Microsoft 365 (MS365) là bộ giải pháp làm việc trên nền tảng đám mây gồm email doanh nghiệp (Exchange Online), lưu trữ và chia sẻ tài liệu (OneDrive, SharePoint), cộng tác trực tuyến (Microsoft Teams) và bộ ứng dụng văn phòng Word, Excel, PowerPoint. Bài viết này tổng hợp các kiến thức cơ bản và các hướng dẫn chi tiết dành cho người quản trị hệ thống MS365 của doanh nghiệp đang sử dụng dịch vụ tại Mắt Bão.

1. Truy cập trang quản trị Microsoft 365

Toàn bộ công việc quản trị được thực hiện trên trang Microsoft 365 admin center:

Đường dẫn truy cập: https://admin.microsoft.com

Đăng nhập bằng tài khoản quản trị (Global Administrator) mà Mắt Bão đã bàn giao khi khởi tạo dịch vụ. Sau khi đăng nhập, giao diện quản trị gồm các mục chính ở thanh menu bên trái:

• Home (Trang chủ): tổng quan nhanh về tài khoản, giấy phép và các thông báo.
• Users (Người dùng): tạo, sửa, xóa người dùng, đặt lại mật khẩu, gán giấy phép.
• Teams & groups (Nhóm): quản lý nhóm Microsoft 365, nhóm phân phối (distribution list), hộp thư dùng chung (shared mailbox).
• Billing (Thanh toán): xem các gói dịch vụ và số lượng giấy phép (license) đã đăng ký.
• Settings (Cài đặt): quản lý tên miền, cài đặt chung của tổ chức.
• Admin centers (Trung tâm quản trị): truy cập trang quản trị chuyên sâu của từng dịch vụ.

Lưu ý: nếu menu chỉ hiển thị một vài mục, hãy chọn Show all để hiện đầy đủ.

2. Các trung tâm quản trị chuyên sâu

Ngoài trang quản trị chung, mỗi dịch vụ có trang quản trị riêng để cấu hình chi tiết:

• Exchange admin center (quản trị email): https://admin.exchange.microsoft.com
• Microsoft Teams admin center: https://admin.teams.microsoft.com
• SharePoint admin center: truy cập qua mục Admin centers > SharePoint trên trang quản trị chung.
• Microsoft Entra admin center (quản lý danh tính, xác thực, MFA): https://entra.microsoft.com
• Microsoft Defender (bảo mật, chống thư rác, mã độc): https://security.microsoft.com

3. Các bước triển khai ban đầu

Khi mới đăng ký dịch vụ, người quản trị cần thực hiện lần lượt các bước sau để đưa hệ thống vào sử dụng:

Bước 1: Thêm tên miền vào dịch vụ

Thêm và xác minh tên miền của doanh nghiệp (ví dụ: tencongty.vn) để người dùng có địa chỉ email theo tên miền riêng, sau đó cấu hình các bản ghi DNS (MX, TXT, CNAME…) theo hướng dẫn của Microsoft.

• Hướng dẫn thêm tên miền vào dịch vụ Office 365 tại đây

Bước 2: Tạo tài khoản người dùng

Tạo tài khoản cho từng nhân viên tại mục Users > Active users, chọn tên miền cho địa chỉ email và gán giấy phép phù hợp.

• Hướng dẫn tạo user trên dịch vụ Office 365 tại đây

Bước 3: Kiểm tra giấy phép đã đăng ký

Kiểm tra số lượng giấy phép đã mua, đã gán và còn trống để chủ động phân bổ cho người dùng mới hoặc liên hệ Mắt Bão bổ sung khi cần.

• Hướng dẫn kiểm tra giấy phép đã đăng ký tại đây

4. Triển khai các ứng dụng cộng tác

Microsoft Teams

Teams là trung tâm làm việc nhóm: trò chuyện, họp trực tuyến, chia sẻ tệp và tích hợp các ứng dụng khác. Người quản trị nên xây dựng cấu trúc nhóm (Team) và kênh (Channel) theo phòng ban hoặc dự án để việc trao đổi được tập trung, dễ quản lý.

• Hướng dẫn triển khai Microsoft Teams tại đây

SharePoint

SharePoint là nơi lưu trữ tài liệu chung của doanh nghiệp. Việc phân quyền hợp lý (ai được xem, ai được chỉnh sửa) giúp bảo vệ dữ liệu và tránh chia sẻ tràn lan.

• Hướng dẫn triển khai SharePoint tại đây

5. Các tác vụ vận hành thường gặp

Bật lưu trữ (Archive) khi hộp thư đầy

Khi dung lượng hộp thư người dùng sắp đầy, quản trị viên có thể bật tính năng In-Place Archive để chuyển thư cũ sang vùng lưu trữ, giải phóng dung lượng hộp thư chính mà không làm mất dữ liệu.

• Hướng dẫn bật archive lưu trữ khi hộp thư đầy tại đây

Reset xác thực đa yếu tố (MFA) cho người dùng

Khi người dùng đổi điện thoại, mất thiết bị hoặc không nhận được mã xác thực, quản trị viên cần xóa phương thức MFA cũ để người dùng đăng ký lại.

• Hướng dẫn reset MFA cho người dùng tại đây

Một số tác vụ khác

• Đặt lại mật khẩu: vào Users > Active users, chọn người dùng và chọn Reset password.
• Chặn đăng nhập khi nhân viên nghỉ việc: chọn người dùng và bật Block sign-in trước khi xử lý dữ liệu và thu hồi giấy phép.
• Thu hồi giấy phép: gỡ giấy phép khỏi tài khoản không còn sử dụng để cấp lại cho nhân viên mới, tránh lãng phí chi phí.

6. Khuyến nghị bảo mật cho người quản trị

• Luôn bật xác thực đa yếu tố (MFA) cho tài khoản quản trị và khuyến khích áp dụng cho toàn bộ người dùng.
• Hạn chế số lượng tài khoản có quyền Global Administrator (khuyến nghị từ 2 đến 4 tài khoản); với các tác vụ thường ngày, nên gán vai trò quản trị phù hợp như User Administrator, Exchange Administrator…
• Sử dụng tài khoản quản trị riêng, không dùng chung với tài khoản làm việc hằng ngày.
• Định kỳ rà soát danh sách người dùng, giấy phép và quyền truy cập.
• Không chia sẻ thông tin đăng nhập quản trị qua email hoặc tin nhắn.

7. Hỗ trợ từ Mắt Bão

Trong quá trình quản trị, nếu gặp khó khăn hoặc cần hỗ trợ kỹ thuật, Quý khách vui lòng liên hệ đội ngũ kỹ thuật Mắt Bão để được hướng dẫn kịp thời. Quý khách cũng có thể tham khảo thêm các bài hướng dẫn khác về Microsoft 365 tại Trung tâm hỗ trợ kỹ thuật Mắt Bão.

---