trước khi gửi
B6: Tạo chữ ký email chuyên nghiệp ở cuối thư
Một điểm đặc biệt nữa khiến email của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn và để lại dấu ấn với khách hàng đó chữ là chữ ký email thật đẹp, gọn gàng và đầy đủ thông tin liên hệ.
Một mẫu chữ ký email chuyên nghiệp có thể được thực hiện dễ dàng, không cần phải thiết kế quá cầu kì, bạn chỉ cần tạo một chút điểm nhấn bằng màu sắc chữ và font chữ khác đi là đã có được một mẫu chữ ký đẹp và ấn tượng.
B7: Đọc lại email và rà soát các lỗi chính tả
Bước cuối cùng trong quy trình viết một email chuyên nghiệp đó chính là kiểm tra lại một lần nữa. Bước này sẽ giúp bạn rà soát lại những lỗi sai chính tả, ngữ pháp,…hay những lỗi khác cần phải sửa trước khi được gửi đến người nhận.
Sau khi hoàn thành xong bước này là email của bạn đã hoàn tất và bạn có thể gửi đến khách hàng của mình rồi.
2. Một số câu hỏi thường gặp khi viết và gửi email
2.1. Khi nào nên dùng BCC và CC khi gửi email?
CC – là viết tắt của Carbon Copy, được sử dụng để gửi mail cho nhiều người cùng lúc, danh sách những người nhận mail cũng được hiển thị công khai với tất cả mọi người.
BCC- là viết tắt của Blind Carbon Copy là chế độ được dùng để gửi mail cho nhiều người nhận cùng lúc, tuy nhiên họ sẽ không biết được danh sách những người cùng nhận được mail chung với mình.
Khi người nhận mail trong Bcc nhấn phản hồi và trao đổi với người gửi thì đoạn hội thoại qua mail của 2 người đó là độc lập và những người nhận khác sẽ không nhìn thấy được nội dung đoạn chat đó.
2.2. Có thể gửi tệp tin dạng media qua email được không?
Bạn hoàn toàn có thể gửi tệp tin dưới dạng video đi kèm với nội dung mail, tuy nhiên thông thường tệp tin dạng media thường có dung lượng khá lớn, chính vì vậy, bạn nên cân nhắc khi sử dụng những tệp tin dạng media cho khách hàng của mình. .
2.3. Email html là gì?
Các email sử dụng ngôn ngữ HTML giúp cho nội dung văn bản đa dạng và phong phúc hơn. Bạn có thể thêm ảnh, chia cột, thêm các đường link và bảng biểu vào email. Ngoài ra, bạn cũng có thể định dạng các nội dung văn bản theo nhiều kiểu khác nhau. Hay nói cách khác, bạn có thể xây dựng nên một email có cấu trúc phong phú tương tự như nội dung trên một website.
Các email sử dụng ngôn ngữ HTML giúp cho nội dung văn bản đa dạng và phong phúc hơn
Trên đây là một số lưu ý và hướng dẫn về cách gửi mail chuyên nghiệp mà Mắt Bão muốn giới thiệu đến bạn. Bạn có thể tham khảo và áp dụng để giúp chiến dịch email marketing của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao hơn.
Nếu cần thêm tư vấn về các dịch vụ TÊN MIỀN – HOSTING – EMAIL DOANH NGHIỆP – đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi theo thông tin:
TƯ VẤN MIỀN NAM: 028 3622 9999
TƯ VẤN MIỀN BẮC: 024 35 123456
Hoặc liên hệ theo đường link: https://www.matbao.net/lien-he.html
Chuyên gia SEO và yêu thích lập trình Website, đặc biệt với nền tảng WordPress.